Hoe ga ik om met de catering tijdens mijn congres?

De letterlijke vraag die bij ons binnenkwam:

"De indeling en placering in de congreszaal zijn helder, maar weet jij wat de regels zijn tijdens lunch en receptie? Is het hierbij ook gewenst dat gasten een vaste zitplek hebben? Is een lopend buffet of een drankje halen bij de bar bijvoorbeeld toegestaan? Wij worstelen daar nog steeds mee."

Inmiddels is de vraag ook gedeeld op LinkedIn, waar de eerte reactie(s) al gegeven zijn. Wij hebben vooralsnog de richtlijnen uit het Protocol Zakelijke Bijeenkomsten gedeeld. Die we met liefde ook hier delen, waarbij moet worden opgemerkt dat het deel over de bereiding nog stamt uit het begin van de corona-pandemie toen alles nog op anderhalve meter moest worden georganiseerd. Daarom eerst maar eens kort wat er wel mag bij een evenement met check-app, wat overigens ook geldt voor het cateringpersoneel en de uitgifte:

Evenement met check-app:

- geen mondkapje
- geen anderhalve meter
- maximaal 2/3 van de capaciteit
- bij de diverse onderdelen, ingericht in diverse ruimtes steeds weer die 2/3
- bij het wisselen van onderdeel mag dit lopend, zonder 1,5 meter, waarbij ieder onderdeel weer geplaceerd moet plaatsvinden
- mag ik dan een hapje of drankje bij de bar halen? Ja, dat mag.

 

Zonder check-app

Kies je om welke reden voor een evenement zonder Corona Toegangsbewijs, dan is en blijft het een lastig pakket aan regelgeving. Zo moet je bij de uitgifte van de catering op jouw evenement aan het volgende denken:

Uitgifte
- Tussen bezoekers en medewerkers is een veilige afstand van ten minste 1,5 meter gecreëerd.
- Is die afstand minder dan wordt voorzien in plexiglazen afscheiding tussen uitgiftepunt en medewerkers.
- Etenswaren worden bij voorkeur per persoon verpakt gepresenteerd.
- Eten en drinken wordt bij voorkeur in disposables gepresenteerd of in serviesgoed dat op hoge temperatuur is afgewassen.
- Er staan voldoende afvalbakken om alle disposables in weg te gooien, gasten worden geïnstrueerd verpakkingsmaterialen, servetjes etc . zelf weg te gooien.
- Dranken en etenswaren worden zo mogelijk via take-away methodiek gepresenteerd of uitgeserveerd.
- Warme gerechten worden vanachter “spuugkappen” gepresenteerd door medewerkers.
- Medewerkers dragen handschoenen.
- Buffetten staan opgesteld in een andere ruimte dan waar eten en drinken genuttigd worden of de ruimte is zodanig ingedeeld dat er sprake is van duidelijke fysieke scheiding tussen uitgifte en het nuttigen van dranken en etenswaren.
- Er is sprake van eenrichtingsverkeer langs de buffetten, routes worden op de vloer en middels borden duidelijk aangegeven.
- Bij buffetten zien toezichthouders toe op het houden van voldoende afstand van elkaar, de afstand is aangegeven op de vloer. - Indien bij horeca-punten geen sprake is van ‘doorstroom’ van bezoekers, dienen bezoekers te worden geplaceerd en tafels / stoelen, conform horeca-protocol, gedesinfecteerd. 

Aanvulling ten behoeve van beurzen
- Het verstrekken van drinken en etenswaren wordt beperkt tot de daarvoor aangewezen horeca-punten. Het verstrekken van consumpties door exposanten in hun stands is toegestaan, mits veiligheid kan worden gegarandeerd middels toepassing van bovenstaande richtlijnen.
- De organisator en de locatie dienen de naleving hiervan te controleren.

Uitgaande van een congres in een binnenlocatie gelden dan voorts de volgende 'algemene' maatregelen, afhankelijk van wel of geen coronatoegangsbewijs, die dus in onze ogen ook gelden voor het cateringgedeelte van het evenement:

Evenementen binnen, met coronatoegangsbewijs:

• Het evenement vindt binnen plaats.
• Alle bezoekers hebben een vaste zitplaats.
• Een coronatoegangsbewijs  is verplicht.
• Bezoekers hoeven geen 1,5 meter afstand te houden.
• Een bezoekersnorm van 2/3e van de reguliere capaciteit.

Evenement binnen, zonder coronatoegangsbewijs:

• Het evenement vindt binnen plaats.
• Alle bezoekers hebben een vaste zitplaats.
• Er is geen coronatoegangsbewijs nodig.
• Bezoekers moeten 1,5 meter afstand van elkaar houden.
• Bezoekersnorm: alle bezoekers moeten 1,5 meter afstand van elkaar kunnen houden. Dat is circa 1/3e van de reguliere bezoekerscapaciteit.

>> Heb je bijvorbeeld als cateraar al ervaring? Heb je andere inzichten of feiten? Deel jouw kennis hieronder of in de linkedin-discussie. Zowel Sven Boelhouwer (No Desk) als Els Baelde (THAT'S ELSE) reageerden al op LinkedIn: