Wat maakte het vernieuwde eventdesign van EMEC19 tot een succes?
De European Meetings en Events Conference (EMEC19) verraste 330 deelnemende professionals met een vernieuwend eventdesign gekoppeld aan het thema 'Changing the Game'. De deelnemers konden zelf ervaren hoe zij hun meetings en events naar een hoger niveau kunnen brengen. De vele lovende reacties op social media bevestigen dat die opzet geslaagd is.
Het succes van het vierdaagse event, dat in Den Haag plaatsvond, is te danken aan een uitgebalanceerde combinatie van educatie, beleving en netwerken. Het programma was opgebouwd uit vier verschillende onderwerpen: Risk Management, Design Thinking, Leadership en Meeting Perspectives. In plaats van het traditionele ‘zitten en luisteren’ werden de deelnemers keer op keer gestimuleerd tot interactie.
Tijdens de indrukwekkende opening op zaterdag in het Louwman Museum werden de deelnemers met diverse opdrachten door het museum gestuurd, waardoor er direct aan het begin van het event bijzondere ontmoetingen tot stand kwamen.
Na een facultatief programma op zondagochtend begonnen de deelnemers aan een van de zeven learning journeys. Ze bezochten bedrijven en organisaties buiten de meeting- en eventsector, zoals TNO, Koppert Cress en Diergaarde Blijdorp, om tot nieuwe inzichten te komen die binnen de sector kunnen worden toegepast. Dit leverde niet alleen kennis en inspiratie op, maar bood de internationale gasten tegelijkertijd een (vernieuwde) kennismaking met Nederland.
“De customer journey was goed doordacht, efficiënt, leuk en zeer nuttig als een goede praktijkcase voor iedereen die betrokken is bij evenementen.” (deelnemersreactie op LinkedIn)
Terug in Den Haag maakte kunstenaar en innovator Daan Roosegaarde veel indruk met zijn keynote speech. Hij liet zien hoe je bijzondere projecten creëert door buiten de kaders te denken. Na afloop volgde een verrassende lockdown van de Fokker Terminal. Door middel van een gezamenlijk spel moesten de deelnemers uit deze immense escape room zien te ontsnappen.
Tijdens de deep dive sessies op maandag in het World Forum Den Haag maakten de deelnemers verder kennis met de vier verschillende onderwerpen. Binnen deze tracks volgden zij verschillende sessies en workshops waarin ze werden uitgedaagd om, in steeds wisselende samenstellingen, actief met de inhoud aan de slag te gaan. Het maken van een risico analyse, een paneldiscussie over diversiteit, omgaan met veranderingen de waarde van interactie en een cursus lef, zijn slechts enkele onderwerpen die aan bod kwamen.
De laatste dag van EMEC19 stond in het teken van ‘Festivalisation of Events’ met onder anderen spreker Irfan van Ewijk, medeoprichter van ID&T. Hij vertelde hoe de Nederlandse dancefestivals een internationaal succes werden en hoe het festivalgevoel te vertalen naar meetings en events.
EMEC19 is ontworpen door en voor meeting professionals. Voor het ontwerpproces kreeg MPI Nederland hulp van Event Design Collective. In totaal werkten ruim zestig professionals uit het binnen- en buitenland belangeloos mee aan het event. “Ik ben ontzettend trots op het team," aldus projectleider Sven Boelhouwer na de afsluiting van EMEC19. “We hebben elf maanden keihard gewerkt om een heel nieuwe ervaring te creëren. We wilden ver weg blijven van wat er op een reguliere conferentie gebeurt. Ik hoop dat iedereen heeft gemerkt dat we dat hebben bereikt.”
