Ben jij een ervaren event bezoeker? Bezoek je al jarenlang meerdere beurzen, congressen, symposia e.d. per jaar? Dan herken je vast wel een van de volgende situaties...
Situatie 1: halverwege de presentatie van de 'keynote speaker' staat iemand uit het publiek op en vraagt de spreker: "Kunt u even stoppen? Ik zou me graag eerst verder willen verdiepen in het onderwerp, zodat ik zoveel mogelijk uit uw presentatie kan halen." De spreker wil het verzoek natuurlijk niet weigeren en neemt even pauze, wat betekent dat de rest van de zaal even moet wachten...
Situatie 2: tijdens een festival (want ook in je privé tijd bezoek je evenementen) stapt iemand uit het publiek midden in de set van jouw favoriete act op het podium en vraagt de DJ of deze de muziek iets zachter kan zetten. De DJ honoreert het verzoek en dempt het geluidsniveau. Maar dat is niet wat jij wilde; jij zat net lekker in een flow en nu is de hele setting verworden tot een theekransje met muzikaal behang omdat een van je mede-festivalgangers zo nodig een gesprek wilde voeren....
Wat zeg je? Heb je dit in al die jaren nog nooit meegemaakt? Da's toch bijzonder, want de kans is groot dat een van je mede evenementbezoekers - of misschien jij zelf - wel de behoefte heeft gehad aan een korte pauze in een presentatie (om even de kennis bij te werken) of even het volume van een act wilde aanpassen (om een goed gesprek te kunnen voeren).
Samenzijn betekent concessies doen
Maar toch gebeurt het niet. Waarom niet? Omdat het helemaal niet kan.... Evenementen zijn niet geschikt om op maat te worden gemaakt voor ieders individuele wensen. Kenmerk van evenementen is dat het een samenzijn van mensen is. Dat is de kracht ervan, dat is een van de belangrijkste redenen dat mensen evenementen bezoeken: andere mensen ontmoeten (tegenwoordig heet dat netwerken), bewust of op basis van toevalligheid (tegenwoordig heet dat serendipiteit). Maar dit samenzijn met anderen betekent tegelijkertijd dat we allemaal concessies moeten doen aan onze eigen individuele wensen. We moeten de gemene deler vinden voor de groep en dat als uitgangspunt nemen. En dat houdt in dat ieder individu iets moet inleveren.
Het feit dat we concessies moeten doen aan ons eigen ideale programma betekent dat onze ervaring (dat heet tegenwoordig experience) ook niet ideaal is en misschien zelfs wel dat we onze doelstellingen voor het evenement-bezoek ook niet halen, of op z'n minst in mindere mate halen dan wanneer we zelf het programma hadden mogen samenstellen. We nemen dit waardeverlies voor lief in de verwachting (hoop) dat de ontmoetingen met de anderen meer op gaan leveren dan de inhoudelijke concessies ons kosten.
Eigen programma samenstellen
Zouden we ons eigen individuele, ideale programma hebben mogen samenstellen dan zou er wellicht een andere spreker zijn toegevoegd (of een spreker geschrapt), meer of minder pauzes zijn enz. Stel je voor dat je zelf de volledige regie zou mogen voeren over het evenement dat je bezoekt. Jij bepaalt hoe lang een spreker spreekt, sterker nog, je kan naar hartelust pauzes inlassen in z'n presentatie. Jij bepaalt met wie je wanneer contact legt, je bent niet meer afhankelijk van toevallige ontmoetingen. Jij bepaalt wanneer je gaat eten, wat je gaat eten, het geluidsniveau enz. Je zou zelfs sessies die tegelijkertijd plaatsvinden toch allebei kunnen bezoeken (want die plan je dan gewoon na elkaar). Wow, dat zou gaaf zijn (of heet dat tegenwoordig vet, dik, cool of iets met über?)! Je zou jouw ultieme beleving kunnen creëren en maximaal rendement uit het evenement kunnen halen, omdat je het evenement helemaal aan jouw persoonlijke wensen aan kon passen.
Technologische ontwikkelingen maken het tegenwoordig mogelijk om evenementen 'op afstand' te bezoeken, online evenement-bezoek noemen we dat. Het blijkt dat (onderzoek MPI) de redenen waarom mensen ervoor kiezen om een evenement online te bezoeken i.p.v. live, vooral pragmatische redenen zijn. Online evenement-bezoek kost minder tijd en geld. Maar als tijd en geld geen rol zouden spelen bezoeken we evenementen het liefste live (offline).
