Data+en+Events+%282%29+hoe+verzamel+ik+waardevolle+data+op+mijn+live+evenement%3F
Nieuws

Data en Events (2) hoe verzamel ik waardevolle data op mijn live evenement?

Wie even stil staat en van een afstand historisch de wereld van communicatie en marketing bekijkt, kan maar één conclusie trekken: we zijn gewoon terug bij af, terug bij live persoonlijk contact. Ooit was dat ons enige communicatiekanaal: persoonlijk contact. En na vele, vele omzwervingen lijkt de hang naar live contact, persoonlijke experiences nu groter dan ooit. Live contact biedt onder meer een ongekende kans tot het verzamelen van kwalitatieve data.

In deel 1 van Data en Events keken we naar een aantal basistips om met data te zorgen voor een persoonlijk voortraject van jouw evenement. deel (2) van Data en Events geven we een aantal tools en hulpmiddelen om op events live data te verzamelen van jouw gast. in grote lijnen is die data verzameling mogelijk in het voortraject en live tijdens het evenement. In beide gevallen moet je te allen tijde rekening houden met de AGV-wetgeving. Verdiep je goed in deze wetgeving, voor nu zijn dit de handvatten die je altijd bij de hand moet hebben als professionele organisator en opdrachtgever om aan de goede zorgplicht te voldoen:

  • Als professional in de evenementenbranche bent u verantwoordelijk voor de belangen van opdrachtgevers en richting derden. Doe dus ook alleen zaken met professionele toeleveranciers en partijen die met data van uw klanten omgaan en ga zorgvuldig om met uw klantgegevens.
  • Check of samenwerkende partijen goed zijn verzekerd voor aansprakelijkheid en cyberrisico
  • Zorg voor een beveiligde verbinding bij het versturen van klantgegevens of inschrijfformulier
  • Vraag niet meer gegevens dan nodig
  • Leg goed uit waarom je de gegevens verzamelt
  • Bewaar de gegevens niet langer dan nodig
  • Vraag altijd toestemming voor het versturen van bijvoorbeeld een nieuwsbrief
  • Zorg voor een goede bewerkersovereenkomst bij gebruik van een extern inschrijfsysteem
  • Wilt je met een actie opvolgen na jouw evenement en wil je het zekere voor het onzekere nemen, kies dan voor een hokje dat aangevinkt kan worden: Door dit hokje aan te vinken mag u mij eenmalig een special aanbieding mailen.


TIP: Stel jouw evenementen-gast eens een andere vraag in het voortraject:

  • Welke vraag wilt u beantwoord krijgen op ons evenement? 
  • Wanneer is uw bezoek geslaagd/van toegevoegde waarde?

Deze data kan niet alleen jouw evenement en inhoud vormgeven, maar het verrijkt ook nog eens de data van jouw relatie.

Hoe verzamel je data live op jouw evenement?


QR codes, Beacons, GPS, RFID, smartbadges, smart of clever flooring, etc. Het zijn allemaal hulpmiddelen en tools om op jouw live evenement data te verzamelen van de bezoeker en zijn of haar gedrag, interesses en/of keuzes. mte die data kun je veel in het natraject, maar ook live op het evenement zaken aan passen of de data gebruiken om het volgende event nog krachtiger te maken.

LET OP: ook hier geldt de nieuwe AVG-regelgeving. De belangrijkste opmerking die hier past: als u al gebruik gaat maken van dergelijke apparatuur laat dan bezoekers zelf bepalen hier wel of niet aan mee te doen en leg uit hoe u het recht om vergeten te worden invulling geeft. Kortom: communiceer open en transparant en hoe je aan de wetgeving.

Welke hulpmiddelen kun je inzetten?

  • QR Code

De QR code op een evenement, kan heel goed gebruikt worden voor dataverzameling. De simpelste oplossing: een persoonlijke QR code op een badge zodat bezoekers gescand kunnen worden en data later gebruikt kan worden. Maar denk je bijvoorbeeld aan een beursstand, dan kun je QR codes ook koppelen aan ik wil meer weten-formulieren, waardoor je ook mensen die je wellicht niet uitgebreid kon spreken, toch eenvoudig kan triggeren om te scannen voor extra info inruil voor hun contact/data. Of een QR code op een product, waardoor je na het scannen en bijvoorbeeld het achterlaten van NAW-gegevens een sample thuis krijgt.

>> Meer weten over wat een QR code op jouw evenement kan betekenen?

 

  • Beacon

Bij beacon-marketing maken Bluetooth-beacons, in interactie met een interface zoals een mobiele app, gebruik van de nabijheid van een gebruiker bij een specifiek geografisch punt (meestal binnenshuis) of van zijn toegang tot of uitgang uit een geofenced gebied om een marketingbericht te activeren, meestal in de vorm van een pushmelding of een in-app-bericht.

Een beacon bevestig je aan de muur, aan een stand of waar dan ook in de evenementenlocatie. Het 'apparaat' is draadloos en zendt en ontvangt signalen via bluetooth. Smartphones kunnen dit ontvangen tot op tientallen meters afstand. Dat maakt het delen van informatie, contactgegevens of andere content van toegevoegde waarde heel simpel. Let op, u moet uw bezoeker daar wel van op de hoogte stellen en hun toestemming vragen.

'Informeer daarom de consument over welke gegevens je vastlegt en waarvoor je deze wilt verwerken, Vraag vervolgens zijn toestemming. Zorg daarna ook dat de consument hierin inzage kan krijgen, en de mogelijkheid heeft de toestemming op een gebruiksvriendelijke manier in te trekken.

Houd ook het principe van ‘dataminimalisatie’ in gedachten: verzamel niet meer gegevens dan nodig voor het beoogde doel. Zo beperk je de privacy-impact, en loop je minder risico op het gebied van beveiliging. We hebben immers sinds vorig jaar ook een meldplicht datalekken!'

Bron: Emerce, lees veel meer over Beacons en wat wel en niet mag.

 

Smartbadges:
De smartbadge op jouw evenement werkt in grote lijnen als volgt: fysieke digitale badges worden uitgedeeld aan uw deelnemers, om te dragen tijdens het evenement. In de evenementenlocatie zijn overal Bluetooth beacon apparaten bevestigd, aan beurstands en bijvoorbeeld in de break-out en sessierooms. Die beacons moeten klein genoeg zijn om niet op te vallen en groot en krachtig genoeg om met de gasten te kunnen zenden en ontvangen.

De smart badges zenden een uniek signaal uit. Dat gebeurt om de miliseconde en dankzij Bluetooth Low Energy technologie kan bezoekersinformatie zowel gezonden als ontvangen worden. Zo krijgt u veel informatie over alle bewegingen en acties op uw evenement van uw bezoekers en verzamelt u live data op uw evenement.

 

Clever Flooring

Clever flooring' biedt prachtige kansen voor evenementen. Het zorgt er voor dat het verzamelen en analyseren van data bijna organisch en eenvoudiger dan ooit te voren verloopt:

Interactie en apps

Dan is er nog de meest eenvoudige stap op weg naar data verzameling op jouw evenement: interactie. Wie de interactie op een evenement bijhoudt, bouwt al een aardige data-verzameling op. Data waarmee je in het natraject op een toegevoegde waarde kan komen, die je zonder data niet zou hebben. Daarnaast zien we steeds meer event apps die ook aan de hand van de AVG kunnen zorgen voor data-verzameling.

Kortom de data-wereld ligt aan de voeten van jouw evenement.

© 2021 Eventbranche.nl is een uitgave van Proef Media bv.