Nog eens 10 tips hoe meetingdesign en eventdesign de gastbeleving versterken

1. Imagination versterken door tijdreizen
Ok, het is een feit, zelfs de allerbeste eventmanager krijgt het niet voor elkaar om uw gasten een tijdreis te laten ondergaan, maar met technologie als Augmented Reality en Virtual Reality kunnen zeer inventieve belevenissen worden gecreeerd. 

Ontbrand hun verbeelding en fantasie met deze ideeen:
- Vier een zo veel jarig bestaan door terug te gaan in de tijd, host een evenement geheel in stijl met de start van uw bedrijf of organisatie

- Neem een kijkje in de toekomst wanneer u iets te vieren hebt. Stel je voor hoe de wereld er op dat moment uit zal zien en neem je bezoekers mee in die visie. Of creeer een soort science fiction thema (zoals Walking Dead), een thema dat spiegelt met de historie, maar niet volledig de geschiedenis waarheidsgetrouw weergeeft (Game of Thrones), of een mengelmoes van twee populaire tijdsperioden, zoals bijvoorbeeld de Jetsons deden door de toekomst te vermengen met de jaren 60.

- Een VR sessie met een historische spreker. Door adviezen en inzichten uit die tijd tastbaar en praktisch te maken voor uw gasten van nu.

2. Stop met innoveren om het innoveren
Wat je qua beleving echt moet voorkomen: innovatie toepassen omdat het nou eenmaal trendy is. Ga niet roepen dat je evenement innovatief is, terwijl het dat niet is! Die claim niet waard maken, maakt uw evenement wellicht eentje die niet snel vergeten wordt, maar om de verkeerde redenen.

Bied echte innovatie
- Doe je onderzoek naar wat andere evenementenplanners doen in jouw regio, branche en type evenement. Breid dat dan uit, ga verder dan dat. Als je het precies kopieert, ben je niet aan het innoveren. Neem hun idee en maak het 'eng'.

- Roep je publiek op om iets te doen. Vraag hen om hun intenties toe te voegen: wat willen ze uit het evenement halen? Doe dit op een visuele manier, bijvoorbeeld door hen te vragen het op te schrijven en het op een muur te plakken of stop het in een Chinese lantaarn, om vervolgens de lantaarns gezamenlijk op te laten en zo de nacht te verlichten met uw gasten.

- Doe iets groots. Letterlijk. Zorg ervoor dat design, displays, eten of een ander deel van uw evenement groter is dan het leven. Dit soort dingen maken geweldige foto's en mensen zullen zich afvragen wat u volgend jaar weer zult verzinnen voor uw gasten.

3. Verhoog uw evenement-publiciteit door het 'publiek' uit te nodigen
Privéconferenties met publiek gerichte evenementen zijn in opkomst. Met dit idee wordt het publiek uitgenodigd om de waarde te delen die het evenement met zich meebrengt voor de stad, de deelnemers en de wereld. Deze vorm van betrokkenheid van het publiek vergroot de engagement, verbetert het onderwijs, doet een beroep op een nieuwe doelgroep in zijn marketing en PR. In het algemeen zorgt het voor meer bekendheid van uw niche waar de doelgroep van het evenement zich bevindt en maakt uw boodschap opeens toegankelijk voor grotere gemeenschappen en groepen. Het heeft ook invloed op de ervaring van de afgevaardigde/gast/bezoeker van uw evenement door invloed uit te oefenen op de emotionele band die ze hebben met het evenement, het gekozen beroep en, uiteraard, degenen die ze assisteren.

Verzamel meer aandacht door service aan te bieden voor een breder publiek:

- Organiseer een gezondheidsbeurs als onderdeel van een grotere conferentie voor de medische wereld. Dit leidt tot verhoogd bewustzijn, geeft terug aan de stad van bestemming, bouwt naamsbekendheid, kennis en ondersteuning op en beïnvloedt uiteindelijk de leden van het veel bredere publiek die deelnemen. Dit soort evenementen kan ook worden georganiseerd en/of gehost door andere professionele organisaties, zoals een gratis drama-les georganiseerd door een organisatie van acteurs. Gebruik je creativiteit om een ​​connectie te maken tussen je aanwezigen en wat hun kennis de grotere gemeenschap zou kunnen bieden.

