Het komende EventBranche TrendMagazine besteedt veel aandacht aan het voortraject en het natraject van een evenement. In vrijwel alle gevallen betekent een goed natraject, een goed evenement, want het verplicht u al in de eerste voorbereiding rekening te houden met de doelstellingen en resultaten die u in het natraject wilt delen.
Ga de discussie aan
Ook in het natraject is interactie met uw gasten van groot belang. Hoe hebben zij uw boodschap ingeinterpreteerd, wat doen ze er mee en hoe gaan ze er mee om? Nog veel belangrijker: wat is hun feedback? En wat speelt er nav het evenement bij uw doelgroep? Allemaal vragen die simpel beantwoord kunnen worden door in het natraject de discussie aan te gaan. Dat kan via social media groepen, maar ook heel gericht per mail.
TIP: een zeer doeltreffende oplossing om het evenement te verlengen, is een webinar na afloop. Nodig uw gasten uit voor het online discussieplatform en laat de directie of 1 van de sprekers de discussie leiden.
Deel samenvattingen uit
De indrukken op een evenement zijn soms heftig. Veelal zorgt de content voor een inspiratiepiek of een tijdelijke verfrissing van kennis en expertise. De kunst is om die educatie of inspiratie langer te laten beklijven. Ook daar leent het natraject zich uitstekend voor. Maak bijvoorbeeld video-opnames van de keynotes zodat die samenvattingen na afloop gedeeld kunnen worden met de gasten. Een samenvatting van alle relevante content van die dag zorgt voor lange termijn kennisoverdracht: het is eerst live beleefd en later nogmaals geinjecteerd, wat het onthouden van de informatie ten goede komt.
TIP: naast video’s zijn lijstjes ook erg bruikzaam. De Top 10 met belangrijkste tips van die dag, of een bulletlist met puntsgewijze samenvattingen van sprekers.
(zie voor meer tips: pagina 43)
Video/foto’s
Het komt steeds weer terug in dit na- en voortraject dossier, maar video’s en foto’s zijn niet meer weg te denken in een natraject. Los van de branding- en gadgetmogelijkheden hebben de beeldmedia ook een nadrukkelijke inhoudelijke rol: door goede verslaglegging, interviews en goede edits is een video de perfecte samenvatting van uw evenement. Zo kunt u na afloop mensen die niet op het evenement aanwezig waren toch ook het evenement laten beleven.
TIP: maak het evenement hybride met een live videostream online. Dat hoeft natuurlijk niet bij het 100-jarig bestaan bedrijfsfeest, maar misschien wel tijdens de toespraak op dat evenement en al helemaal bij inhoudelijke evenementen. Zo wordt de doelgroep vergroot en heeft u een sterke contentbasis voor het natraject.
Meten is weten
Van tevredenheidsonderzoek tot een complete Return on Investment berekening, het natraject is hét moment om te meten of uw doelstelling behaald is met het evenement. Voor de echt goede effectmetingen is een nulmeting voor en een 1-meting na het evenement essentieel, maar daarnaast is er nog zo veel meer te meten. Wij zouden bijna zeggen: als u maar wat meet! Het is geheel afhankelijk van wat uw doelstelling voor het evenement is, welke metingen u gaat verrichten. Maar gebruik in ieder geval het natraject om uw gasten te laten beoordelen en feedback te geven.
TIP: bij sommige evenementenlocatie zijn inmiddels zuilen voorhanden waar u uw eigen enquete/onderzoek kunt invoeren, zodat gasten bij het weggaan al de vragenlijst in kunnen vullen. Verstuurt u uw onderzoek per mail, houd het dan kort en bondig en geef ook aan hoe lang het onderzoek ongeveer duurt. Als de gast na het invullen de foto’s van afsluitende feestje krijgt, dan wordt de respons hoger.
Gebruik natraject als voortraject voor het vervolg evenement
Het natraject is daarnaast het ideale moment om uw volgende evenement onder de aandacht te brengen. Eigenlijk maakt het dan niet uit of het volgende event direct aansluit op het laatste, maar als het goed is, bent u in contact met een tevreden gast en die kunt u meteen weer enthousiast maken voor het volgende live moment.
TIP: gebruik uw tevreden bezoekers direct als ambassadeurs. Laat ze nieuwe relaties aanmelden, of geef ze simpele social media tools zodat ze heel laagdrempelig met foto’s of tekst uw evenementen kunnen promoten.
Media
De mediawaarde van een evenement was lange tijd de belangrijkste te meten waarde. Gelukkig hebben we die tijd achter ons gelaten en gaat het bij evenementen om het oplossen van een probleem binnen een bedrijf met een live event. Maar wanneer mediawaarde nog wel van belang is, dan is het goed om na te denken over uw mediaplan. Het uitnodigen van journalisten tijdens het event wordt door veel opdrachtgevers niet gedaan, maar een goed persbericht achteraf kan voor veel mediawaarde zorgen. Richt u daarbij dan wel op de inhoud. Dat het gezellig was, met lekker eten, is niet afdoende. Pak de belangrijkste content of momenten eruit en bundel dat in een kort persbericht met sterke kop.
TIP: zorg voor beeldmateriaal. Het liefst een combinatie van foto’s en video(s). Waarbij het essentieel is om de juiste perscontacten aan te schrijven en ook dat zijn gewoon mensen: stuur ze een persoonlijke mail en leg de relevantie van uw persbericht per contact bloot.
>> Veel meer over het voor- en natraject van een evenement in het EventBranche TrendMagazine
