Evenement organiseren: het selecteren van een evenementenbureau
Als het opdrachtgevende bedrijf besloten heeft de organisatie van een evenement extern uit te besteden, blijft het een lastige klus om het juiste evenementenbureau te vinden. Ook als u slechts een deel van de organisatie uitbesteedt, doet u er goed aan een kwalitatief bureau te selecteren.
Het is een prima idee om mensen uit het eigen bedrijf in te schakelen voor de organisatie van een evenement. Er zijn voldoende bedrijven in Nederland die inmiddels beschikken over een eigen eventmanager(s) binnen hun marketingafdeling. Let wel op, want de organisatie van een goed evenement neemt vaak veel meer tijd in beslag dan organisatoren en ook de directie van uw bedrijf van te voren kunnen inschatten. Omdat de organisatie van een evenement in veel gevallen bovenop de 'gewone' werkzaamheden komt, is tijdgebrek een veel gehoorde klacht. Om dat probleem te omzeilen en om gebruik te maken van de creativiteit en knowhow van evenementenbureaus is het aan te bevelen om bij (de grotere) evenementen efficiente organisatiebureaus in te schakelen.
Soorten bureaus
Veel bureaus in de eventbranche gebruiken nog het 'wij organiseren alles'-principe. Er zijn maar weinig bedrijven die zich echt segmenteren. Voor uzelf kunt u evenementenbureaus in grote lijnen onderverdelen in 3 categorieen:
1. Eventmarketingbureaus - deze bureaus kunnen uw evenement perfect inpassen in uw communicatie- en marketingmix.
2. Organisatiebureaus - de meerwaarde van een organisatiebureau zit hem vooral in de handjes, het logistieke en creatieve deel.
3. Bedrijfsuitjes - evenementenbureaus gespecialiseerd in bedrijfsuitjes beschikken over kant-en-klare producten.
De keus van een evenementenbureau
Wanneer het besluit is gevallen om een organisatiebureau in te schakelen voor de organisatie van uw evenement, staat u nog voor de lastige keus om het juiste bureau te kiezen dat bij uw bedrijf en uw doelstellingen past. In Nederland zijn inmiddels enkele honderden evenementenbureaus actief. In het huidige internettijdperk is het eenvoudig om evenementenbureaus te zoeken en te vergelijken aan de hand van cases en referenties. Let wel, een prachtige internetsite betekent niet altijd een 'prachtig bureau'. Aan de hand van de door ons geselecteerde evenementenbureaus EventBranche Select en het nieuws over evenementenbureaus kunt u alvast een voorselectie maken.
Extra's
Een losstaand evenement of feest heeft zijn beste tijd gehad. U doet uzelf ook te kort om als losse flodder een evenement te organiseren. Denk hierbij eens aan het voor- en natraject van een evenement, waarop u het moment van communiceren langer maakt. Ook zijn er evenementenbureaus die een prima Return on Investment voor u kunnen berekenen of op zijn minst een vorm van effectmeting kunnen aanbieden. Kortom, kom beslagen ten ijs en benut de vele mogelijkheden van een goed evenementenbureau.
Tips:
- vorm een organisatieteam met mensen uit uw bedrijf, het organisatie- of evenementenbureau en de belangrijke toeleveranciers.
- er zijn evenementenbureaus die geld vragen voor een offerte, vraag dit altijd even na alvorens een offerte aan te vragen.
- als u gaat pitchen, zorg er dan voor dat u niet te veel evenementenbureaus laat meepitchen. Maak een voorselectie om veel onnodig werk en irritatie te voorkomen.
- brancheverenigingen als IDEA, CLC VECTA, VeBON etc bieden kwalitatief goede evenementenbureaus. Bij het FEP (Freelance EventProfessionals) vindt u kwalitatieve freelancers net als bij 7Beaufort.
