19 september 2007

Aanbesteden in Shockland

Door Jan Brands

Rubrieken

In de column van Jan Brands (VECTA) stelt FZ-hoofdredacteur Sjoerd Weikamp ieder nummer een vraag, Brands antwoordt op geheel eigen wijze. Dit keer over aanbesteden en Schokland.
Beste Jan,
Minister Koenders. Ach, de man zal gewoon gedacht hebben: jongens van BKB regel dat even voor drie kwart miljoen. Ik weet dat jullie het kunnen, want we hebben al eerder samengewerkt en dat aanbesteden…dat zal allemaal wel. Want uit de offertes die ik krijg na een openbare aanbesteding, kies ik toch voor jullie. Gewoon een kwestie van netwerk toch? Of is het veel meer dan dat en is dit precies wat we als branche NIET willen. Wat vind jij van de hele zaak en hoe kijkt VECTA hier tegen aan?
Sjoerd, jouw vraag over Koenders en de BKB bereikt me na terugkeer van de “grote” vakantie. Neem het me dus niet kwalijk als ik even niet weet waar je het over hebt. Koenders? BKB? Is dat een nieuwe veiligheidsdienst? Schokland? Een bijnaam voor Nederland in shock?
Tjonge jonge wat een commotie
Dus werk ik na anderhalve week franse “pleur”, terwijl de tent leegdruppelt en de slaapzakken uitwasemen, gauw het stapeltje kranten door dat de oppasbuurvrouw op tafel heeft gelegd. Dan worden mijn ogen automatisch getrokken naar de berichten die branchegerelateerd zijn. Ik klap bijna van mijn stoel als ik de slagersvette koppen lees; evenementenbureau, aanbesteding, regels overtreden. Tjonge jonge, wat een commotie! En net terwijl ik op vakantie was!
Nu weet ik wel dat in het verleden door het warme weer in de zomerperiode veel komkommers werden aangevoerd en dat de kranten de komkommerprijzen en de kweker met de grootste komkommer tot voorpaginavoer promoveerden, maar een heus voorpaginabericht over RICHTLIJN 2004/18/EG is voorwaar geen kleinigheid. Heeft Koenders zomaar dikke kamervragen aan zijn broek hangen.
Nepotisme
Tja wat vind ik ervan? Koenders heeft gedaan wat ieder ander doet. Hij werkt samen met mensen waar mee hij goede ervaringen heeft. Niks mis mee. Doen we allemaal. Zou wat moois zijn als ik mijn huis volgend jaar laat schilderen door een nieuwe schilder omdat ik de vorige al te lang kende. Nee, van nepotisme (van het Latijnse woord voor neef 'nepus') kun je Koenders niet beschuldigen. Nota bene zijn bloedeigen broer zit bij een organisatiebureau dat heel goed een evenement kan organiseren.
Boter op zijn hoofd
Het spreekwoord zegt: wie boter op het hoofd heeft, moet uit de zon blijven. Nou weet ik niet hoe jou zomervakantie eruit zag, maar bij mij zit er in ieder geval geen boter meer op. Is er door de regen compleet van af gespoeld. Wat een ophef over iets wat dagelijkse praktijk is in het zakenleven en in onze branche.
Er is veel mis
Maar serieus nu. Dit voorval toont aan dat er nog veel mis is met de uitvoering van de Aanbestedingsregels. Op zich zijn de regels duidelijk en de achterliggende motieven nobel. Overheden dienen hun opdrachten als ze boven een bepaald bedrag uitkomen Europees aan te besteden. Grotere openbaarheid, meer doorzichtigheid, eerlijke concurrentie, non-discriminatie en kostenbesparing.
Aanbesteden doel voorbij
Allemaal heel plausibel. Maar nu blijkt dat de aanbesteding haar doel voorbij schiet. Bedrijven spenderen erg veel tijd en geld aan een inschrijving, wat bij veel inschrijvingen leidt tot kostenverzwaring in plaats van kostenbesparing. Aanbestedende instanties gaan uit efficiëntie- en kostenoogpunt ook vaker raam- of mantelcontracten aanbieden, hierbij wordt niet per evenement, maar voor een periode of een aantal projecten aanbesteedt, wat de inschrijving door “kleinere” ondernemers negatief beïnvloedt.
In de dagelijkse praktijk valt er dus nog veel te verbeteren. Administratieve lasten moeten worden teruggedrongen door het opstellen van eenduidige landelijke eisen en het werken met standaardverklaringen. Het toezicht op handhaving van de aanbestedingsregels moet beter. Ondernemers moeten effectief kunnen optreden tegen aanbestedende diensten die fouten maken. Inschrijvers die een opdracht niet gegund wordt moeten snel en volledig de reden voor de afwijzing vernemen.
De overheid wil elke ondernemer die inschrijft op een opdracht aan een integriteitstoets onderwerpen. De extra administratieve belasting die dit met zich meebrengt mag niet te groot zijn en er moet één landelijk systeem komen. De opdracht van de minister was redelijk groot (qua budget), maar veel opdrachten komen niet boven de zogeheten EU-drempelbedragen. De regelchaos is dan compleet, omdat elke overheidsdienst eigen regels stelt.
Duidelijke regels
Duidelijke en eenvoudige landelijke regels kunnen dit voorkomen. Bij opdrachten die wel onder de regels vallen dienen de aanbesteders inhoudelijk op de hoogte te zijn van de criteria die men stelt aan de inschrijvers. Overheden hebben niet altijd verstand van evenementen dus vragen ze liever te veel dan te weinig. Aanbiedingsdocumenten van 40 pagina’s zijn dan geen uitzondering meer.
Tijd en geld verslindende bezigheid voor zowel de aanbesteders als de inschrijvers. Er zouden spelregels moeten komen voor wat wel en niet kan bij het stellen van selectiecriteria en de gestelde eisen moeten in verhouding staan tot de omvang van de opdracht.
Oproep
Hier steekt VECTA een helpende hand naar aanbesteders uit. We zijn bezig een handboek te ontwikkelen die de opdrachtgevers helpt bij het aanbesteden van evenementen. Een oproep aan alle spelers: laten we rond de tafel gaan zitten en kijken hoe we samen de praktijk van het aanbesteden duidelijker, efficiënter en eerlijker kunnen maken.
En Koenders en de BKB? De zomertijd leidde tot komkommerstapel en boterberg. Ach was ik maar weer ondergedompeld in het land van de wijnzee dan hoefde ik mijn laarzen niet aan om door de melkplas van Shockland te baggeren.