Event Sites: nieuwe registratiepartner voor evenementen
´Een goed doordacht communicatietraject is meer dan het automatiseren van een uitnodigingstraject', laat het nieuwe registratiebedrijf Event Sites weten.
'De RSVP kaart is al een tijdje verdwenen, maar de mogelijkheden die er zijn om het registratietraject van een event écht aan te laten sluiten bij een event worden voor het overgrote deel nog niet gebruikt´, vertelt Mels Praat, directeur van Event Sites. 'Registratiepartners die een geautomatiseerd uitnodigingstraject aanbieden zijn er al een tijdje. Maar een partner die de vormgeving én de inhoud van het communicatietraject volledig laat aansluiten bij de thematiek, de inhoud en de uitstraling van het event, die was er nog niet.'
Mels kent de kracht van een goed voortraject: 'Het registratietraject is een zeer krachtig communicatiemoment van de eventorganisator richting zijn doelgroep. Communiceren is namelijk het vertellen van een boodschap. Het registratietraject is het eerste moment om deze boodschap te delen met de doelgroep. Dit lijkt stelselmatig onderschat te worden in de eventbranche, want vaak staat de registratie van de bezoeker centraal in het communicatietraject. Tenslotte blijft het meest voor de hand liggende doel antwoord op de vraag of genodigden wel of niet zullen komen. Maar: ‘er is veel meer potentie uit te halen’, aldus Event Sites. 'Door de inhoud van het communicatietraject af te stemmen op het event en de bijbehorende thematiek, wordt de boodschap van het evenement versterkt.'
Centraal
'Het creëren van logistieke oplossingen, het vergroten van het gebruiksgemak en de betrokkenheid van de doelgroep én het communiceren van een boodschap zouden centraal moeten staan tijdens een goed doordacht uitnodigingstraject. Het daadwerkelijk registreren van de genodigden is een praktisch gevolg van deze communicatie-uiting', aldus Mels.
Sfeer overbrengen op thuisblijver
'Daarnaast haalt de organisator niet alleen het maximale uit zijn contact met de bezoeker, maar ook met degene die zijn verhinderd op de dag van het event. Want ook zij zullen de boodschap ontvangen, meer betrokken worden bij het evenement of de organisator daarvan en de sfeer van het event proeven. Event Sites ontwikkelt dan ook de beste communicatiemiddelen die aansluiten bij uw boodschap. Dit heeft een krachtiger event tot gevolg, waarvan de boodschap langer in leven blijft.'
