Eventtrends in de praktijk: benut je kansen met bezoekersregistratie, 10 tips!

29-01-2019 - In het laatste EventBranche Magazine stonden we 20 pagina's lang stil bij de #EventTrends2019, en de kansen en ontwikkelingen die 2019 ons brengt. Maar hoe speel je als organisator in op deze ontwikkelingen, en hoe zorg je ervoor dat je deze kansen ook benut? We vroegen Michiel Droog van registratiespecialist Invitado uit Rotterdam zijn licht te laten schijnen op de door ons gesignaleerde trends, en dat leverde heel veel goede tips op:

Meer ruimte voor nieuwe technologie

'Kom op, joh,' spoorden wij onze lezers aan als het om het inzetten van nieuwe technologie ging. Als voorbeeld noemden we gezichtsherkenning. 'Wij bieden dat al een tijdje aan,' reageert Michiel Droog. 'Veel organisatoren hebben nog wat last van koudwatervrees en ook veel bezoekers vinden het nog een beetje spannend.'

Geen wonder, want in de media lees je regelmatig spookverhalen over telefoons die te hacken zijn met een simpele pasfoto. Of over de Big Brother-achtige wijze waarop gezichtsherkenning in China wordt gebruikt. Voor de toegangscontrole bij events is gezichtsherkenning echter een snelle, veilige en gebruiksvriendelijke optie. 'Binnen zonder kaartje, superhandig toch?' stelt Droog. 'Zolang je je als organisator maar aan de AVG houdt en samenwerkt met partners die de privacy van je bezoekers respecteren.'

Plastic weg, papier wordt digitaal
Het streven naar duurzaamheid, ook de eventbranche doet er volop aan mee. Waarom zou je nog een duur programmaboekje of een dikke beurscatalogus laten drukken, als al die informatie ook in een app kan? 'Goede vraag,' knikt Droog. 'Met een beurs-, congres- of event app ben je veel flexibeler, kun je informatie maar ook advertenties personaliseren en kun je direct in contact komen met de gebruikers.' De mogelijkheden zijn eindeloos, denk bijvoorbeeld aan een clickable plattegrond van je beursvloer.

Maar let op: een app mag nooit een doel op zich zijn. Je moet goed nadenken hoe je een app inzet, hoe hij een onderdeel van je communicatie wordt en hoe je ervoor zorgt dat je bezoekers hem ook daadwerkelijk gaan downloaden en gebruiken. Goede content is daarvoor natuurlijk een vereiste.

3 TIPS OM HET GEBRUIK VAN JE APP TE STIMULEREN:
1. Verstrek je e-tickets via je app. Dan komen je bezoekers meteen en in een vroeg stadium al met de app in aanraking.
2. Posters bij de entree met een QR-code die de bezoeker afhankelijk van zijn telefoon meteen naar de goede app store stuurt is ook een goed idee.
3. Of nog beter: stuur je bezoekers zodra ze zich bij de entree registeren geheel automatisch een sms'je met de goede link als ze de app nog niet hebben gedownload. Dat kan natuurlijk alleen als je ze bij de online registratie om hun mobiele nummer hebt gevraagd.

En hoe zit het met plastic? 'Zeker, wij bieden naast kartonnen ook kunststof badges aan, óók van gerecycled materiaal,' reageert Droog. 'Meteen maar weer een tip: zet het er duidelijk op als de badges ecologisch verantwoord zijn geproduceerd, dat voorkomt vragen.'

Rust, zen, mindfulness…
Een event wil op alle fronten prikkelen, maar de bezoekers kunnen ook overprikkeld raken. Daarom worden op steeds meer events plekken ingeruimd waar de gasten even op adem kunnen komen. Droog waarschuwt voor negatieve prikkels bij de entree: 'Lange rijen, een onduidelijke routing… Terwijl het op zich zo eenvoudig is om bij de ingang meteen al rust te creëren.' Met de volgende praktische tips zorg je ervoor dat je gasten fris en positief aan hun beurs-, congres- of eventdag beginnen:

5 TIPS VOOR EEN SOEPELE ON-SITE REGISTRATIE

1. Zorg voor voldoende scanstations
Maak een inschatting van hoeveel bezoekers je op het piekmoment verwacht. Je registratiespecialist weet precies hoeveel bezoekers er per minuut per scanstation verwerkt kunnen worden. Wat rest is een eenvoudige rekensom.

