De tijd dat een evenement slechts een moment was, is in 2013 definitief voorbij. Het evenement moet gezien worden als het hoogtepunt van een communicatie- of marketingtraject. Dat geldt eigenlijk voor alle soorten events en meetings. Zorg voor een goed doordacht voor- en natraject om zodoende het maximale uit uw evenemententraject te halen. In dit dossier tips en voorbeelden om het voor- en natraject effectief te gebruiken. Betrokkenheid, interactie, enthousiasmeren, samenvatten, relevante informatie delen en de doelgroep vergroten en bereiken. Het kan allemaal met een goed ingezet voor- en natraject.
De uitnodiging
Ieder evenement start met de uitnodiging, de save the date of de bekendmaking van het evenement aan de doelgroep. Benader dit dan ook als het startpunt van uw evenemententraject en dus uw eerste indruk. En u krijgt nooit een tweede kans voor een eerste indruk. Zorg dan ook dat vanaf het eerste moment de communicatie de juiste uitstraling heeft, leg de relevantie van het evenement bloot voor uw potentiele gast en maak tot slot de uitnodiging persoonlijk.
TIP: Een mailing op persoonlijke titel is veel krachtiger dan een ‘Beste gast’, of iets dergelijks. Om het nog gerichter te doen en nog meer impact te krijgen met de uitnodiging, zorg voor een persoonlijke uitnodigingsvideo of een gepersonaliseerde ouderwetse postzending.
De registratiesite
Er is een aantal redenen waarom een goede registratiesite belangrijk is als centraalpunt binnen uw voortraject. Er zijn tegenwoordig registratiebedrijven die aan de achterkant van dergelijke site een perfect geautomatiseerd aanmeldsysteem hebben ontwikkeld, met betaalmogelijkheden, segmentering in de gastenlijst en mogelijkheden tot interactie binnen de online gastenlijst. Maar nog veel belangrijker: door de registratie via een website te laten verlopen ontstaan aan de achterzijde een digitale gastenlijst, die straks tijdens het evenement ideaal is voor het registreren op locatie, evenals het uitdraaien van badges. Daarnaast is de site vanzelfsprekend het centrale punt in het voortraject om te communiceren over het evenement en met uw gasten.
TIP: Houd het simpel en prop de registratiewebsite niet helemaal vol met overbodige informatie. Vermeld locatie, tijdstip, routebeschrijving, programma en als allerbelangrijkste een eenvoudige inschrijfmodule.
Social Media
De online mogelijkheden om het voortraject te versterken zijn ongekend. Een aantal simpele toepassingen per medium:
Youtube: video’s kunnen in het voortraject voor veel binding zorgen. Een uitleg over het waarom van het evenement. Sprekers die alvast een voorzet geven voor hun keynotes, etc etc.
Twitter: ideaal in het voortraject om dagelijks een update te geven mbt de inhoud, de voorbereidingen, sprekers etc Vergeet daarbij niet een hashtag aan te maken voor uw evenement.
LinkedIn: niet de meest gebruikte social mediumtool maar door middel van het aanmaken van een aparte groep, prima te gebruiken om interactie op gang te brengen met uw doelgroep.
Facebook: laagdrempelige manier om met likes en informatieverstrekking bezoekers aan uw eventsite te binden.
Maak het levend
Met de online mogelijkheden heeft u meer dan voldoende kans om uw boodschap al in het voortraject te laden en eigen te laten maken door uw gasten. Door bijvoorbeeld sprekers in een video alvast een tipje van de sluier op te laten lichten, of de directie van uw bedrijf die online de discussie aangaat in een webinar en die input gebruikt om het evenementenprogramma te verfijnen.
TIP: durf uw gasten uw inhoud te laten verfijnen. Uiteindelijk gaat het om uw boodschap, maar nog meer om uw communicatiedoel naar uw gast toe. Het kan op zo veel manieren: vragen verzamelen voor de sprekers, of in een gedurfder geval: laat uw gasten de sprekers/onderwerpen kiezen.
De gastenlijst
Een ideale reminder en tevens een prima kans om twijfelaars over te halen: maak de gastenlijst openbaar enkele dagen voor het evenement. Zo kunnen gasten zien met wie ze kunnen netwerken en zo kunnen twijfelaars zien of het naast het programma relevant is om te komen. Daarnaast is het aan te raden om de gastenlijst die u online heeft opgebouwd zo in te richten dat u straks als organisator op het evenement tot een simpele en slimme check-in kunt komen.
TIP: zorg voor ambassadeurs voor uw evenement. Kijk zelf in uw gastenlijst welke gasten interessant zijn en gebruik deze om uw event in het voortraject te promoten.
De no show mailing
Niets zo vervelend als een hoge no show, gasten die zich wel op hebben gegeven, maar niet komen opdagen. Door in het voortraject de voorgaande stappen in te zetten en vooral duidelijk te maken wat de gast op uw evenement kan ‘halen/krijgen’, neemt u de grootste no show-kans al weg. Toch is het aan te raden om ook gebruik te maken van een zogeheten no show mailing: een paar dagen voor het evenement naar alle geregistreerde gasten een mailing met de vraag: weet u zeker dat u komt, u kunt zich nu nog afmelden.
TIP: om uw boodschap meer kracht bij te zetten kunt u een indrukwekkend no show-filmpje meesturen in uw mailing. Ga naar Youtube.com en zoek op ‘Don’t spoil the party’, dit filmpje is ideaal voor een no show mailing en eenvoudig te embedden.
Herinnering
Zorg de dag voor het evenement, of op de ochtend van het evenement voor een reminder in de vorm van een sms, een mailtje of een andere persoonlijke korte boodschap.
Relevantie
Het aller allerbelangrijkste van het voortraject: gebruik het om aan alle gasten en potentiële gasten de relevantie van het evenement duidelijk te maken. Dat zorgt voor een hoge opkomst en kwalitatieve inschrijvingen.
>> veel meer over het voor- en natraject in het komende EventBranche Trendmagazine
