Eventmanager
Eventmanager
Utrecht, 32-40 uur per week
Gaat jouw hart sneller kloppen van strak georganiseerde evenementen, ben je communicatief vaardig en werk je graag samen met collega’s uit veel verschillende disciplines? Dan ben je van harte welkom als
eventmanager bij het team Online, Content & Events van SURF!
Over SURF en het team Online, Content & Events
Net als de drie andere eventcollega’s uit het Online, Content & Eventsteam word je verantwoordelijk voor het bedenken en organiseren van een aantal SURF-evenementen en congressen. Je coördineert het hele traject; van het zoeken naar locaties, cateraars en technici, tot samenstellen van draaiboeken, de organisatie van de logistiek, het vergelijken van offertes en het opstellen en bewaken van begrotingen. Je bent het gezicht van SURF en weet welke sprekers op het programma moeten staan, van belangrijke keynotes tot dagvoorzitters. Je benadert de sprekers, spart over de inhoud, organiseert een dry-run en zorgt dat op de dag zelf alles op rolletjes verloopt. Alle deelnemers weten door de juiste communicatie precies waar ze moeten zijn en alles is tot in de puntjes verzorgt. Je kunt jezelf verplaatsen in de deelnemer en gaat voor de meest optimale beveling.
Daarnaast voer je ook ondersteunende en administratieve werkzaamheden uit en help je je teamgenoten met events die niet tot jouw portfolio behoren.
Wat ga je precies doen?
- Coördineren en organiseren SURF-events: inschrijfformulieren maken, o.a. locaties, cateraars en technici zoeken en vastleggen, draaiboeken en begrotingen opstellen en bewaken.
- Je bent contactpersoon voor de sprekers van grote events: benaderen en bevestigen van sprekers en het opvragen van informatie over de sprekers en de presentaties.
- Je neemt deel in programma- en organisatiecommissies en verwerkt inhoudelijke wensen in de eventprogramma’s en draaiboeken.
- Beantwoorden en afhandelen mail en vragen van sprekers, deelnemers en leveranciers.
- Je zorgt dat het event op rolletjes verloopt en lost issues op zonder dat de deelnemers dat iets van merken.
- Meedenken en adviseren over de communicatie over SURF-events.
- Overige ondersteunende en administratieve taken, zoals het verwerken van inschrijvingen en het aanmaken van enquêtes.
- Evalueren van SURF-events en het, gevraagd en ongevraagd, aandragen van verbeteringen en vernieuwingen.
- Het bijhouden en delen van trends en ontwikkelingen binnen de evenementenbranche.
Wij vragen
- Een organisatietalent met minimaal 3 jaar ervaring.
- Een pragmatische, accurate, resultaatgerichte, klantgerichte, flexibele en stressbestendige collega.
- Een vrolijke teamspeler die open staat voor ideeën van anderen, en niet schroomt om die ook zelf aan te dragen.
- Goede communicatieve vaardigheden; jij bent voor de deelnemers en sprekers het aanspreekpunt van de events.
- Je houdt van georganiseerd werken en beschikt over een groot verantwoordelijkheidsgevoel om de bijeenkomsten, ook bij onverwachte tegenslagen, tot een succes te maken.
- Kennis van MS Office.
Wij bieden
- Een afwisselende en uitdagende baan voor 32-40 uur (0,8 - 1,0 fte) in een informele en collegiale sfeer met een hoog ambitieniveau.
- SURF biedt uitgebreide opleidingsmogelijkheden en uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Deze functie heeft een salarisrange van € 3267 tot € 4668 bruto op basis van fulltime.
- 8,33% vakantiegeld, een vaste eindejaarsuitkering van 8,33%.
- 36 vakantiedagen per jaar (op basis van een 40-urige werkweek).
- Een NS-Businesscard 1 klasse.
- Ons kantoor Utrecht is gevestigd op loopafstand van Utrecht CS.
- In eerste instantie zal het contract voor een jaar zijn, met de intentie om na een jaar dit om te zetten naar een vast dienstverband.
Interesse?
Solliciteren kan tot 25 oktober 2022 via het sollicitatieformulier op onze website. De eerste gesprekken staan gepland op vrijdag 28 oktober en op maandag 31 oktober in de ochtend.
Contactpersonen
Inhoudelijke vragen
Edwin Ammerlaan via edwin.ammerlaan@surf.nl
Vragen over procedure
Marrit Willemsen via marrit.willemsen@surf.nl
Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.