Planning voor volgend jaar? Zorg dat u dit eerst op een rijtje hebt

EVENTMANAGER - Het is niet te vroeg om te beginnen aan het succes van volgend jaar. Pre-planning in deze laatste paar weken van het jaar kan u helpen ervoor te zorgen dat u klaar bent om het nieuwe jaar goed te beginnen. Dit is hoe u uw meest succesvolle jaar ooit kunt hebben...10 tips van partner EventMB.com.

Het is het laatste kwartaal van het jaar en een druk kwartaal voor sommige evenementenplanners. Of u nu worstelt met de werkdruk van de laatste weken van het jaar of dat u geniet van een welverdiende rust na een druk jaar, weet dat uw acties in de laatste paar weken van het jaar, u klaar stomen voor het beste begin van een nieuw jaar ooit. Door het nieuwe jaar sterk te beginnen kunt u het momentum opbouwen in uw bedrijf, voor uw merk en genieten van een veel succesvoller jaar dan een jaar dat voorzichtig begint. Nu de jaarplanning opzetten voor uw events en meetings, zorgt ervoor dat u in de toekomst de vruchten kunt plukken. Hier leest u hoe u vandaag al op het pad van succes kunt beginnen: plannen voor volgend jaar? Zorg dat u dit allemaal op een rijtje hebt:

Begin nu

Begin zo snel mogelijk. Het probleem aan het einde van het jaar is dat u veel belanghebbenden verliest aan vakantie en feestdagen. Dit is meestal een tijd om uit te rusten vóór de vakantie, dus begin met het plannen voordat de afwezigheidsmeldingen massaal in uw mailbox verschijnen.

Review het lopende jaar

Welke doelen had u voor dit jaar? Heeft u ze gehaald? Waarom wel of waarom niet? Voer een SWOT-analyse uit om tekortkomingen aan te pakken en voorbereidingen te treffen voor het volgende jaar.

Teken een lijn in het zand

Zorg ervoor dat u precies weet waar u naar toegaat in het nieuwe jaar gaat. Teken de spreekwoordelijke lijn in het zand. Niet alleen waar u financieel bent, maar juist ook wat u momenteel aan het doen bent in uw marketing. Noteer alle details en breng uw volgers op sociale media in kaart en leg alle huidige tactieken die u gebruikt voor uw eventpromotie vast. Hoewel u misschien denkt dat u dergelijke analyses van resultaten en bereik altijd nog gemakkelijk kunt vastleggen, realiseer u dan dat als u dat nu niet doet, dat u snel vergeet welke programma's, tactieken en trajecten zijn ingezet en in welk jaar die tactieken zijn ontstaan.

Denk na over projecties

Maak projecties/analyses voor volgend jaar op basis van het continueren van dingen zoals u ze momenteel doet. Waar zult u dan volgend jaar zijn? Als de huidige trends in de eventmarkt zich volgend jaar door zetten, heeft u dan meer deelnemers op uw evenement volgend jaar rond deze tijd? Zitten uw events in een opwaartse klim of in een neerwaartse glijbaan? Bent u tevreden over deze projectie en hoe dat er in de toekomst uitziet? Als het antwoord ja is, hoe zullen de huidige tactieken dan het succes van volgend jaar beinvloeden? Als het antwoord nee is en u dus iets moet aanpassen, wat is er dan nodig om uw gewenste doelen voor volgend jaar te behalen, wat moet u veranderen? Breng dit in kaart.

Stel doelen

Nu u weet waar u komend jaar uitkomt als u niets verandert en u hebt vastgesteld wat er nodig is om verandering teweeg te brengen, stelt u dan de doelen die u zullen helpen om daar te komen waar u wenst te komen. Onthoud goed: de te stellen doelen moeten altijd SMART zijn:

Specifiek: duidelijk omschreven
Meetbaar: u moet kunnen vertellen of u ze hebt bereikt. "Een goed jaar hebben" is niet meetbaar
Achievable / Haalbaar: uw doelen moeten reeel haalbaar zijn. Het is waarschijnlijk niet haalbaar om tegen februari de next Colin Cowie te worden...
Resultaatgericht: doelen moeten heldere uitkomsten meten, geen activiteiten
Tijdig: elk doel heeft een "finishlijn" nodig, waar meteen helder wordt: gehaald of niet

