Evenement organiseren: de 10 meest gemaakte fouten
EVENEMENT ORGANISEREN - In het dossier evenement organiseren krijgt u een complete checklist voor de organisatie van uw evenement. Maar dan is het ook altijd goed om te kijken wat er heel vaak fout gaat. 10 veel voorkomende fouten op evenementen:
Evenement organiseren? Goed nadenken!
Of het nou om een evenement gaat dat een belangrijk deel uitmaakt van de marketing- of communicatiemix van uw bedrijf, of een bedrijfsfeest voor het goede gevoel, in alle gevallen is het orgsaniseren van een evenement ook gewoon logisch nadenken. Dan merkt u vast ook dat er een paar zaken zijn die u wellicht al jaren zo doet, maar die ook best anders kunnen. EventBranche TrendMagazine zette er 10 voor u op een rijtje.
1. Het dagevenement? Het file evenement!
‘U bent van harte welkom op ons evenement/congres van 09.30 tot 16.30.’ Slim, want alleen een kopje koffie, een lunch en nog een klein hapje aan het eind van de dag. Maar die standaardtijden zorgen voor groot fileleed en dat is niet bevorderlijk voor de beoordeling van uw evenement. Uw gast komt gestrest binnen en komt geïrriteerd thuis.
Tip: de tijd is rijp om uw tijden aan te passen, compactere programma’s zijn een prima oplossing.
2. Eerst de jas op hangen?
Het klinkt heel logisch en gebeurt ook bijna standaard: na een hartelijk welkom bij de deur mogen uw gasten eerst hun jas ophangen bij de garderobe. Daarna stuurt een vriendelijke hostess uw gast door naar de registratiebalie. En zo waar: daar staat weer een beste rij. Wat blijkt uit navraag: de meeste opstoppingen bij de registratie ontstaan omdat het uitgeprinte (e)ticket nog in de jaszak zat…
Tip: eerst registreren en daarna de garderobe, of de registratiebalie in de garderobe
3. De onleesbare badge
Het gebeurt eigenlijk bijna altijd: uw naambadge heeft een lettertype waardoor het altijd staren wordt. Daarnaast wordt vaak vergeten het bedrijf, of de bedrijfstak te vermelden.
Tip: een voor het gevoel veel te grote badge, met in groot lettertype naam of bedrijf. Of een badge met alleen een kleur, waarbij de kleur overeenkomt met de kleur van andere gasten die bijvoorbeeld een interessegebied delen.
4. Staand eten, lastig snijden
Of het een buffet is, of uitgeserveerde catering, bij veel evenementen wordt staand gegeten en dat is niet altijd even handig. Daar staat u dan tijdens een stamppottenbuffet: boerenkool met een worst op een bord in uw ene hand, bestek in de ander, maar geen statafels om te eten. Dat eet erg lastig.
Tip: Serveer vlees in kleine hapklare stukjes, of zorg voor voldoende (sta)tafels(!).
5. De voorste rijen zijn weer leeg
Een plenaire zaal vult zich meestal van voor na achter. ‘Hier voor zijn nog plekken genoeg’, is een veel gehoorde opening van een spreker of dagvoorzitter.
Tip: zorg voor hostessen bij binnenkomst van de zaal, die uw gasten naar de voorste rijen begeleiden. Nog beter: laat uw directie of management dit doen.
6. De losse flodder(s)
Of het nou om entertainment gaat, een spreker, een dagvoorzitter, het gebeurt zo vaak dat ze ingehuurd worden op naam en helemaal niet op het criterium of ze passen bij het doel van uw dag/evenement. Dat zorgt nog veel te vaak voor losse flodders. Zorg er nou voor dat het echt deel uit maakt van uw communicatie die dag.
Tip: denk bij ieder onderdeel aan uw doelstelling en doelgroep van het evenement. Betrek de toeleveranciers in uw conceptontwikkeling.
7. Het programma: standaard
Als er één ding is dat slechts op een zeldzame uitzondering na, altijd hetzelfde is, dan is het wel de programma indeling. Neem een inhoudelijke dag met sprekers: welkom, koffie, beetje netwerken, zaal in, meestal de keynote als opener, spreker op verhoogd podium, nog een spreker, 10 minuten pauze, terug de zaal in, nog 2 sprekers, zaal uit, borrel, netwerken, druppelsgewijs naar huis…
Tip: durf anders te zijn. Zo is er bijvoorbeeld wetenschappelijk aangetoond dat het slim is om het evenement in te delen met 3 of 4 hoogtepunten verdeeld over de dag. Daar tussen even gas terug, om vervolgens te pieken.
8. De beamer, de powerpoint, de microfoon…presenteren is een vak
Presentaties die pijn doen aan ogen en oren. Dan staat er weer iemand vol in de lamp van een beamer te presenteren, of nog treuriger de haardos van enkele van uw gasten wordt meegeprojecteerd…ah, daar houdt de spreker al weer tien minuten de microfoon te ver van zijn mond. Ach en kijk op de powerpoint staat het complete verhaal uitgeschreven…in lettertype 12...Stop ermee.
Tip: laat u adviseren door AV-bedrijven of andere experts en doe altijd een generale.
9. Netwerken? Bijpraten zult u bedoelen
De dag sluiten we vanzelfsprekend af met een netwerkborrel. Een hele dag vol met interessante informatie delen met nieuwe contacten. Zo zou het idealiter moeten gaan, maar uiteindelijk staan we met onze directe collega’s of kennissen nog wat te drinken, om vervolgens naar huis te gaan.
Tip: er zijn heel veel tools, apps en zelfs simpele concepten om het netwerken te begeleiden.
10. Houdoe en bedankt…
En dan loopt uw gast naar zijn of haar jas. Bij de uitgang nog vriendelijke begroet door de beveiliging of een hostess die nog een tasje meegeeft, maar daarna wordt het akelig stil. Nog altijd lijkt het evenement een moment. Dan hebben we het nog niet eens over een voortraject, maar dat er na afloop niet geënquêteerd wordt, of aan afterevent gedaan wordt…onbegrijpelijk.
