Projectmedewerker Externe Betrekkingen/Bureau Relatiebeheer en Protocol V17110044
Projectmedewerker Externe Betrekkingen/Bureau Relatiebeheer en Protocol
36 uur
De functie
Het Bureau Relatiebeheer en Protocol (Bureau R&P) faciliteert het contact met de relaties en partners van de gemeente en haar bestuur. Van het onderhouden en vernieuwen van het interne en externe netwerk, tot actief bijdragen aan de profilering van Amsterdam en haar beleid. Bureau R&P initieert, onderhoudt en verstevigt de relatie van het bestuur binnen en buiten de gemeente: van diensten, bedrijven, burgers en stadsdelen tot provincies, Den Haag en het buitenland.
Werkzaamheden
- Ondersteunen van evenementen en verzorgen en begeleiden van de ontvangsten, op aansturing van een senior of de coördinator van het bureau.
- Verzorgen van administratieve ondersteuning bij de aanvraag van onderscheidingen en predicaten.
- Verantwoordelijk voor het up-to-date houden van websites met informatie over de onderscheidingen.
- Versturen van de uitnodigingen bij de evenementen, het bijhouden van de aanmeldingen en het maken van gastenlijsten.
- Beheren van de mailbox van Bureau R&P en overige bijkomende ondersteunende werkzaamheden.
- Behandelen van vele dagelijks binnenkomende verzoeken tot representatie van het college van B&W bij evenementen, hospitality bij congressen en gebruik van de ambtswoning.
- Wekelijks samenstellen van de representatielijst met hierop de binnengekomen verzoeken die aan de collegeleden worden voorgelegd (proces van bestuurlijke besluitvorming).
- Beheren en onderhouden van de relaties van de gemeente met partners in de stad.
- Het onder leiding van een senior medewerker organiseren van:
- herdenkingen in de stad;
- programma’s voor en begeleiden van binnen- en buitenlandse delegaties die Amsterdam bezoeken;
- hospitality events bij grote evenementen in de stad zoals Sail, Pride;
- ontvangsten en vergaderingen in de ambtswoning.
- Beheer en het organiseren van 'interne' werkzaamheden voor de afdeling, zoals het bijhouden van het online relatienetwerksysteem, het bijhouden van het projectenoverzicht en het maken van het afdelingsjaaroverzicht.
Wij vragen
Wij zoeken een enthousiaste, representatieve, creatieve teamwerker met een sterke persoonlijkheid die zich verbonden voelen met Amsterdam. Hij/zij beschikt over:
- Hbo-werk- en denkniveau.
- Ervaring met functioneren in een ambtelijk-bestuurlijk krachtenveld.
- Aantoonbare werkervaring met het organiseren en begeleiden van hospitality events.
- Ervaring met social media.
- Goede sociale vaardigheden.
- Een 24/7-mentaliteit.
- Goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift en bij voorkeur ook een andere taal.
- Ervaring met een customer relationship managementsysteem.
- Zeer goede contactuele vaardigheden, een netwerk mentaliteit.
- Representatief voorkomen.
Competenties
- Samenwerken
- Analytisch vermogen
- Resultaatgerichtheid
- Gedrevenheid
- Ontwikkelingsgerichtheid
Wij bieden
- Afhankelijk van je opleiding en werkervaring bedraagt het salaris minimaal € 2.591,- en maximaal € 3.805,- bruto per maand (salarisschaal 9) op basis van 36 uren per week.
- De gemeente Amsterdam kent prima opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden plus een goed pakket secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze secundaire arbeidsvoorwaarden bestaan o.a. uit opname in het ABP-pensioenfonds, een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering en per 1 januari 2017 het Individueel Keuzebudget. Dit is een vrij besteedbaar budget. Je kunt bijvoorbeeld zelf beslissen wanneer je het budget wil laten uitbetalen en hoeveel extra verlof je nodig hebt.
De organisatie
Werken in de mooiste stad van Nederland, wie wil dat nou niet? Het kan bij de directie Communicatie, een bruisend onderdeel van de gemeente Amsterdam. De directie Communicatie is onderdeel van Bestuur en Organisatie dat fungeert als stafafdeling van de hele gemeente. Als directie adviseren we het bestuur, de ambtelijke top en communicatiecollega’s binnen de gemeentelijke organisatieonderdelen over gemeentebrede communicatievraagstukken. We bestaan uit de afdelingen Bestuursvoorlichting, Corporate Communicatie en Externe Betrekkingen en hebben de volgende inhoudelijke hoofddoelstellingen:
- Het open en transparant communiceren over beleid van de gemeente Amsterdam, offline en online.
- Het versterken van de relaties en de communicatie van bestuur en gemeente met burgers, bedrijven, bezoekers, andere overheden, belangengroepen en overige partners.
- Het in- en extern versterken van de beeldvorming van bestuur, gemeente en stad.
- Door middel van communicatie bijdragen aan de eenheid en samenwerking binnen de gemeentelijke organisatie.
De afdeling Externe Betrekkingen bestaat uit twee bureaus:
- Bureau Relatiebeheer en Protocol
- Stedelijk Evenementenbureau
Informatie
Neem voor meer informatie over de functie of procedure contact op met Annuska van Schie, coördinator Bureau Relatiebeheer en Protocol, telefoon 020-552 2082, e-mail a.van.schie@amsterdam.nl. Kijk voor meer informatie over onze organisatie op www.amsterdam.nl.
Sollicitaties
Heb je belangstelling voor deze functie? Reageer dan uiterlijk 31 januari 2018 via het online sollicitatieformulier onder vermelding van Projectmedewerker Externe Betrekkingen/Bureau Relatiebeheer en Protocol - 17110044.
De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in de middag van donderdag 8 februari a.s.
De gemeente Amsterdam wil een diverse en inclusieve organisatie zijn. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. We streven ernaar dat het personeelsbestand een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam met al haar aanwezige verschillen. Vacatures staan open voor iedereen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. #LI-POST
Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.