Stap 1. Bepaal je niche
Evenementen komen in alle soorten en maten. Kies waar jij je op wilt richten, zoals festivals, bruiloften, bedrijfsevents of workshops. Met een duidelijke niche en visie onderscheid jij je van de concurrenten.
Stap 2. Onderzoek de markt
Kijk goed naar de vraag én het aanbod in jouw regio. Welke evenementen worden al georganiseerd? Waar liggen kansen? Doe concurrentieonderzoek en praat met potentiële klanten om te kijken waar behoefte aan is. Zo bouw je een sterk fundament voor je bureau.
Stap 3. Stel een businessplan op
Een ondernemingsplan geeft richting en houvast. Beschrijf je doelstellingen, doelgroep, het aanbod en de financiële verwachtingen. Dit document is niet alleen handig voor jezelf, maar kan je ook helpen om banken en investeerders te overtuigen als je een startkapitaal nodig hebt.
Stap 4. Schrijf je in bij de KVK
Je onderneming officieel registreren is een belangrijke stap. Dit doe je bij de Kamer van Koophandel (KVK). Inschrijven bij de belastingdienst is niet nodig: dit gebeurt automatisch na je inschrijving bij KVK. Op de website van het Ondernemersplein vind je alles wat je moet weten voordat je bedrijf gaat inschrijven.
Stap 5. Regel je bedrijfsverzekeringen
In de evenementenbranche werk je vaak met grote groepen mensen, verschillende leveranciers en uiteenlopende locaties. Dat brengt automatisch risico’s met zich mee. Met de juiste bedrijfsverzekeringen bescherm je jezelf, je bedrijf én je klanten. Dit zijn voorbeelden van bedrijfsverzekeringen die je kunt overwegen:
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB): Deze verzekering dekt schade die jij of je eventuele medewerkers per ongeluk veroorzaken tijdens het werk. Bijvoorbeeld als je een duur decorstuk van een klant omstoot tijdens het evenement, waardoor het beschadigd raakt. De kosten kunnen in zo’n geval flink oplopen. Met een AVB ben je hiervoor verzekerd.
- Zakelijke rechtsbijstandverzekering: Ontstaat er een conflict met een ingehuurde artiest die niet op komt dagen, of een cateraar die achteraf meer geld vraagt dan afgesproken? In zulke situaties kan een zakelijke rechtsbijstandverzekering goed van pas komen. Op die manier ben je verzekerd van juridische bijstand als er zich een conflict voordoet, zonder dat je diep in de buidel moet tasten.
- Evenementenverzekering: Voor ondernemers in de evenementenbranche bestaan er ook speciale evenementenverzekeringen. Hiermee ben je verzekerd voor financiële schade als je evenement plotseling anders loopt dan je had gedacht, bijvoorbeeld als door noodweer het evenement afgelast moet worden.
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV): Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor je inkomen. Met een AOV ontvang je een uitkering als je door ziekte of een ongeval (tijdelijk) niet kunt werken, zodat jij je kunt focussen op je herstel.
Stap 6. Ontwikkel je merk en marketingstrategie
Bedenk een pakkende bedrijfsnaam, ontwerp een logo en bouw een professionele website. Gebruik sociale media om je zichtbaarheid te vergroten en zorg ervoor dat je bedrijf goed vindbaar is in Google.
Stap 7. Bouw een netwerk op
Een succesvol evenement organiseer je nooit alleen. Je hebt hiervoor bijvoorbeeld cateraars, technici, fotografen, artiesten en locaties nodig. Verzamel daarom betrouwbare partners en leveranciers en investeer in een goede samenwerking. Een sterk netwerk is goud waard in de evenementenbranche!
Stap 8. Werk aan je portfolio
Voordat potentiële klanten met je in zee gaan, willen ze graag voorbeelden zien van wat je kunt. Bouw daarom een portfolio op. Begin met kleinschalige projecten, bijvoorbeeld voor vrienden of kleine bedrijven, en leg deze vast met foto’s en testimonials. Een portfolio met geslaagde cases maakt jouw diensten overtuigender en helpt bij het binnenhalen van grotere opdrachten.
Stap 9. Blijf jezelf ontwikkelen en uitdagen
In de evenementenbranche krijg je constant te maken met nieuwe ontwikkelingen, trends, technologieën en behoeften. Zorg ervoor dat je up-to-date blijft door cursussen te volgen, in contact te blijven met andere ondernemers in de branche en inspiratie op te doen tijdens vakbeurzen en conferenties.
Bonustip: vier je successen en wees niet te streng voor jezelf
Het starten van een evenementenbureau is hard werken, met veel verantwoordelijkheden en vaak ook lange dagen. Juist daarom is het belangrijk om je successen te vieren, groot of klein. Elk geslaagd evenement, tevreden klant of binnengehaalde opdracht is een mijlpaal waar je trots op mag zijn.
Wees daarnaast niet te streng voor jezelf. Zeker in de beginfase zullen er dingen misgaan of anders lopen dan gepland. Zie fouten en uitdagingen als leermomenten in plaats van mislukkingen. Ondernemen is een proces van vallen en opstaan. Wees mild voor jezelf en waardeer kleine overwinningen, zodat je plezier houdt in je werk en altijd weer de motivatie vindt om verder te groeien.