En daar ligt volgens mij een kans voor de evenementenbranche! Zorg ervoor dat je - behalve de praktische voordelen - de inhoudelijke meerwaarde van het online bezoeken van een evenement vergroot. Hoe? Mijns inziens zou je de online evenement-bezoeker maximaal moeten faciliteren om zoveel mogelijk z'n eigen regie te kunnen voeren over zijn (!) evenement-bezoek. Consumenten nemen tegenwoordig niet meer genoegen met alleen de mogelijkheid om mee te beslissen (co-creatie), maar willen vooral zelf het initiatief kunnen nemen. In de wetenschap heet dat zelfsturing. En bij online event-bezoek kun je de bezoeker een spreker even op 'stop' laten zetten, of het volume van de act laten aanpassen naar zijn eigen voorkeur. Maar geef hem dan niet alleen de mogelijkheid om de presentaties te kijken wanneer hij wil (live of on demand), geef hem dan ook de mogelijkheid om vragen te stellen op het moment dat dat hem uitkomt. Waarom zou dat alleen op de dag van het evenement zelf kunnen? Je kunt als evenementen-organisatie toch met een spreker afspreken dat hij online nog x-aantal weken beschikbaar blijft voor vragen van online bezoekers?
Nieuwe mind-set
Om deze stap voorwaarts te kunnen maken is een nieuwe 'mind-set' nodig bij zowel evenement-organisatoren als bezoekers. Organisatoren weten al steeds beter dat je online evenement-bezoek niet last minute kunt faciliteren, maar dat dit een parallel proces moet zijn dat van begin af aan mee moet worden genomen in het organisatieproces.
Echter, hebben organisatoren daarbij tot nu toe nog steeds het idee dat bezoekers hun evenement het liefst live bezoeken en pas als dat niet kan de bezoekers overgaan tot online bezoek. De promotie van online bezoek wordt (o.a. daarom) vaak pas in een later stadium opgestart dan de promotie voor live bezoek (en natuurlijk ook omdat we daar - tot nu toe - meer aan verdienen). Het is logisch dat wanneer de aanbieder het online evenement-bezoek op deze wijze positioneert, de doelgroep er ook zo naar kijkt. Pas als evenementen-organisatoren de inhoudelijke meerwaarde van online evenement-bezoek in hun systeem hebben, er invulling aan geven en dit vervolgens op overtuigende wijze naar potentiële bezoekers communiceren, pas dan zullen evenement-bezoekers de keuze voor de manier waarop ze het evenement willen bezoeken gaan maken op basis van inhoudelijke redenen; op welke manier krijg ik de beste ervaring, bereik ik het beste mijn doel: live of online?
Ik hoop dat we in de toekomst evenement bezoekers steeds vaker en beter datgene kunnen bieden waar ze naar op zoek zijn: hun eigen ultieme beleving. En of dat nou online is of offline (de combinatie schijnt tegenwoordig inline te heten), maakt niet uit. Zolang we maar steeds beter in staat zijn om de wensen van de bezoeker maximaal te kunnen vervullen. Het aanbieden van de mogelijkheid tot online evenement-bezoek is daarbij een aanvulling. Een extra service, voor diegenen die daarbij gebaat zijn. Maar die extra service kan (en moet) wat mij betreft nog veel meer gebruik maken van het sterke punt dat online bezoek onderscheidt van live bezoek: geef de online evenement-bezoeker de regie over z'n eigen evenement! Verhoog de mate van zelfsturing die een bezoeker ervaart. Dan zal online evenement-bezoek niet langer worden gezien als een 'surrogaat', een 'second best', een alternatief. Maar als een waardevolle (en soms zelfs waardevollere) mogelijkheid om een evenement te bezoeken...
PS: misschien dat je als evenementen-organisator vanuit deze positionering eindelijk ook geld durft te vragen voor online evenement-bezoek!
Is uw interesse gewekt? Wilt u meedenken? Neem dan contact op met Paul:
Paul Schreuder - p.schreuder@fontys.nl
Docent Event aan de Fontys Academy for Creative Industries, werkt als lid van het Lectoraat Creative Industries & Social Innovation aan een onderzoek naar Online Event Experiences
