Aan de vooravond van een nieuw jaar, treffen drie jonge ondernemers, die op een eigen en bijdetijdse manier over evenementen en communicatie denken, elkaar in hartje Utrecht. Ieder van hen is professioneel betrokken bij de vorm en inhoud van wat zij noemen ‘eigentijdse ontmoetingen’. Samen schetsen ze de contouren voor 2012 en laten ze zien hoe nieuwe media er toe bijdraagt dat mensen ook dit jaar weer graag hun bureaustoel uitkomen om elkaar te ontmoeten.
Om ideeën te delen is vertrouwen nodig
Eén ding staat als een paal boven water: ondanks volop mobiele- en online mogelijkheden om met elkaar te communiceren, blijft de behoefte aan persoonlijk contact bestaan. 'Sterker nog, in een economie waarin innovatie steeds belangrijker wordt en het leggen van contacten steeds sneller gaat, groeit navenant de behoefte aan het ontmoeten. Als je elkaar niet vertrouwt, deel je ook minder snel je ideeën', stelt Mike Coumans (28, op de foto rechtsboven). Met zijn bedrijf Sendsteps faciliteert hij mobiele interactie tijdens bijeenkomsten. Het publiek kan met de mobiele telefoon via SMS, Internet en Twitter anoniem reageren op de spreker. Een toepassing waarmee je makkelijk de dialoog met je publiek op gang kunt brengen en zo leert wat er daadwerkelijk leeft onder de bezoekers van een bijeenkomst.
‘Event-stretching’: duurzame betrokkenheid
Je ziet dat de voorbereiding van zakelijke bijeenkomsten en events steeds intensiever wordt. Voor zowel de organisator als voor de bezoeker. Al ruim voor de bijeenkomst worden gastenlijsten verstrekt en wordt er online al volop genetwerkt. De dag zelf is weliswaar een sociaal hoogtepunt, maar is verworden tot slechts één van de contactmomenten rondom een thema. Felix Lepoutre ziet steeds vaker informele netwerken ontstaan na afloop van een bijeenkomst.
Lepoutre (27, op de foto links), co-founder van LetMeLinkYou, stelt via zijn app mensen in staat om elkaar te verbinden vanuit diverse online platformen. 'De technologie die wij leveren is slechts een enabler, uiteindelijk maak je vanuit je eigen persoon nog steeds het echte contact', aldus Lepoutre. De internetondernemers noemen de reeks van contactmomenten rondom een bijeenkomst ook wel ‘eventstretching’: vooraf, tijdens en na afloop van een bijeenkomst contact hebben en houden over een thema. ‘Door je contactmomenten slim te faciliteren, kun je als organisatie duurzame betrokkenheid tot stand brengen.'
Inspiratie in de wandelgang
Het evenementenlandschap is veranderd. Kennis is overal te vinden. In dat licht is het concept van 'iemand die voor de groep vertelt hoe het zit' al lang achterhaald, stellen de jonge ondernemers. 'Elke bezoeker heeft door zijn eigen ervaring en theoretisch kader wellicht een andere kijk op diezelfde kennis, en aldus waardevolle inbreng. Het opdoen van inspiratie verplaatst zich daarmee ook steeds vaker van het podium naar de wandelgangen.'
'Daarom moet je bezoekers uiteindelijk de mogelijkheid bieden om offline en online met elkaar in contact te zijn', zegt Jasper van Blerk. 'Het programma wordt daarbij soms haast van ondergeschikt belang: zolang er maar ruimte blijft om elkaar te zien en te spreken.'
In 2009 startte Van Blerk (35, op de foto rechtsonder) met zijn compagnon, ‘twoppy’. Een platform waarmee organisatoren van evenementen in een handomdraai een smartphone applicatie voor het evenement kunnen maken. 'Zeg maar een digitaal programmaboekje voor op de mobiele telefoon. Bezoekers kunnen met de app, naast het raadplegen van alle informatie omtrent het evenement, ook in contact komen met andere bezoekers van het evenement.'
Co-creëren met de bezoeker
Online worden volop producten en diensten geco-creëerd; de fabrikant met de consument en de service leverancier met de cliënt. Van Blerk voorziet dat meer en meer bijeenkomsten ook met de bezoeker tot stand zullen worden gebracht. ‘Vraag hen wie ze willen horen, in welke vorm je ontmoet en wat het moet opleveren’. Door deelnemers te laten participeren in de programmering van de bijeenkomst kweek je sterkere betrokkenheid, krijg je ‘fans’.
'Ook het faciliteren van tools die de community versterken is van groot belang, iets wat een groot aandeel levert in 'event-stretching', aldus Van Blerk. 'Eenmaal op locatie wil je die betrokkenheid vasthouden. Monologen passen niet meer in een tijd waarbij men virtueel continu gedachten en kennis deelt’, stelt Coumans. 'Als je dat toch doet tijdens een event, dan zie je in de backchannel reuring ontstaan; mensen haken af en zetten één-op-één het thema via Twitter voort. Je kunt het gesprek dan maar beter faciliteren. Het publiek vindt het niet alleen leuk om te reageren, de kennis die er tijdens een event wordt gegenereerd, kan ook na afloop voor de organisatie nog van groot strategisch belang zijn. Een van de meest interessante bijeenkomsten vond ik die waar de CEO zijn collegae vroeg: ‘Wat vinden jullie van mijn leiderschapsstijl?', Coumans lacht en zegt: 'Reken maar dat dat voor betrokkenheid zorgde!.'
Om even over na te denken, de vooruitziende blik uit 2010 van Interactivemeetingtechnology.com:
