In deel I van Eventmarketing en live communicatie voorgoed veranderd besteedde EventBranche.nl al aandacht aan de veranderende rol, kennis en vraag van de opdrachtgever. In het verlengde daarvan deel II: het bestaansrecht, de meerwaarde van eventbedrijven; van dozen schuiven naar transparante meerwaarde, effect, impact en zelfs ROI.
Lopende eventzoekmachines
In den beginne...was er niets, helemaal niets. Tenminste niets online waar een opdrachtgever of organisator van evenementen alles kon vinden voor zijn of haar evenement. Bureaus hadden een soort monopolipositie als het ging om telefoonnummers van artiesten, de juiste cateraar, korting op de locatiehuur, etc etc. Het mag geen geheim meer zijn dat juist daar de prettige marge voor heel veel bureaus zat. Daarnaast waren er ook toen al bureaus die zich onderscheiden op het gebied van creatieve concepten en later ook op het gebied van integratie binnen de marketing- en communicatiemix. Daarbij was er weinig vraag naar eindeffecten. Waren toeleveranciers vooral toeleveranciers en verzorgde een locatiehouder voor het 'onderdak'.
Professionelere opdrachtgever, meer in de openbaarheid
Twee belangrijke ontwikkelingen in de eventbranche zorgden vervolgens hand in hand voor een volledige omslag. Niet alleen ontwikkelden opdrachtgevers van evenementen zich in no time van onwetend naar spil en aansturend in het organisatieproces, al was het maar omdat evenementen een duidelijke corporate doelstelling en inhoud meekregen. Daarmaast zorgde de opkomst van internet voor een definitieve verandering: alles was te vinden op het wereldwijde web en daarmee verloor het bureau opeens een belangrijke kracht binnen zijn meerwaarde. Alles was opeens openbaar en transparant. Dat betekende dat veel bedrijven in de eventbranche in hun rol en hun meerwaarde moesten veranderen. Het bureau bewoog zich of naar de logsitieke regelneef of naar het strategische adviesbureau. De toeleverancier knokte niet langer om die ene prijs van dat ene product, maar moest zijn rol aanpassen in expertise partner, die onderdeel is van het cocreatieproces dat vooraf gaat aan het behalen van de grootste impact met het evenement. Dat om de simpele reden dat er gewerkt werd vanuit een doelstelling in plaats van een leuk moment neerzetten of organiseren. Dus werd het toegeleverde niet meer een apart onderdeel, maar heel nadrukkelijk een onderdeel van een veel groter geheel.
Wie is de Spil?
In de laatste fase van de professionalisering van de eventbranche ontstaat nog weer een andere situatie: de opdrachtgever of organisator heeft direct contact met het bureau als deze nog wordt ingeschakeld, maar veelal ook met de locatie en de toeleveranciers. Dat betekent niet alleen dat al deze partijen moeten weten hoe de opdrachtgever het evenement wil gaan inpassen in zijn marcom-mix, maar dat het ook te allen tijde onderlegd moet zijn om de spil in het proces te kunnen zijn. Zo zijn er opdrachtgevers die de locatie als partner nemen, maar er zijn ook genoeg evenementen waarbij bijvoorbeeld de partij die interactie verzorgt de hoofdrol heeft als sparringspartner van de organisator. Tegelijkertijd zijn er bureaus die als vaste sparrings- en adviespartner gezien worden door het organiserende bedrijf. En nog altijd bureaus die ingehuurd worden voor de perfecte organisatie.
Voor alle eventbedrijven geldt een aantal zaken inmiddels per definitie:
-> Geen product meer zonder expertise en ervaring en de daarbijhorende meerwaarde
-> Die combinatie moet zorgen voor een schakel in het grotere geheel ipv een los element
-> Daarbij moet iedere eventpartij haar eigen meerwaarde aan kunnen tonen en bloot kunnen leggen binnen het totale traject/project: wat is de toegevoegde waarde van ieder onderdeel binnen het concept
-> Segmentatie en een duidelijk specialisme zijn daarbij in heel veel gevallen essentieel
-> Het uiteindelijke bestaansrecht van de gehele branche valt of staat bij het effect en de impact van ons gezamenlijke live moment/traject. Kunnen we die meerwaarde niet aantonen, dan is Google het grootste eventbureau en gaan we weer terug naar dozen schuiven, zonder dat we daar nog marges op kunnen gooien, want alles is transparant. Tonen we gezamenlijk met alle onze specialismes de optelsom van alle onderdelen van het evenement op en is de gezamenlijke som goed voor significante meerwaarde...och dan is de toekomst aan ons: eventmarketing en live communicatie.
