Red Bull Kop over Kop: wielerevent met grote organisatorische uitdagingen
SPORTEVENEMENT EVENTMARKETING - Dat Red Bull bij de internationale top qua eventmarketingmerken hoort, dat behoeft geen discussie. Het merk durft, toont lef en weet rondom haar evenementen enorme media-aandacht te genereren. Maar waar de Air Race of de Red Bull on Ice events mondiale media aantrekt, is Red Bull Kop over Kop vooral opvallend door de enorme organisatorische uitdaging...
Red Bull Kop over Kop is een wielerevenement met 1000 deelnemers, verdeeld over 200 teams over een parcours van 100 kilomter. Een beetje eventprofessional weet hoe lastig het is om een evenement in de openbare ruimte te organiseren, zeker als daar bijvoorbeeld een weg voor afgesloten moet worden. Nou bij Red Bull Kop over Kop is de uitdaging van een andere orde: een parcours van 100 kilometer dat urenlang afgesloten moet zijn. Het sportevenementenbureau The Organizing Connection heeft al de nodige wielerevenementen voor de internationale wielerfederatie UCI georganiseerd, maar als organisatiepartner van Red Bull Kop over Kop een parcours vier uur lang afsluiten, organiseert toch even anders, laat het bureau uit Oss.
Bij een Tour de France zijn delen van het parcours slechts een half uur zijn afgesloten
Op zondag 8 oktober gingen ruim 200 teams van start in de spectaculairste tijdrit voor amateurs bij de derde editie van Red Bull Kop over Kop. Luc Herberichs, projectmanager van The Organizing Connection over de organisatie: 'Het was best een uitdaging om voor een amateurevenement 100 km parcours vier uur lang af te sluiten, zeker als je weet dat bij een Tour de France delen van het parcours slechts een half uur zijn afgesloten. Het contact met de provincies Drenthe en Friensland en de verschillende gemeentes was natuurlijk erg belangrijk om hier een vergunning voor te krijgen. Ook de samenwerking met de lokale wielervereniging W.V. Roden was van groot belang om alle vrijwilligers en verkeersregelaars te werven en op de juiste locatie te hebben. Daarnaast hadden we natuurlijk ook de taak om alle omwonenden en bedrijven rondom het parcours tijdig te informeren over het evenement.'
15.000 brieven op de deurmat
Om de omwonenden te informeren over de mogelijke verkeershinder en het evenement, zijn er 15.000 brieven bezorgd in de omgeving van het parcours. In de brief stond ook de aankondiging voor de inloopavond die The Organizing Connection had georganiseerd. Bij deze inloopavond konden omwonenden vragen stellen aan de organisatie over de bereikbaarheid en de alternatieve routes. 'Veel omwonenden vinden het geen probleem als er een weg is afgesloten vanwege een wielerwedstrijd, maar wanneer zij niet geïnformeerd zijn en op zondag een huis vol visite verwachten of gasten verwachten bij een groepsaccommodatie dan creëer je weinig sympathie. Vandaar dat wij persberichten hebben gestuurd naar de plaatselijke huis-aan-huisbladen, contact hebben gezocht met de communicatie-afdelingen van gemeenten, een inloopavond hebben georganiseerd en 15.000 brieven hebben verzonden', aldus Herberichs.
Ook de opdrachtgever van de wielerwedstrijd Red Bull heeft de nodige energie gestoken om de omwonenden te informeren. Het weekend voor het evenement heeft een promotieteam de dorpen rondom het parcours bezocht om te flyeren en vragen te beantwoorden. Om te voorkomen dat mensen rondom het parcours noodgedwongen een hele dag thuis moesten doorbrengen, werden er ruim 50 motards (gecertificeerde verkeersregelaars met motor) en 100 gecertificeerde verkeersregelaars ingezet. De motards stonden tot de beschikking van de omwonenden en konden via een centralist, middels het telefoonnummer dat in de brief was verstrekt, bereikt worden om de omwonenden naar de plaats van bestemming te begeleiden. Ook de verkeersregelaar speelden een belangrijke rol in de communicatie met de omwonenden
Alle verkeersregelaars waren afkomstig uit de regio en kenden het parcours en de wegen die wél bereikbaar waren en waren daarom in staat de juiste alternatieve route uit te leggen.
Vanwege het onstuimige weer in aanloop naar de wedstrijd en het oogstseizoen, waardoor er veel modder op het parcours lag, werd er ’s ochtends door een studententeam van Red Bull het parcours van 100 km nog helemaal gecontroleerd. De plekken waar veel modder lag en dus voor gevaarlijke situaties kon zorgen voor de renners, werden door het team schoongemaakt. De bijna 1000 amateurrenners maakten dankbaar gebruik van het afgesloten en schone parcours voor hun tijdrit. Het winnende team uit Utrecht finishte in een tijd van 2 uur en 13 minuten met een gemiddelde snelheid van 45 kilometer per uur. Bij de dames won het team Jan van Arckel in 2 uur 32 minuten met een gemiddelde van 39 km/h.