- Geef uw deelnemers een reden om deel te nemen aan het openbare evenement. Geef "participatiepunten" of een korting op de registratie van volgend jaar aan deelnemers die "deelnemen aan een evenement voor een gemeenschapsdienst" of om iets terug te doen voor de gemeenschap. Je kunt ook een VIP-meet and greet hosten voor degenen die hun tijd hebben geinvesteerd.

- Breng de gemeenschap bij elkaar voor wederzijdse uitwisseling. De twee voorbeelden hierboven laten zien hoe uw deelnemers en evenement iets 'terug kunnen geven', maar waarom zou u niet nadenken over manieren waarop u de lokale innovatieve geesten kunt gebruiken voor een uitwisseling die hen en uw deelnemers ten goede zou komen? Dit type concept vergroot het voordeel en het bereik van andere beurzen en innovators voor uw besloten evenement.

4. Adresseer Industrie Uitdagingen
Soms kun je een thema- of evenementervaring maken op basis van alleen praktisch bruikbare items en ideeën. In dat geval kan het aanpakken van industriële uitdagingen en het openen van een discussie over oplossingen een waardevolle ervaring zijn voor alle betrokkenen.

Noem de uitdagingen. Vind oplossingen:

- Gebruik eerdere ervaringen om toekomstige scenario's en uitdagingen voor de industrie te begrijpen. Doe je onderzoek om erachter te komen of deze problemen nieuw zijn of dat ze eerder op een andere manier zijn behandeld.

- Ga voor de uitdagingen staan, kijk verder dan het probleem, om haalbare oplossingen te creëren. Reageren op iets in een reactief klimaat levert niet de meest succesvolle resultaten op.

- Richt je niet op negativiteit en somberheid. Houd een goed gevoel voor humor bij het omgaan met de uitdagingen en problemen. Gebruik het als inventief om ze onder de knie te krijgen. Dit zijn geen problemen. Het zijn uitdagingen en kunnen worden overwonnen, waardoor je groep boven het probleem komt te staan, om ze aan te kunnen pakken.

5. Creëer een thuis gevoel 
De beste evenementontwerpen spelen in op ons gevoel van verbondenheid. Loyaliteit komt deels doordat deelnemers zich thuis voelen. Het gaat om het creëren van een plek waar 'iedereen je naam kent'. Mensen willen gemist worden als ze niet aanwezig kunnen zijn. Dat kan duidelijk naar voren komen in uw evenementcommunicatie, maar u moet hen er eerst thuis laten voelen.

Laat ze het gevoel krijgen dat ze deel uit willen maken van je groep:
- Moedig diversiteit aan door kortingen toe te kennen op basis van hoe ver een deelnemer reist om uw evenement bij te wonen. Dit helpt hen de kosten te compenseren en het helpt je deelnemers met verschillende levenservaringen bij elkaar te brengen, zodat ze met elkaar kunnen netwerken en hun 'tribe' kunnen uitbreiden.

- Gebruik FOMO (Fear of Missing Out) als prijsstructuur. In plaats van de traditionele prijskorting voor vroege vogels, baseert u de kosten van uw ticket op het aantal dat u hebt verkocht. De eerste 100 zijn deze prijs, de volgende iets hoger, enzovoort. Dit betekent dat mensen niet kunnen wachten tot de laatste dag van de registratie van early birds. Ze weten niet hoeveel tickets er zijn verkocht, dus als ze een lagere prijs willen, moeten ze snel kopen.

- Bied een 100% geld-terug-garantie als ze niet tevreden zijn met het evenement. Dit zorgt ervoor dat iedereen in uw evenemententeam tot het uiterste zal gaan om de perfecte beleving te bieden. Als u dit doet, zorg er dan voor dat u vooraf inschrijvingsvoorwaarden opstelt. 

Geef ze het comfort van thuis zijn: 

- Selecteer muziek die het thuisgevoel versterkt. Muziek kanaliseert emotie en kan nostalgisch zijn, dus gebruik het om de sfeer te bepalen en om het energieniveau te controleren.

