MICE Operations x Meetables, een buitengewoon bijzondere samenwerking
Soms is het al lastig om overzicht te houden als je een kleine vergaderlocatie hebt met meerdere zalen. Kun je je voorstellen hoe het zou zijn als je tientallen vergaderlocaties exploiteert? Bij Meetables weten ze hoe dat is: het platform baat maar liefst 23 high-end locaties in de randstad uit. Een flinke uitdaging, tot ze de cockpit-functie van MICE Operations ontdekten.
Al ruim tien jaar exploiteert en adviseert Meetables haar buitengewone vergaderlocaties. Sindsdien wordt actief ingezet op de groei van hun selecte aanbod en met succes: Meetables heeft inmiddels een database van ruim 5.000 potentiële opdrachtgevers voor hun locaties. En die locaties zijn geen concurrenten van elkaar, maar juist samenwerkingspartners die elkaar versterken, aldus managing partner Mickey Dekker. Daarom is het belangrijk dat de software pakketten en systemen waarmee ze werken voor álle locaties prettig werken: klein én groot. Daarnaast ontstond de behoefte aan een helikopterview om overzicht te houden over alle locaties.
Bij MICE Operations vonden ze in 2018 de ideale software oplossing. MICE biedt planning- en sales software voor evenementenlocaties en horeca. Met MICE kunnen (potentiële) klanten direct zelf een offerte samenstellen en een event plannen. Denk hierbij aan geautomatiseerde facturen, gepersonaliseerde dynamische offertes, digitale draaiboeken en nog veel meer. Eigenaresse van Meetables Jacintha Ruppert zegt over die keuze: “Een van de voornaamste redenen voor die overstap was de zogenoemde cockpit-structuur die MICE biedt.” Met de cockpit-functie heeft de hoofdgebruiker een goed overzicht van alle evenementen en activiteiten van alle vestigingen, terwijl ook iedere vestiging een eigen account heeft waarmee specifieke mogelijkheden en eigenschappen van die locatie gepresenteerd kan worden. Iedere vestiging heeft dus inzicht in de eigen evenementen, planningen, offertes, werklijsten etc.
En dat is ideaal voor Meetables: “Het zorgt ervoor dat wij centraal het overzicht hebben van wat er allemaal gebeurt op iedere afzonderlijke locatie en dat we de beschikbaarheid van de aangesloten locaties snel inzichtelijk hebben.”
De mogelijkheid om te switchen tussen afzonderlijke locaties en overzicht over alle locaties is handig om potentiële klanten door te kunnen verwijzen wanneer de gewenste locatie bijvoorbeeld geen beschikbaarheid heeft. Met de cockpit-functie kun je eenvoudig de planning en bezetting van individuele vestigingen bekijken, maar ook van alle locaties tegelijk. En als je wilt, kunnen relevante gegevens tussen verschillende accounts uitgewisseld worden. Jacintha: “Met de cockpit-module hebben de locaties onderling geen inzicht in elkaars gegevens. Met uitzondering van het klantenbestand, want dat delen we bewust gezamenlijk.”
De 23 Meetables locaties werken nu dus in één MICE omgeving, met ieder een eigen account voor de afzonderlijke vestigingen en teams. Mickey ziet daarin nog een belangrijk voordeel: “Doordat wij MICE gedeeltelijk zelf inrichten, kunnen wij als Meetables ook een bepaalde tone of voice doorvoeren. Uiteraard geeft iedere locatie daar vervolgens een eigen draai aan, maar het is zo wel herkenbaar als Meetables locatie en dat vinden we belangrijk. Deze mogelijkheid is voor ons een heel sterk punt van MICE.“
