Online, hybride of fysiek evenement? 30 voordelen, 30 nadelen

De collega's van EvenementOrganiseren.nl, ons tweede platform met veel praktische tips, do's, don'ts en hulp bij het organiseren van evenementen, zette drie keer 10 voor en 10 nadelen op een rij. Dus naast een kosten-baten-overweging en de uitkomsten uit het onderzoek naar live communicatie, hopen we met dit overzicht jouw afweging voor hoe jouw volgende evenement eruit gaat zien, eenvoudiger kunt maken. 

Online evenementen:

 

Voordelen online evenement

• De basis van online events kent een lage kostprijs in verhouding tot het bereik dat je kunt genereren
• De wereld ligt letterlijk aan je voeten: het online event kent geen geografische grenzen
• De drempel om in te schrijven voor bezoekers is vele malen lager (geen reis, minder tijd kwijt, etc)
• Sprekers (internationaal) die normaal een enorme kostenpost zijn, zijn over het algemeen online budgetvriendelijker (denk alleen maar aan het uitblijven van reis- en verblijfkosten)
• Online events zijn per definitie duurzamer
• Zowel content als data worden letterlijk in je schoot geworden: de online content is vrijwel direct te gebruiken voor het natraject en groter bereik en de data van bezoekers kun je meteen 'opslaan' en is heel direct inzetbaar
• De mogelijkheden online zijn vrijwel onbegrensd, voor vrijwel iedere uitdaging is een oplossing, applicatie of tool
• De juiste koppeling per bezoeker aan de content die hij/zij zoekt, of de verbinding die hij/zij wil leggen, is vrij eenvoudig te faciliteren en te regisseren
• Ideaal in het voortraject naar een live fysiek evenement
• Vanuit een online event is eenvoudig een online community te bouwen
  
   

Nadelen online evenement

• De concentratieboog en de aandacht verslappen snel, afleiding ligt op de loer, met name doordat er geen invloed is op externe factoren/afleiding bij de online bezoeker
• De impact van online communicatie is 'minder' dan live fysieke communicatie, zo bleek uit een neurowetenschappelijk onderzoek naar de kracht van live communicatie
• De standaardsetting is in de afgelopen maanden niet meer afdoende gebleken, denk aan webinar fatigue
• Om tijdens online events tot beleving en experience te komen, zijn slimme en creatieve concepten nodig en in de meeste gevallen dus ook extra budget
• Afhankelijk van techniek. Met de juiste partijen, de juiste verbding en bandbreedte komt het goed, daar is budget voor nodig en uiteindelijk kan er altijd iets mis gaan
• In alles mis je de fysieke connectie, waarbij je bijvoorbeeld de non-verbale communicatie grotendeels mist, maar ook de letterlijk de fysieke connectie
• Overload I: de agenda lijkt door de toegankelijkheid qua bezoek als organisatie van een online event volledig te overstromen.
• Overload II: in veel online events zie je vele geizchten op je scherm en dat kan vermoeiend en onoverzichtelijk werken
• No show, afhaken, half aanwezig zijn is bij online events heel 'laagdrempelig' 
• Je moet investeren in nieuwe experts en expertise, want een online evenement kent andere regels, concepten, tools en platforms dan het good old fysieke evenement. Dus moet er kennis en expertise worden ingehuurd

>> Lees meer bij EvenementOrganiseren: Online evenementen 10 voordelen en 10 nadelen

 

Fysieke evenementen

 