- Gebruik stem assistentie. Deze techtool is inmiddels overal en de meeste van ons zijn er aan gewend. Als uw gast niet de beschikking heeft over audio assistentie, zal ze dat inmiddels echt opvallen en kunnen ze gaan klagen. Het is een onderdeel van ons leven geworden.

- Geef ze te eten en te drinken zoals ze thuis krijgen of nog beter. Veel deelnemers en gasten zijn bezig met allerhande dieeten. Sommige mensen zijn veganistisch. Anderen moeten glutenvrij eten. Door een enorme diversiteit aan eetkeuzes aan te beiden, geeft u uw gast dat thuisgevoel en het gevoel dat u alles doet om het uw gast persoonlijk naar wens te maken.

6. Verhoog de loyaliteit van van deelnemers door het activeren van groepsintelligentie

Er is een groeiende erkenning dat de kracht en ervaring van de mensen in de ruimte moeten worden benaderd en geëerd. Met de kracht van het collectieve brein, delen podium en publiek de kracht en de prestige. Die manier van denken maakt een eind aan steeds dezelfde soort presentatie. Zelfs met een zelfde presentator zal het effect van een evenement dat slim heeft ingespeeld op de groepsintelligentie van alle mensen in de ruimte veel sterker zijn, het zal steeds weer tot verschillende uitkomsten leiden en als improvisaties variëren van nacht tot nacht. Het hangt allemaal af van het publiek en het inzetten van het groepsbrein.

Zorg voor ongekende beleving door het cultiveren van het groepsbrein
- Houd rekening met reflectietijd voor het publiek om de meest resonerende punten van de dag te bepalen. Volg het dan op door individuen deze gedachten te laten delen met de volledige groep.

- Breng studenten, stagiairs en jonge professionals binnen om hun ideeën over de toekomst van de sector te delen. Wie zei dat alleen doorgewinterde experts weten hoe de wereld er over een paar jaar uit zal zien? Breng nieuwkomers en experts samen voor een reeks ideeën. De kracht in de kamer (de geest van de bijenkorf) wordt versterkt als er inzichten van buiten worden toegevoegd.

- Stimuleer onenigheid en debat. De groepsgeest is niet verwant aan het brein van de zombie waar iedereen hetzelfde denkt. Het gaat over het openen van de geest voor verschillende perspectieven en geluiden. Verschillende en tegenstrijdige standpunten moeten worden gezocht en gepresenteerd. Probeer een debat op het podium waarbij deelnemers worden aangemoedigd om samen te werken of juist te concurreren. Trek publieksleden uit de zaal en zeg dat ze moeten pleiten voor de andere kant. Gebruik een bekwame moderator om de groep willekeurig te verdelen. Ken elke groep een specifiek perspectief toe en vraag ze om te argumenteren, zelfs als ze die mening niet hebben. Deze activiteit helpt mensen de andere kant te zien. Het creëert vaak een super betrokken publiek en versterkt de empathische spieren.
 

8. Vertrouwen opbouwen
Vertrouwen is de bouwsteen voor elke relatie. Marketeers zullen je vertellen dat je tegenwoordig drie belangrijke functies hebt: kennis maken, leuk vinden en vertrouwen. Zonder een van deze heb je problemen met het verkopen van kaartjes. Dit geldt met name in de dienstverlenende branche van evenementen.

Creëer een reputatie gebaseerd op veilige en betrouwbare evenementenbeloften:
- Vermijd overdrijving over je evenement, tenzij je het doet voor een komisch effect. Laat aanwezigen anderen vertellen dat uw evenement de beste is. Je hoeft het niet zelf te zeggen.

- Geef referenties een podium. Mensen die geïnteresseerd zijn in jouw evenement zullen altijd geloven wat anderen ervan zeggen boven wat jouw marketing er van zegt of mee doet.

- Doe uw beloften en claims eer aan. Maak een evenement op basis van transparantie, niet van rookgordijnen en spiegels. Laat evenementambassadeurs en beïnvloeders je loflied over uw evenement zingen. Gebruik gegevens wanneer u wilt aantonen dat uw evenement een succes is.

