MICE Operations x DeFabrique, een voorbeeld van klantgerichte innovatie.
Als jij je product of dienst wil verbeteren, kun je natuurlijk zelf bedenken hoe dat kan. Maar waarom zou je het je klanten niet vragen? Die weten het namelijk vaak beter dan jij. Zo dacht MICE Operations ook. Al sinds de start van hun bedrijf betrekken ze hun klanten bij de nieuwste ontwikkelingen van hun software voor evenementenlocaties. Zo maken ze samen de software nog beter.
Een van die klanten is DeFabrique, een evenementenlocatie gevestigd in een oude mengvoederfabriek van meer dan 100 jaar oud. Jaarlijks organiseert DeFabrique zo’n 300 (zakelijke) evenementen. Sinds 2020 werken ze met MICE. Projectmanager Esmee Veldman zegt over deze keuze: “Eerst werkte iedere afdeling met een ander systeem. Het issue was dus dat wij heel veel informatie op verschillende plekken hadden. Overdrachten maken en informatieverwerking was tijdrovend én foutgevoelig. We gingen op zoek naar een ‘all-in systeem’ waar iedereen mee kan werken, waardoor alle informatie op één plek geborgd zou zijn. Uiteindelijk zijn we bij MICE Operations terechtgekomen. Ook omdat MICE een stuk maatwerk kon bieden.”
In één keer volledig overstappen
DeFabrique legde een vraagstuk bij MICE neer; aangezien de toenmalige systemen niet met elkaar gekoppeld konden worden, moest alles in dat ene nieuwe systeem mogelijk zijn. Op die manier kon DeFabrique in één keer volledig overstappen. In het oplossen van dat vraagstuk, werden ze ook betrokken. Co-founder van MICE Operations Dennis de Kort vindt dat heel logisch: “De mensen die dagelijks in de evenementenbranche werken, weten precies waar de pijnpunten zitten én hebben vaak ook goede ideeën over mogelijke oplossingen.” Hij kan het weten, want hij was zelf ooit werkzaam in deze branche, onder andere als banqueting supervisor in een groot hotel. Zijn ervaringen daar leidden tot de oprichting van MICE Operations. “Nu het weer wat langer geleden is dat ik zelf dagelijks tegen dergelijke problemen aan liep, is het nuttig om in gesprek te blijven met mensen die wél op de vloer staan.”
En dat wordt gewaardeerd. Veldman: “MICE bood ons een heel duidelijke oplossing, maar daarnaast ook de mogelijkheid om mee te denken. Omdat wij eerder met zoveel verschillende programma’s werkten, hebben we eerst gekeken welke functies van onze oude systemen we noodzakelijk vonden voor onze nieuwe software. Met een select clubje collega’s hebben we toen het voorbereidende werk gedaan. Uiteindelijk hebben we het hele team getraind en zijn we binnen twee weken volledig overgegaan naar MICE.”
Beide partijen zien de samenwerking als een win-win situatie. “Als je kijkt naar de voortdurende ontwikkeling van onze software, zie ik dat echt als een resultaat van de samenwerking met onze klanten”, aldus De Kort. “Om ons systeem iedere dag nóg beter te maken, luisteren we goed naar hun ideeën en wensen. En waar mogelijk zetten we die om in concrete veranderingen in het systeem.”
Het belang van goede support
Die feedback haalt MICE niet alleen uit grotere vraagstukken als deze. De vragen die regelmatig voorbij komen bij de supportafdeling bieden ook inzicht in de mogelijke verbeterpunten. Daarom is het bieden van snelle, goede en vriendelijke support een belangrijk speerpunt voor MICE. En dat blijkt te werken voor de klant: “Wanneer we kleine onduidelijkheden of problemen ondervinden in het dagelijks gebruik van MICE, dan zoeken we contact met de supportafdeling van MICE. Reacties op dit soort vragen volgen dan altijd snel via de chat, zodat we meteen door kunnen met ons werk”, aldus Marleen van der Hoek, teamlead sales en event productie. Dat verlaagt ook de drempel om grotere vraagstukken, zoals extra functionaliteiten in het systeem, bespreekbaar te maken en samen na te denken over oplossingen. “We worden als klant serieus genomen.”
Klik hier om de volledige klantcase van MICE x DeFabrique te bekijken!
