Personeelsfeest organiseren in 2025? Zo zit het met de loonheffingen

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Moore DRV.

Feest op je eigen locatie? Geen extra belasting

Organiseer je het feest op jullie eigen bedrijfslocatie? Dan zit je fiscaal gezien goed. Alles wat onder ‘normale’ feestkosten valt – denk aan drankjes, borrelhapjes, gehuurde tafels of een swingend bandje – wordt níet als loon gezien. Geen extra belasting dus. Maar let op: komt er een maaltijd op tafel? Dan rekent de Belastingdienst in 2025 een forfaitair bedrag van € 3,95 per persoon bij het loon. Neemt een medewerker zijn of haar partner mee? Dan wordt dat 2 x € 3,95. Dit bedrag kun je wel slim verwerken via de werkkostenregeling.

Werkkostenregeling (WKR): zo haal je er voordeel uit

De meeste werkgevers wijzen het maaltijdforfait aan als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Wat betekent dat voor jou?

• Je collega’s betalen geen belasting over die vergoeding.
• Als werkgever betaal je alleen belasting als je over die vrije ruimte heen gaat – en dan tegen 80% eindheffing over het meerdere.

Externe locatie = andere spelregels

Liever een bar, restaurant of eventlocatie afhuren? Kan natuurlijk ook, maar dan verandert de fiscale situatie. Alle kosten – van drankjes tot diners en entertainment – worden dan gezien als loon op basis van de werkelijke uitgaven. Die leuke coverband of uitgebreide walking dinner? Yep, allemaal loon. Toch zijn er manieren om dat gunstig op te lossen: je mag de kosten aanmerken als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte. Zolang je binnen die ruimte blijft, blijft de Belastingdienst buiten de deur.

Let op de gebruikelijkheidstoets

Belangrijk detail: de uitgaven moeten wel gebruikelijk zijn. Maak je ineens extreem hoge kosten die andere bedrijven nooit zouden maken? Dan kan de Belastingdienst zeggen: ‘Sorry, dat mag niet in de vrije ruimte.’ En dan komt er alsnog belasting bij kijken.

Wil je een spetterend personeelsfeest in 2025? Denk dan niet alleen aan de dj en de bitterballen, maar ook aan de Belastingdienst. Met een slimme aanpak houd je het feest én je loonkosten onder controle.