De ledenbijeenkomst vond plaats in 1931 Congrescentrum Brabanthallen in Den Bosch, een van de eventlocaties van IDEA’s preferred partner Libéma Zakelijk. Tijdens een twee uur durende informatieve talkshow werden de leden achtereenvolgens bijgepraat over de ontwikkelingen in 2013 en wat dat betekent voor de IDEA-aanpak van onder meer aansprakelijkheid, algemene voorwaarden, verzekeringen. Ook de eerste resultaten van het NIDAP/IDEA Evenementenonderzoek kwamen ter sprake.
Nieuwe Algemene Voorwaarden
Vrijwel alle IDEA-bureaus behoren zelf tot het MKB. Opdrachtgevers bevinden zich vaak in het segment 500+ medewerkers. In dat opzicht zijn goede algemene voorwaarden een must en dit jaar bleek er behoefte aan een herformulering van de bestaande algemene voorwaarden. In de nieuwe versie zijn de IDEA Algemene Voorwaarden compacter geworden, leesbaarder geformuleerd en realistischer waar het gaat om de balans tussen bureau en opdrachtgever. Aan de nieuwe algemene voorwaarden is een modelovereenkomst gekoppeld. Hierin wordt onder meer de bureau-aansprakelijkheid goed en helder omschreven en worden opdrachtgevers gewezen op de
mogelijkheid om zich te verzekeren tegen onvoorziene risico’s van evenementen.
Nieuwe verzekeringspartner
Na jarenlang plezierig te hebben samengewerkt met VDS is IDEA overgestapt naar KLAP
Verzekeringen. Deze Amsterdamse verzekeringsmakelaar is marktleider als het gaat om verzekeringen voor grote publieksevenementen, heeft onder andere Sail Amsterdam en enkele grote concerten in de portefeuille. Zij kennen als geen ander de risico’s van (grote) schades tijdens evenementen. KLAP levert IDEA twee nieuwe verzekeringsproducten. Een evenementenverzekering die de leden kunnen aanbieden aan hun opdrachtgevers. Deze biedt een bredere en completere dekking dan de voorgaande IDEA-verzekering, tegen een lagere premie. Daarnaast is er een nieuwe collectieve aansprakelijkheidsverzekering voor IDEA-bureaus. Nieuw hierin is dat deze verzekering ook dekking biedt als een bureau moet werken onder andere leveringsvoorwaarden. Een situatie die zich regelmatig
voordoet, vooral bij bureaus die werken voor grote bedrijven.
Dossiervorming Reisbureauregeling
Zodra twee van de drie van de elementen reis, overnachting en/of toeristisch product deel uitmaken van een evenement, kan het evenementenbureau door de fiscus worden aangemerkt als reisbureau. Een nadelig gevolg daarvan is dat de kosten voor een opdrachtgever aanmerkelijk hoger worden. Immers, het bureau kan de btw op inkoop niet meer als voorbelasting verrekenen en moet die doorberekenen aan de opdrachtgever.
Landelijk bestaan nog veel vragen over deze regeling en de consequenties daarvan. Veel bureaus worstelen hiermee, werken met eigen fiscalisten aan een creatieve oplossing. Alle kennis en ervaring die zij met hun eigen cases hebben opgedaan, bij voorkeur mét de beslissingen van regionale belastinginspecteurs, verzamelt IDEA in één Dossier Reisbureauregeling. De informatie in dit dossier wordt gebruikt in de onderhandelingen met de fiscus over de omgang met deze regeling.
NIDAP/IDEA-Evenementenonderzoek, eerste uitkomsten
Hoewel nog geen volledig onderzoeksrapport van het NIDAP/IDEA Evenementenonderzoek
beschikbaar is, zijn tijdens de ledenbijeenkomst belangrijke uitkomsten besproken.
Naar voren kwam o.a. dat de naamsbekendheid van IDEA onder opdrachtgevers is toegenomen en dat één op de zes 500+ bedrijven uitsluitend met IDEA-bureaus werkt. Dit bevestigt dat grote corporates steeds meer waarde hechten aan het IDEA lidmaatschap van hun bureau. Een ander interessant gegeven is dat de NIDAP-onderzoekers constateren dat na de jarenlange daling van budgetten er nu sprake is van stabilisatie en enige groei. De meeste kansen doen zich voor in de hoek van de live communicatie met consumenten. Steeds meer merken zetten events in voor de marketing van hun producten. IDEA-leden erkennen die ontwikkeling, die een belangrijke verschuiving laat zien in het denken over de functie van evenementen.
Meer nieuws over het NIDAP/IDEA Evenementenonderzoek – en de visie van IDEA op de uitkomsten – volgt zodra alle onderzoeksresultaten beschikbaar zijn. Dit is naar verwachting in december 2013.
