Eventprofessional: een kijkje in de wereld van Chanine Steffers (NBC Nieuwegein)

'Ik organiseer events variërend van 200 tot wel 6.000 personen. Voor mij is elke dag weer anders en afwisselend, want geen enkel event is hetzelfde. Voor mij is het echt een uitdaging om elk event tot een groot succes te maken. Ik vind het een kick om mee te denken met de invulling daarvan.'

Hoe ga je te werk?
'Het begint meestal met een eerste inventarisatie van de wensen. Ik nodig opdrachtgevers altijd uit bij het NBC, zodat ze zelf kunnen ervaren of de ambiance aansluit bij wat ze zoeken. Dit soort trajecten, van een eerste inventarisatie tot het event zelf, duren soms wel een jaar. In die hele periode ben ik het aanspreekpunt voor de opdrachtgever. Voor tussentijdse besprekingen over het draaiboek maar ook op de dag zelf ben ik aanwezig. Wij horen vaak terug van de opdrachtgever dat ze het erg waarderen om één aanspreekpunt te hebben gedurende het hele traject. Dit is vaak ook een van de redenen waardoor ze jaarlijks bij ons terugkomen en komen.´

Wat maakt het NBC tot zo’n unieke evenementen- en vergaderlocatie?
'Bij ons kan werkelijk alles. We hebben in de basis een neutrale locatie die we helemaal kunnen aankleden conform de wensen van een klant. Ik vind daarbij ‘de boodschap van het event’ het meest belangrijk, verder is het van belang dat de locatie aansluit bij de doelgroep. Voor mij is een event geslaagd als een opdrachtgever aan het einde van de dag naar me toe komt en zegt dat het een groot succes was. Daar haal ik mijn voldoening uit. Verder vind ik het belangrijk dat iedereen zich helemaal welkom voelt. Vanaf het moment van aanvraag tot aan de dag van het event zelf. Bij ons moet elke gast zich even welkom voelen. In principe is geen wens of vraag ons te gek. Hoe gekker de wens, hoe groter de uitdaging voor mij is. Op een enkele uitzondering na dan. Een paar jaar geleden kregen we een aanvraag voor een ‘grow shop event’. Dat hebben we toen niet gedaan, maar verder is geen zee ons te hoog en gaan we geen uitdaging uit de weg.'

Waar moeten klanten vooral op letten bij het boeken van een locatie?
'Vaak vergelijken opdrachtgevers appels met peren als het om verschillende event locaties gaat. Het is vooral goed om te kijken of alles bij de prijs is inbegrepen of dat men achteraf op nacalculatie moet bijbetalen. Dus kijk goed of je bijvoorbeeld moet betalen voor parkeren, iets wat bij het NBC gratis is. Maar check ook of je moet bijbetalen voor zaken als wifi, of extra personeelskosten. En informeer hoe de koffie wordt bereid; krijg je filterkoffie of koffie van echte bonen? Onze offertes zijn helder en transparant zodat er geen verrassingen achteraf zijn. En onze koffie is inmiddels befaamd.'

Is het vak in 8 jaar veranderd?
'Het vak is zeker veelzijdiger geworden. Trajecten met opdrachtgevers duren langer en er komt meer bij kijken. We krijgen steeds vaker de rol van een eventbureau en -locatie in één. Mede door de recessie worden we steeds meer gevraagd voor advieswerk en worden we gevraagd mee te denken over de invulling van een event. Vroeger ging het alleen om een zaal met catering, nu zijn zaken als beleving en kwaliteit erg belangrijk. Wat we ook steeds vaker zien is een combinatie van events. Dus bijvoorbeeld een personeelsfeest combineren met een inhoudelijke sessie met een specifiek thema. Ook wordt vandaag de dag de interactie met het publiek steeds belangrijker, in plaats van alleen een verhaal te vertellen. Je ziet ook dat de persoonlijke event-app een trend is van deze tijd, dit kunnen wij de opdrachtgevers ook gratis als extra service aanbieden.'

Wat is je grootste angst wat er kan gebeuren bij een event?
'Ik ben alleen bang voor dingen die met overmacht te maken hebben. Een paar jaar geleden zat plotseling een deel van Nieuwegein, waaronder het NBC, zonder stroom terwijl wij helemaal vol zaten. Tja, dan moet je plotseling improviseren, zoals kaarslicht op het toilet regelen. Of klanten die hun presentatie niet kunnen beameren, maar alles op papier laten schrijven. Van dit soort situaties word je wel heel creatief overigens.'

Wat doe je na de volgende 8 jaar?
'Dat weet je natuurlijk nooit, maar ik verwacht dat ik in een adviserende en organiserende rol blijf. Dat zit in mijn bloed, Het is mijn passie om het mensen naar de zin te maken.'