De uitnodiging waar iedereen op ingaat: 6 no show killers

Hoe kun je genodigden overtuigen? Hoe kun je belangstellenden bereiken van wie je geen contactgegevens hebt? Welke registratiesystemen werken goed? Bovendien wordt aandacht besteed aan het voorkomen van no show. Een webinar om dinsdag 2 september tijdens de lunch een aantal handige tips mee te nemen. Bij deze alvast 6 no show killers op een rij.

Hoe zorg je ervoor dat niemand wegblijft?
Bij gratis evenementen blijft vaak 30% van de aangemelde deelnemers weg.
Met simpele ingrepen kun je dat percentage terugbrengen:

1) Stuur vooraf een deelnemerslijst. De genodigde ziet zichzelf op de lijst staan, dat maakt de aanwezigheid definitiever. Bovendien ziet men direct wie er nog meer komt, vaak staan daar bekenden tussen of juist mensen die je nog wil ontmoeten.

2) Nodig twee personen per organisatie uit, dan hoeft de genodigde niet in zijn eentje op pad te gaan. De drempel is lager wanneer je samen het evenement bezoekt.

3) Organiseer een ochtendprogramma. Bij noshow geven de afhakers vaak aan dat er iets urgents tussen is gekomen. Zij moeten bijvoorbeeld een rapportage afmaken of een interne meeting bijwonen. Wanneer je je bijeenkomst organiseert in de ochtend dan komt er niet zomaar wat tussendoor. Bovendien start iedereen met een fris hoofd aan de bijeenkomst.

4) Stuur vooraf een reminder, bijvoorbeeld een enthousiast bericht de dag ervoor: “Wij zijn er klaar voor. Erg leuk dat je erbij bent. Graag tot morgen!”
Laat je gasten vooraf bellen door hun accountmanager: “Hoe laat komt u ongeveer aan? Dan zorg ik ervoor dat ik u persoonlijk kan verwelkomen.”

5) Je maakt kans op een prijs als je komt. Je stuurt bijvoorbeeld een sleutel mee met de bevestiging. Wie de kluis opent wint een verzorgde vakantie.

6) Je kunt dreigen met een boete. Deelname is gratis, maar als je niet uiterlijk 24 uur van te voren afmeldt dan krijg je een factuur. Dat kan een bedrag zijn dat je dan over moet maken naar een goed doel. Of je die facturen uiteindelijk ook stuurt dat kun je altijd nog bepalen.

Webinars voor organisatoren
Het webinar van EventBranche.nl en Aaaaha! the Actor Factory wordt mede mogelijk gemaakt door Online Seminar. Een webinar is een online seminar. Als deelnemer hoef je je niet te verplaatsen. Je kunt meedoen vanachter je computer, laptop of tablet. De presentatoren gaan in gesprek met de deelnemers. Aaaaha! the Actor Factory en Eventbranche produceren een reeks webinars specifiek voor organisatoren. Je kunt live deelnemen aan het webinar “De uitnodiging waar iedereen op ingaat” op dinsdag 2 september van 12.15 tot 12.45 uur.

(wacht niet te lang met aanmelden, het aantal plaatsen is beperkt)