Tien voordelen

• Warm en sociaal contact. Je kunt elkaar direct in de ogen kijken. Dat bij elkaar zijn, elkaar kunnen aanraken is van onschatbare waarde, zoals we tijdens de pandemie aan den lijve hebben kunnen ervaren;
• Je kunt mensen laten voelen, proeven en ruiken. De experience van een fysiek evens heeft juist door alle zintuigen te prikkelen de grootste impact;
• Een fysiek event zorgt ervoor dat bezoekers er echt even uit zijn. Het is een uitje en precies dat gevoel is goud waard als het gaat om effectief en impactvol communiceren;
• Er is tijd tijdens een fysiek event. Mensen komen naar een locatie voor een programma en dus is hun hele mindset erop gericht om tijd en aandacht te investeren;
• Je loopt tijdens een fysiek event letterlijk mensen tegen het lijf. Het geeft je de gelegenheid je netwerk te onderhouden, spontaan zaken te doen en om nieuwe mensen te leren kennen;
• Zoals blijkt uit het wetenschappelijk neuromarketing onderzoek, zoals hierboven beschreven, heeft een fysiek event meer impact. De gegeven boodschap beklijft. Zeker als je gedrag wilt veranderen of de kooplust wilt aanwakkeren;
• De bezoekers zijn lijfelijk aanwezig. Het is dus eenvoudig om ze iets - een goodiebag of een product - mee te geven;
• Minder kans op no-shows. Als mensen zich hebben aangemeld voor het fysieke event realiseert men zich dat er bijna een morele verplichting bestaat om ook daadwerkelijk te komen. Zonder afmelding niet komen opdagen voelt dan als a-sociaal.
• Je kunt op verschillende manieren data verzamelen over de bezoekers. Het fysieke event heeft een voortraject dat je data kan opleveren. Natuurlijk op het event zelf volg je de bezoeker en ook dat levert waardevolle informatie op. Het natraject biedt tot slot volop kansen om nog meer waardevolle gegevens te verzamelen en de eerder verzamelde data in te zetten.
• Connecties maken, mensen raken, mensen boeien. Juist door fysiek met mensen bijeen te zijn op een locatie heb je de kans je bezoeker emotioneel aan je te binden.

 
Tien nadelen

• Het organiseren van een fysiek event is relatief kostbaar. De kosten per bezoeker liggen gemiddeld hoger dan bijvoorbeeld bij een online event;
• Er gaat meer tijd zitten in het organiseren van een fysiek event.
• Tijdens de organisatie van een fysiek evenement kom je de nodige hobbels en bobbels tegen. Zo ben je bijvoorbeeld afhankelijk van de beschikbaarheid van de locatie. Is die locatie geen eventlocatie maar een plek in de openbare ruimte dan kun je ook nog eens te maken krijgen met een vaak tijdrovend vergunningstraject.
• Een fysiek event is in de regel minder duurzaam. Denk bijvoorbeeld aan de autobewegingen richting de locatie, de overgebleven catering en ook het afval dat bezoekers achterlaten;
• Het kost relatief veel tijd om een fysiek event te bezoeken. Hier speelt reistijd een belangrijke rol. Ook is het programma uitgebreider en minder efficient dan bijvoorbeeld bij een online event;
• De weersafhankelijk is zeker bij een buitenlocatie en/of buitenprogramma iets om rekening mee te houden. We hebben het over Nederland en daar kunnen de weergoden nog wel eens voor ongewenste verrassingen zorgen. Dit maakt meerdere scenario's noodzakelijk;
• Het is relatief moeilijk om mensen bij elkaar te krijgen op een vastgesteld tijdstip op een specifieke locatie. Je moet de bezoekers op voorhand weten te raken om ze de tijdsinvestering te willen laten doen;
• Fysiek brengt beperkingen met zich mee. Je loopt tegen grenzen aan, bijvoorbeeld al omdat je niet de hele wereld, zowel qua capaciteit van je locatie als internationale gasten, naar de locatie kunt halen;
• Je bent afhankelijk van de bereikbaarheid van de locatie. Natuurlijk kun je een plek uitzoeken met een goede ligging, maar tot het laatst toe kunnen factoren als files, weer en onverwachte wegopbrekingen voor verrassingen zorgen;
• Voor een fysiek event werk je veelal samen met verschillende partijen, waarmee je afspraken moet maken. Dat kost tijd en maakt je bovendien in meer of mindere mate afhankelijk van deze derde partijen.

>> Lees meer bij EvenementOrganiseren: Fysieke evenementen: 10 voordelen en 10 nadelen

 

Hybride evenementen

 

Voordelen

• Bereik
  Het ultieme voordeel van een hybride evenement is het extra bereik. De wereld ligt opeens letterlijk aan je voeten. Doordat er online onbeperkt ruimte is, kun je jouw bereik enorm vergroten.
   
• Interactie
  Niet alleen door de wereld opeens toegang te geven tot jouw evenement ontstaan nieuwe interactie-mogelijkheden, maar juist ook door op het fysieke event plekken in te richten om met de rest van de wereld te communiceren. Daarnaast kunnen live en online interactietools ingezet worden.
   
