Waar al die tijd in gaat zitten? Veel uren gaan verloren in het heen-en-weer schakelen. Gasten leveren informatie te laat aan, offertes moeten meerdere keren worden aangepast, opnieuw verzonden en handmatig worden ondertekend, en planningen raken verspreid over e-mails, Word-bestanden en Excelsheets. Daardoor gaat overzicht verloren, neemt de werkdruk toe en verschuift de focus van gastbeleving naar administratieve rompslomp.
Zelfs kleine handelingen, zoals het beantwoorden van vragen over parkeergelegenheid of het aanpassen van deelnemersaantallen, tellen snel op. Voor je het weet zit je urenlang in je inbox in plaats van op de vloer bij je gasten.
Drie tips om slimmer te organiseren
- Breng de hele klantreis in kaart
Schrijf eens stap voor stap uit wat er gebeurt vanaf het moment dat een aanvraag binnenkomt, tot je de factuur verstuurt. Welke handelingen kosten het meeste tijd? Welke stappen herhaal je bij elke aanvraag? Alleen al dit inzicht helpt om tijdverspillingen te spotten.
- Werk vanuit één systeem (en niet uit je inbox)
Verspreide informatie is de grootste tijdvreter. Zorg dat alle betrokkenen, van eventplanners tot keukenpersoneel, in hetzelfde systeem werken. Zo hoeft niemand meer te zoeken naar de laatste versie van een draaiboek, offerte of werklijst.
- Automatiseer wat je kunt
Niet alles hoeft handmatig. Met de juiste software kun je automatische bevestigingen sturen, heb je sjablonen voor je offertes of een vaste to-do-lijst per evenement. Automatiseren betekent niet dat je de persoonlijke touch hoeft te verliezen. Het geeft je juist meer ruimte om er te zijn voor de gast!
Slimmer werken én meer omzet genereren
Tijd besparen is fijn, maar de echte winst zit in wat je met die overgehouden tijd doet. Wie zijn processen stroomlijnt, reageert sneller op aanvragen, kan meer offertes versturen en meer boekingen aannemen zonder extra personeel. Zo groeit niet alleen de efficiëntie, maar ook de omzet.
Lees meer over hoe locaties hun klantreis aanpakken met de eventplanningsoftware van MICE Operations.
