'Een goed event organiseren vergt bloed, zweet, tranen en ...geld. Een event is een belangrijke investering. Een investering die gericht kan zijn op kennis, maar ook op relaties en vertrouwen. Wat de insteek ook mag zijn, uiteindelijk gaat het er om dat de aanwezigen het -voor hen- maximale uit jouw event gaan halen. Want alleen dan kun je spreken over optimale ROI: Return On Investment.'
In de praktijk
'Kort geleden was ik aanwezig bij een evenement van Libra Zorggroep. Op voorhand had ik samen met de organisatie nagedacht over de opzet. We bespraken vragen als:
• Wat willen we overbrengen aan ons publiek?
• Wanneer beschouwen wij het als een geslaagde bijeenkomst?
Ons doel: Als tenminste 70% van de aanwezigen daadwerkelijk iets geleerd heeft na het evenement, is de bijeenkomst voor ons geslaagd. Op de dag van het evenement, toen iedereen zijn of haar plekje in de zaal had ingenomen, begonnen we direct met het peilen van ieders verwachtingen en doelen voor deze dag. Een simpele vraag, met vijf keuzemogelijkheden:
A. Om wat te leren
B. Om collega’s in het vak weer eens te spreken
C. Om mijn accreditatie punten te halen
D. Om weer eens een leuke dag te hebben
E. Andere reden
De resultaten werden direct getoond: 84% te zijn gekomen om iets te willen leren. , begon het dagprogramma. De sprekers vandaag waren niet per se geoefende presentatoren, maar wel vakinhoudelijke professionals op het gebied van zorg. Elke spreker had een tweetal prikkelende stellingen verwerkt in zijn slideshow. Nadat het publiek hierop had gestemd met de mobiele telefoons, gaf de spreker zijn eigen kijk op de voorgaande stelling en zette zijn mening uiteen in enkele slides. Deze methode gaf een extra dimensie aan de presentaties en het publiek bleef actief betrokken bij de onderwerpen.
Tijdens het evenement
Het evenement werd afgesloten met misschien wel de belangrijkste vraag van de dag, zou de 84% van vraag 1 een dag hebben gehad die aan hun verwachtingen voldeed? Om dit te meten, werd de volgende stelling aan het publiek voorgelegd:
Hoe beoordeel ik de presentaties van vandaag?
A. Ik heb veel geleerd
B. Niet veel nieuws geleerd, maar ik vond het wel heel leuk
C. Minder geleerd dan ik gehoopt had
D. Volgende keer blijf ik liever thuis
Bovenstaande stelling is er één die durf vraagt van een organisatie. Ze zijn hiermee kwetsbaar en sterk tegelijkertijd. Iedereen ziet de resultaten live verschijnen; transparanter kan bijna niet. En de uitslag? 75% van de aanwezigen stemde antwoord A en gaf daarmee aan daadwerkelijk iets te hebben geleerd vandaag. Een prachtig resultaat, waardoor het evenement absoluut als geslaagd mocht worden beschouwd! De directe en positieve feedback was tevens een mooi compliment aan de sprekers. De dag werd afgesloten met een laatste open vraag, waarop het publiek hun verdere feedback en ideeën kon insturen. Op deze manier kan Libra optimaal leren van deze dag en het de volgende keer nóg beter doen. ROI in optima forma.'