• Contentmotor
  Doordat alles op het fysieke event ingericht is om ook voor de online doelgroep tot een beleving en communicatie te komen, ligt alle content veelal in video voor je klaar om na het evenement tot een krachtige contentmotor te komen.
   
• Data
  Waar de link op het fysieke evenement met datadriven natrajecten soms nog lastig te leggen is, zit de data bij de online component van het hybride event meteen aan de oppervlakte.
   
• Netwerk
  Opeens is niet de maximum capaciteit van de evenementenlocatie de grens van je potentiele netwerk, maar kun je in contact komen met gelijkgestemden over de hele wereld.
   
• Beleving
  Ja, het gaat om twee aparte eventproductie die samen tot een hybride event komen, maar in alles staat het fysieke event en haar live beleving centraal, dat is een stok achter de deur om ook online die beleving over te brengen.
   
• Keuze bezoeker
  Wat een genot voor jouw bezoeker: ik kies zelf wel of ik er fysiek aanwezig wil zijn of online.
   
• Oneindige mogelijkheden
  Door de digitale en online doelgroep toe te voegen, maak je automatisch gebruik van de oneindige mogelijkheden van alles dat digitaal is. Die kennis en inzichten vertaal je eenvoudig naar zowel de online als fysieke doelgroep.
   
• Extra inkomsten / sponsoring
  Voor beide doelgroepen kunnen tickets verkocht worden en voor je sponsoren heb je er opeens een nieuw kanaal bij en een veel grotere doelgroep. Tel uit je winst.
   
• Voordelen van zowel fysiek als online samen
  De 10 voordelen van fysieke evenementen en de 10 voordelen van online events komen samen.

 

10 nadelen van een hybride event

• Kosten
  Buiten kijf: je organiseert 2 evenement ineen en dus ook 2 kostenposten in 1.
   
• Een event, twee programma's
  Onderschat het niet: om effectief en impactvol te zien voor beide doelgroepen moet je dus ook echt twee aparte programma's neerzetten.
   
• Nieuwe experts
  De eventmanager of het bureau van 4 jaar geleden, die dat live event zo mooi neerzette is niet genoeg voor het hybride event. Daar heb je nieuwe experts voor nodig, van topverbinding, tot digitale eventmanagers, tot AV-experts etc.
   
• Plank mis slaan
  Het ligt meer dan ooit op de loer bij hybride events: de plank volledig misslaan. Dat kan komen door allebei een beetje goed te doen in plaats van volledig goed. Of denken dat het streamen van een fysiek event leidt tot een hybride event. Nee, het is een vak apart, anders sla je de plank mis.
   
• De ene groep bevoordelen over de ander
  Het is een bekend probleem bij hybride evenement: de fysiek aanwezige groep haalt veel meer, maar dan ook echt veel meer uit het event dan de online groep. Andersom is ook al voorgevallen, waarbij bijvoorbeeld sprekers die gelijktijdig live geprogrammeerd stonden nu opeens 1 voor 1 in de online studio kwamen en ruim de tijd namen voor de online bezoekers, waardoor de online groep enorm tevreden was en de fysieke groep niet.
   
• Afhankelijk van techniek
  Het blijft een gevaar: de online verbinding. Zeker in combinatie met het fysieke event, waar het wegvallen van de online stream, de interactie-tool, en alles dat hoort bij de online eventproductie vanuit de fysieke locatie in stand moet blijven.
   
• Te weinig aandacht voor contact online en fysieke doelgroep
  Er zijn maar weinig hybride events die ook echt beide doelgroepen met elkaar verbinden. Terwijl daar een prachtkans ligt.
   
• Tijdzones
  Nadeel van een grote groep internationale online bezoekers op je hybride event zijn de verschillende timezones.
   
• Houd beide groepen 'engaget' 
  Blijf gedurende het evenement voor beide doelgroepen inzetten op engagement. Waarbij de online bezoekers nou eenmaal sneller en makkelijker afgeleid is of afhaakt. Daar moet aandacht aan besteed worden.
   
• Nadelen van zowel fysiek als online samen

Lees meer op EvenementOrganiseren.nl: 10 voordelen en 10 nadelen van hybride evenementen