Hoe voorkom je afleiding door de smartphone tijdens je event?

Je hebt je evenement tot in de puntjes voorbereid. Alles is geregeld, van sprekers tot catering, van publiciteit tot entertainment. De zaal zit vol. De eerste spreker houdt enthousiast zijn verhaal. Je gasten zijn muisstil en kijken aandachtig. Alleen niet naar het podium. Ze zijn verdiept in hun binnenkomende e-mailberichten en checken de laatste posts op Facebook en Twitter.
 

Waar is de aandacht voor het evenement?

Zodra de spreker een vraag stelt of een video start, richten de hoofden van je gasten zich weer naar het podium. Je ziet dat het even duurt voordat reacties op gang komen en de aandacht vol naar het scherm gaat. Je vraagt je af of de inhoud van de presentatie wel overkomt. Of het voldoende inspireert, overtuigt en activeert?

Smartphone: pak de kansen

Het gebruik van mobiele telefoons biedt zoveel voordelen, dat ze niet meer weg te denken zijn in ons dagelijks en zakelijk leven. Met de nadelen hebben we ook om te gaan; van enkel wat afleiding tot algehele verslaving. Ook voor jou als organisator van een evenement is dat de uitdaging. Het is niet de vraag óf je mobiele telefoons toestaat, maar hoe. De technische ontwikkelingen bieden gelukkig kansen om je publiek er juist mee te betrekken en interactiviteit in de zaal te krijgen. Maak dus gebruik van die smartphone, waardoor deze iets toevoegt aan je event. Wij hebben een aantal slimme manieren ontdekt.

 

Interactie via eventapp

Door de mobiele telefoon in te zetten als onderdeel van je event sla je 2 vliegen in één klap. Aandacht voor je activiteiten én aandacht bij de telefoon. Via de eventapp geef je informatie over programma, sprekers, plattegronden van de locatie, bereikbaarheid, contactpersonen, maar ook achtergrondinformatie bij bijvoorbeeld de presentaties. Daarnaast kan een app je bezoekers in beweging zetten. Nodig ze uit om vragen te stellen, hun mening te geven of te stemmen.

Ook festivals houden zo hun publiek betrokken. Zo blijf je met de Pinkpop App op de hoogte van het laatste nieuws rondom Pinkpop 2018. Je vindt er meer informatie over Pinkpop-acts en ontvangt zelfs een reminder wanneer jouw favoriete act begint te spelen.

Integreer sociale media

Een smartphone is met name zo lastig weg te leggen door de levendige socialemedia-activiteit op het web. Voor de promotie van je evenement is het inzetten van sociale media ook zinvol, om deelnemers en potentiële gasten te betrekken. Zo zorgen berichten met een hashtag (#) voor herkenbaarheid van je event in het socialemediaverkeer. En tijdens een event is het laten zien van Facebook- of Twitterposts op een social wall -een groot scherm op of naast het podium- een manier om de aandacht van je gasten naar je toe te trekken.

Ruimte voor telefoongebruik

Bij onderdelen van evenementen waar de aandacht van je gasten cruciaal is, bijvoorbeeld tijdens workshops, is telefoongebruik ongewenst. Geef ruimte voor mobiele telefoongebruik, maar stel grenzen. Een eenvoudige afspraak met je gasten om de telefoons uit te schakelen of zelfs in te leveren is voldoende. Las wel momenten in waarin het checken van de telefoons mogelijk is. Of stel mobielvrije zones voor je locatie in.

Zorg voor een dynamisch programma

Los van alle technische mogelijkheden blijft de keuze van je programma de belangrijkste manier om je publiek te boeien. Zorg letterlijk en figuurlijk voor beweging en krijg de volledige aandacht van je gasten met:

• dynamiek door afwisseling tussen presentaties, actieve onderdelen en pauzeren
• het vragen van meningen over onderwerpen, bijvoorbeeld via een digitaal stemsysteem
• verstrekken van opdrachten gekoppeld aan een presentatie
• deelname aan een debat, workshop of speeddate
• regelmatige wisselingen in locaties
   

  Zet de smartphone slim in

  De smartphone is vrijwel altijd binnen handbereik van je gasten. Ze checken het programma voor ze naar een volgend onderdeel gaan. Ze reageren actief op stellingen en plaatsen Tweets die zichtbaar worden op de social wall. Tijdens de presentaties is er zoveel afwisseling in het gebruik van video’s, powerpointpresentaties, animaties en zelfs games en virtual reality onderdelen, dat er geen enkele behoefte is aan het bekijken van Instagram en de binnenkomende mail.

  Meer ideeën?

  Zo kan de ideale situatie wat betreft smartphonegebruik tijdens een zakelijk event er in onze ogen uitzien. Heb je andere ideeën die afleiding door de mobiele telefoon kunnen voorkomen? Laat het hieronder weten en deel jouw ervaringen.

  Dit artikel is geschreven door Josine Wouters, Hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre. De foto’s zijn gemaakt door Coen de Jong voor Vakmedianet.