Polsbandjes en consumptiemunten op festivals: waar moet je op letten?

Het juiste polsbandje per evenement

De keuze voor een polsbandje begint bij het type evenement. Organiseer je een eendaags evenement, dan volstaan tyvek polsbandjes meestal prima. Ze zijn licht en comfortabel om te dragen. Bij meerdaagse festivals en campings heb je een slijtvaster materiaal nodig, zoals vinyl of textiel. Dat doorstaat water, zon en dagenlang dragen. Twijfel je? Kijk dan naar de duur van het evenement en het weer: hoe langer en natter, hoe slijtvaster het bandje moet zijn. Let ook goed op de sluiting. Siliconen bandjes zijn voor toegang minder geschikt, omdat ze eenvoudig overdraagbaar zijn. Kies liever een sluiting die alleen open kan door het bandje te breken. Zo voorkom je dat bandjes worden doorgegeven.

Duidelijke categorieën voorkomen verwarring

Werk je met meerdere categorieën, zoals bezoeker, VIP, crew, artiest en 18+? Dan heb je een systeem nodig dat je in één oogopslag kunt lezen. Dat lukt met duidelijk verschillende kleuren, opdruk of nummering. Denk ook aan kleuren die in het donker nog goed te onderscheiden zijn, en test vooraf of de verschillen ook onder festivalverlichting duidelijk blijven. Houd het aantal varianten bovendien beperkt: hoe minder varianten, hoe kleiner de kans op fouten. Informeer beveiliging en barpersoneel vooraf over de betekenis van elke kleur, zodat iedereen bij de ingang en achter de bar hetzelfde leest.

Hoeveel consumptiemunten heb je nodig?

Een veelgestelde vraag is hoeveel munten je moet bestellen. Als vuistregel geldt voor een dagdeel van 4 tot 5 uur gemiddeld 7 tot 10 munten per persoon. Verkoop je ook eten, dan loopt dat op tot ongeveer 15. Gebruik de vuistregel als vertrekpunt en stem het aantal af op je eigen evenement, bijvoorbeeld aan de hand van eerdere edities. Het werkelijke verbruik hangt af van het weer, de doelgroep, het soort evenement, de duur en het aantal verkooppunten. Te weinig munten leidt tot lange rijen en ontevreden bezoekers. Te veel munten betekent onnodige kosten en extra opslagruimte.

Besteltermijnen en reservevoorraad

De levertijd verschilt per product. Tyvek bandjes worden doorgaans binnen 1 tot 2 werkdagen geleverd. Voor andere polsbandjes en munten is ongeveer 10 werkdagen gebruikelijk. Spoedlevering is mogelijk, maar in het drukke festivalseizoen is tijdig bestellen het meest zeker. Laat de levering bij voorkeur enkele dagen voor aanvang plaatsvinden. Dan kun je aantallen en kwaliteit nog controleren en bijsturen als er iets niet klopt. Houd daarnaast reserve aan: extra bandjes voor vervanging en extra munten voor het geval het drukker wordt dan verwacht.

Checklist voor je bestelling

• Type evenement: eendaags of meerdaags, en daarmee tyvek of een slijtvaster materiaal.
• Sluiting: alleen te openen door het bandje te breken.
• Categorieën: zo min mogelijk varianten, duidelijk te onderscheiden, ook in het donker.
• Munten: aantal per persoon maal het verwachte aantal bezoekers, met extra ruimte voor eten.
• Levertijd: bestel ruim op tijd, met levering enkele dagen voor aanvang.
• Reserve: extra bandjes en extra munten.

Wie deze punten vroeg doorloopt, voorkomt dat de ingang of de bar op het laatste moment een knelpunt wordt.