Stel uw budget vast

Als u eenmaal weet wat u wilt doen, bedenk dan hoeveel het u gaat kosten om dat te doen, om uw doelen te halen. Maak uw budget op basis van uw nieuwe 'verplichtingen' die u aan moet gaan om de doelen te behalen. Kijk voor sluitende budgetten ook naar de mogelijke bezuinigingen en kostenbesparingen die u kunnen helpen om bij de magische doelcijfers te komen. Als het verlagen van de kosten niet werkt, onderzoekt u uw prijsstructuur zoals hieronder wordt voorgesteld.

Pas uw prijzen aan

Nu u toekomstige doelen heeft vastgelegd en de elementen die cruciaal zijn voor uw succes in kaart zijn gebracht, is het tijd om de prijzen opnieuw te bekijken. Zijn uw services nog steeds correct geprijsd? Moet u uw prijzen aanpassen om meer in overeenstemming te zijn met de industriestandaarden? Wilt u een speciale service aanbieden die u momenteel niet aanbiedt? Hoe prijst u dat extra item richting uw gasten of relaties?

Ontdek partnerschappen

Terwijl u nadenkt over prijsstelling en het maken van de nodige aanpassingen, en over de mogelijkheid om nieuwe services aan te bieden, moet u ook kijken naar partners die u kunnen helpen uw evenementenbusiness op een nieuw gebied uit te breiden. Hebben veel van uw gasten/klanten bijvoorbeeld technische behoeften die u momenteel niet direct kunt vervullen? Zou u de nodige aankopen kunnen doen om deze diensten aan te bieden of zou u kunnen samenwerken met een technologiebedrijf dat uw klanten een korting zou kunnen geven (waarde toevoegen aan het selecteren van u als evenementenplanner) of deel zou kunnen uitmaken van een affliate partnerprogramma met commissies voor als er business uitkomt?

Herzie de programma's van Affiliate, Affinity en Loyalty opnieuw

Heeft u afspraken met toeleveranciers die u belonen voor verwijzingen of toekomstig gebruik van hun producten of diensten, onderzoek dan goed hoeveel verwijzingen u het afgelopen jaar hebt bewerkstelligd voor uw partners. Wellicht kunt u betere tarieven of percentages bedingen als u kunt laten zien dat u veel heeft kunnen doorverwijzen.

Gebruik benchmarks

Als onderdeel van uw SMART-doelen in de eerdere stap hebt u tijdige doelen gemaakt die meetbaar zijn. Maar een deel van die doelstelling moet een taakbeschrijving omvatten, waarmee u uw doelen kunt bereiken. Als het bijvoorbeeld uw doel is om de inkomsten met 50.000 euro te verhogen, zou u dat bereken door te analyseren hoeveel nieuwe betaalde bezoekers u nodig zult hebben om dit te bereiken. Als u eenmaal weet hoeveel u nodig heeft, berekent u hoeveel nieuwe klanten er per maand bij moeten komen. Deze mini-benchmarks kunnen u vertellen of u op weg bent om uw doelen te behalen, ruim voor het vierde kwartaal aanbreekt, zodat u onderweg aanpassingen kunt maken.

Het succes van volgend jaar moet immers lopende het jaar geen mysterie zijn, dat pas vlak voor het event onthuld wordt. Dan is het te laat en kunt u er niets meer aan doen. Voeg regelmatig benchmarks toe en u weet of u wel of niet op het goede spoor zit om uw doel voor volgend jaar te bereiken.

Conclusie
Als u uw beste eventjaar tot nu toe als eventplanner wilt behalen, moet u nu aan de slag. Het volstaat niet om alleen doelen te stellen. Gebruik het einde van het jaar als een tijd om uw gehele model en prijsstructuur opnieuw te bekijken. Op die manier kunt u fris beginnen in het nieuwe jaar, wetende dat u op weg bent naar nog groter succes.

Planning For Next Year? Get These Things Right First first appeared on EventMB