Alle landen pakten een stukje van de organisatie op: Duitsland was gastheer. België zorgde ervoor dat de hele dag werd vastgelegd via Streamdis en Nederland zorgde voor de spreker, Mike van der Vijver, coauteur van het boek 'Into the heart of Meetings'.
Met een internationale groep van 50 deelnemers werd er gestart. Een lege zaal met enkele stapels stoelen wat uitnodigde om een stoel te pakken en te gaan zitten waar je wilde. Dat dit mensen even in verwarring bracht, was wel duidelijk en dat het een doel had werd ook al snel duidelijk. De hele dag werd in kleine, wisselende groepjes gewerkt en gebrainstormd. Van der Vijver gaf ook aan dat verwarring goed is in een bijeenkomst omdat dit voor aandacht zorgt.
Bijeenkomsten zijn een integraal onderdeel van ons dagelijks leven, toch wordt het potentieel ervan zelden volledig benut. Volgens Van der Vijver komt dit vooral doordat met name het logistieke proces wordt benadrukt en niet zo zeer het communicatieve aspect. Terwijl juist die communicatie menselijke interactie in live bijeenkomsten kan los maken.
Van der Vijver gaf aan dat wanneer je vanuit andere zienswijzen kunt werken, je de effectiviteit van bijeenkomsten kunt verbeteren. Hij gaf het voorbeeld dat een bepaalde locatie een bepaalde emotie en een bepaald gedrag oproept (denk aan een kerk, of een klaslokaal). Dit zorgt ervoor dat je mensen in een bepaalde mindset kunt krijgen op het moment dat ze een ruimte binnenlopen. Dit kan een bijdrage leveren aan het succes van een sessie.
'Kennis is overall' kwam ook aan de orde. De tijd dat één persoon op het podium alleen aan het zenden is, wordt minder. Er wordt gestreeft naar meer uitwisseling van kennis, ideeën en ervaringen, wat veel meer tot de verbeelding spreekt en wat bijdraagt aan het onthouden en toepassen van het geleerde. We willen dat mensen iets leren en het gaan gebruiken, verandering van gedrag dus. Het goed toepassen van meeting design is hierbij cruciaal. Als aflsuiting vond er een borrel en diner plaats.