9. Spreek de Bleisure reiziger aan, voor nog betere bezoekerscijfers
Wat krijg je als je vrijetijdsplannen toevoegt aan je zakenreis? Leisure en Business combineert? Je krijgt een leuke naam (bleisure) en heel veel plezier. Bij evenementen of conferenties biedt het toevoegen van pre- of postactiviteiten of dagtrips op afspraak extra prikkels om deel te nemen. Recente onderzoeken tonen aan dat werknemers en werkgevers beide de waarde in bleisure zien als een hulpmiddel voor het evenwicht tussen werk en privéleven.

Zorg voor werk / privé-balans voor uw deelnemers:
- Wanneer u een locatie en een bestemming selecteert, kies dan iets dat wellicht op de bucketlist van uw deelnemers staat. Een uitzonderlijke bestemming geeft iemand een extra reden om je evenement te bekijken.

- Bied een extra activiteit aan die aantrekkelijk is voor een specifieke niche die uw ideale publiek deelt. Dit kan een liefde zijn voor een sport(team) of een historische gebeurtenis.

- Plan uw conferentiedata zo dat het officiele programma stopt voor het weekend, om zo maximale reismogelijkheden te bieden. Logeren voor een extra nacht of twee kan de kosten van de vlucht met bijna 50% verlagen en voedt het bleisure gevoel.

10. Verbeter uw evenement EQ: Mindfulness, Wellness en MVO
Hoewel deze concepten al geruime tijd bestaan, stijgen ze naar meer prominente en consistente posities op evenementen omdat ze in het achterhoofd zijn van al uw aanwezigen. Het is iets dat ze proberen op te nemen in hun eigen leven, dus ze mogen of moeten zelfs ook een rol spelen in uw evenement. Intentie, welness en mindfulness verschenen op veel goede voornemenslijstjes voor het nieuwe jaar. Gelooft u ons niet? Zoek op Facebook maar eens naar goede voornemens. Doe Maar. We wachten. Emotionele intelligentie staat op de lijst van elke leider en evenementen die zich richten op de zachtere kant krijgen veel aandacht. Deze zachtere kant gaat over in veel meer dan alleen sessiegegevens of -activiteiten. We zien het in het ontwerpen van evenementen, eten, pauzes, het opzetten van een kamer, snacks, meubels, downtime, discussies over geestelijke gezondheid, aandachtige minuten, naar buiten gaan op evenementen en nog veel meer.

Omarm Brain-Friendly Mindfulness:
- Voeg hersenvriendelijke voedingsmiddelen toe aan je menu.
- Begin elke dag van je evenement met een mindful minuut.
- Neem seminars en discussies op het gebied van de geestelijke gezondheid op tijdens uw conferentie.

Adopteer Wellness en speel om de aandacht te vergroten:
- Voeg een creativiteits- of wellness-zone toe die een oase van speelmogelijkheden, begeleid socialiseren en / of wellnesstechnieken biedt.

- Bied snelle stoelmassages na een ochtend zitten in sessies.

- Moedig beweging aan door leuk spel of buitenavonturen.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen (CSR)
- Organiseer een vrijwilligersactiviteit voor een lokale organisatie die overeenkomt met uw waarden tijdens uw evenement.

- Zorg ervoor dat u uw sponsors in het plezier opneemt. Geef ze een kans om mee te doen en een goede PR voor zichzelf op te bouwen.

- Rapporteer de impact in uw afsluitende evenementensessie. Heb je 2.500 mensen gevoed? Heb je 10 gezinnen gekleed? Welke manier u ook invloed op de gemeenschap heeft gehad, zorg ervoor dat uw deelnemers weten hoe ze hebben geholpen.

>> Lees ook de meetingdesign en eventdesign tip 1 tm 10: Hoe meetingdesign tot 10x toe de evenementbeleving versterkt
 

The Event Experience and Meeting Design Trends That Will Wow Your Audience first appeared on EventMB

#jointheLIVErevolution

EventBranche.nl is trots onderdeel van het EventMB-netwerk.