Aan het begin van elk nieuwe jaar komt de evenementmarketingindustrie naar de beurs Best of Events International ( BoE ) in de Westfalenhallen te Dortmund. Zo werden er op 20 en 21 januari 2016 de huidige trends, prognoses, ontwikkelingen op het gebied van live communicatie in zijn puurste vorm gepresenteerd. EventBranche.nl was niet alleen aanwezig met een groep Nederlandse eventprofessionals, maar was ook tafelgast bij het ronde tafel gesprek op de stand van De Boer Tenten.
Rondetafeldiscussie: “ verschuiving in bewustzijn door middel van live communicatie “
Speciaal voor de BoE 2016 heeft De Boer Structures evenementen- en creatieve expert Piet - Harm Sterk van BIND uitgenodigd om in Dortmund de bezoekers te inspireren en zijn kennis met hen te delen. De heer Sterk heeft onlangs namens BIND in Sevilla met het APM Terminals project de Europese Best Event Award ( Eubea ) in de categorie Launch Event in ontvangst mogen nemen. De Boer Structures was trotse partner gedurende het APM Terminals-evenement en heeft de structuren op het ponton gebouwd waar de 500 gasten gedurende het evenement werden gehost. Met als voorbeeld de Grand Opening van APM Terminals discussieerde Piet-Harm Sterk met vier andere professionals uit de evenementenindustrie over de stelling “Bewustzijnsverandering door Live Communicatie “
"80% van de evenementen is gewoon en 20% beweegt, verandert en raakt het bewustzijn "
Welke elementen moet een evenement anno 2016 bevatten om zo succesvol te worden als de openingsceremonie van APM Terminals? Dit was het uitgangspunt gedurende de rondetafeldiscussie. Hans-Jürgen Heinrich, hoofdredacteur van het Duitse vakblad Fachmagazin Events en jurylid van Eubea: “De evenementen kunnen gesplitst worden in twee kampen: 80% van de evenementen zijn regulier en gaan op in de grote hoop. Slechts 20% van de evenementen steekt uit boven de massa. Evenementen die opvallen raken het bewustzijn en dit kan ook inhouden het bewustzijn veranderen van de perceptie van een merk of het product.” Sabine Loos, directrice van de Messe Westfalenhallen in Dortmund, voegde toe: "Evenementen kunnen niet langer worden georganiseerd, alleen maar om een evenement te maken. Je hebt een goed verhaal nodig en een goed functionerende storytelling van het begin tot het einde van het evenement."
Sjoerd Weikamp, hoofdredacteur en eigenaar van eventbranche.nl, maakt duidelijk: “Live Communication en eventmarketing moeten zich nu heel snel bewust worden dat zij het sterkste touchpoint zijn binnen iedere marketing- en communicatiemix of -traject. Digitale marketeers, communicatiestrategen, massa media campagnespecialisten, ze zullen allemaal moeten gaan beseffen dat de wereld is veranderd en dat hoe krachtig alle losse kanalen en vormen ook zijn, events en live de spil en motor van de campagne zijn. Alleen door middel van live-communicatie kan een gast in alle emoties geraakt worden. Iets overbrengen, iets of iemand in beweging krijgen, gedragsverandering, het werkt het krachtigst met live en events."
"Je moet een authentiek verhaal vertellen dat mensen raakt"
Beweging en verandering blijven in het geheugen. Deze aspecten maakten het openingsevenement van APM Terminals in Rotterdam. Piet-Harm Sterk legde uit: “De terminals zijn ultra modern en de modernste in zijn soort wereldwijd, ze worden gezien door de internationale pers als een "wegwijzer naar de toekomst." Zelfs deze ultra-moderne terminal, een technologisch wonder, zou niets zijn zonder mensen. Omdat mensen hem hebben geprogrammeerd, mensen gebruiken het en de mensen het werkend houden. Deze authentieke verhalen en de betrokkenheid van alle medewerkers moest gedurende de opening centraal staan en zorgen voor het succes van het geheel. Hans-Jürgen Heinrich vult aan: "De hele technologie was een geweldig hulpmiddel voor het verhaal gedurende het evenement, maar de technologie is slechts een hulpmiddel bij het maken van de verhalen. Het moet een authentiek verhaal blijven dat de mensen raakt. Mensen blijven de focus houden."
De aanhouder wint
Ook tijdens de tweede dag liet Piet-Harm Sterk de BoE bezoekers de enorme gevolgen van live communicatie zien. Zoals gebruikelijk staat deze dag van de beurs in het teken om te leren over merken, trends en carrièremogelijkheden. Piet-Harm Sterk nodigde geïnteresseerden uit op de stand van De Boer Structures en gaf inzicht in zijn creatieve manier van werken. Zijn presentatie was gebaseerd op het APM Terminal project en bracht echte inside-informatie, inzichten en uitdagingen van een dergelijk groot evenement. Dit maakte het gehele project erg transparant. Ook legde hij uit waaraan je moet denken als een koning zich onder de gasten bevindt en wat je kunt doen wanneer een evenement afhangt van zoveel externe factoren zoals de wind en golven.
In het bijzonder benadrukte Piet-Harm de volgende vier punten:
1. Zorg dat het verhaal van het evenement echt is, alleen zo kan je mensen raken.
2. Neem de tijd voor het creatieve proces. Kijk en besef wat nodig is.
3. Neem alle mensen die betrokken zijn bij het project, aan boord. Zonder committment geen succes.
4. Zorg voor aanhoudende motivatie bij alle betrokkende, voor elke uitdaging is een oplossing.
Juliette Buyink, project manager bij De Boer, voegt toe dat het succes van een dergelijk complex evenement echt staat of valt met de motivatie van alle betrokkenen en vooral het belang om ze gemotiveerd te houden. Ze legt ook het belang uit om een open en transparante communicatie te creëren met alle betrokken partijen. Elke teamlid moet gemotiveerd zijn en tot het uiterste willen gaan om een succesvol evenement te laten plaatsvinden. Piet-Harm en Juliette maken met concrete voorbeelden generatie Y duidelijk dat de sociale vaardigheden absoluut vereist en onmisbaar zijn om in de toekomst een succesvol event manager te worden.
Digital Transformatie: # BoE16
Alle activiteiten en gebeurtenissen gedurende de Best of Events 2016 konden live worden gevolgd onder de hashtag # BoE16 op de sociale netwerken. Alle bezoekers konden op hun beurt worden geïntegreerd door het gebruik van deze hashtag in de berichten en de berichten werden live uitgezonden op de Social Wall. Zo werd de off- en online communicatie samengevoegd tot eenheid van # BoE16. De Boer maakte het zelfs mogelijk dat de volgers middels social media hun vragen konden stellen gedurende de ronde tafel discussie. Een nieuwe stap in de digitale transformatie binnen de evenementen branche en BoE16 heeft een nieuw spannend hoofdstuk geopend. De zogenaamde Storytelling van BoE16, ‘’Best Of’’ berichten op social media kunnen gevonden worden op : http://bit.ly/1ZYapOb