2. Zorg voor een goede internetverbinding
Voorkom dat traag internet de doorstroming belemmert. Laat de registratiespecialist geen gebruik maken van het gastnetwerk dat ook door de bezoekers wordt gebruikt, want wat doen die als ze even moeten wachten? Precies, ze pakken hun telefoontje en gaan massaal online. 'Wij werken daarom het liefst met een bedrade internetverbinding,' vertelt Droog. 'En als het nodig is, richten we ons eigen 4G-netwerk in.'

3. Maak elk scanstation multifunctioneel
De eenvoudigste manier om te voorkomen dat bezoekers in de verkeerde rij kunnen gaan staan, is door ervoor te zorgen dat elk scanstation elk type bezoeker kan verwerken. Ook de bezoekers die hun ticket vergeten zijn. Een heldere briefing van de hostessen voor aanvang van het event is dan wel essentieel.

4. Print je badgekaarten ter plaatse
Een grote bak met voorgedrukte badges, al dan niet op alfabetische volgorde, dat is echt niet meer van deze tijd. Er zijn verschillende oplossingen om badges snel en mooi ter plekke te personaliseren. Die zijn stuk voor stuk minder tijdrovend dan het zoeken naar de juiste badge.

5. Denk na over de plaatsing van je balies
'Onze ervaring is dat bezoekers het prettig vinden als de balies loodrecht op de rij geplaatst zijn, zodat ze er als het ware tegenaan lopen,' vertelt Droog. 'Het daadwerkelijke registreren wordt als minder stressvol ervaren als er een momentje met persoonlijke aandacht van gemaakt wordt, hoe kort dat momentje ook is.'

Verrijken van data
Kan dit nog wel, na de intrede van de AVG? Michiel Droog is stellig: 'Natuurlijk. De AVG is geen obstakel maar een meetlat, las ik laatst. En zo is het ook. Er mag nog heel veel, zolang je maar weet wat je doet en je je aan de regels houdt. Sla je bezoekersdata dus op één centrale, veilige plek op, en sluit daar alles op aan: online registratie, de registratie op locatie, je event app, eventuele leadscanners.'

'Werk met een partij die investeert in de ontsluiting van die data,' vervolgt hij. 'Via live-statistieken en rapportages. Leer je bezoekers kortom kennen, en doe daar je voordeel mee bij de organisatie van een volgend event. Ook na de AVG blijft het essentieel om alles uit je data te halen. Alleen zo kun je je bezoekers optimaal bedienen.'

TIP: Organiseer je een terugkerend evenement, overweeg dan te investeren in een solide koppeling met je CRM. Excelletjes exporteren en mailen, het is niet nodig en bovendien wachten op een datalek. En dat is iets wat jij en je bezoekers écht niet willen.


Wil jij weten hoe je alles uit je registratiedata haalt? Op donderdag 31 januari is Michiel tussen 14.00 en 16.00 uur te vinden in het expertmeetingpoint van CLC-VECTA op de EventSummit in Ahoy.

Meer lezen over Invitado? Naar aanleiding van het 12,5 jarig jubileum van deze Rotterdamse registratiespecialist interviewden wij Michiel Droog en zijn compagnon Lodewijk Bovy. Lees dit interview hier.

0 Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst. Reageer
>GERELATEERD uit Eventbranche Select®
  1. EventOplanner

    EventOPlanner is een uitgebreid platform waarmee snel en betaalbaar event-apps en locatie-apps in elkaar worden...
  2. aanmelder.nl

    Eenvoudig evenementen organiseren doe je met aanmelder.nl
  3. Azavista

    Azavista verhelpt de ergernissen van zakelijke evenementprofessionals door te zorgen voor een efficiëntere...
  4. deRegistratiebalie

    Organiseer je een beurs, congres of evenement? Zorg dat je deRegistratiebalie kent!
  5. Lyyti

    Lyyti is in Nederland! Lyyti levert software voor een probleemloos uitnodigings- en registratie traject van je...

EventBranche supporting partners

 

EventBranche preferred partners