Evenement organiseren: het selecteren van de evenementenlocatie
Naast de rationele afmetingen en cijfers hebben veel evenementenlocaties ook een bijzondere emotionele waarde: van sfeervol tot zakelijk en van trendy modern tot industriële evenementenlocatie. Welke evenementenlocatie u ook kiest, zorg er voor dat de accommodatie voldoet aan de eisen voor uw evenement.
Het locatieaanbod in Nederland is enorm. U kunt het zo gek niet verzinnen of er is wel een evenementenlocatie voor. Zoek aan de hand van uw doelstelling, doelgroep en concept uw passende evenementenlocatie. Door juist een contrasterende evenementenlocatie te kiezen, kunt u ook een zeer aangenaam effect te weeg brengen. Denk hierbij aan lanceringsevenenement van een nieuwe gadget in een oude fabriekshal...In hele grote lijnen kunt u evenementenlocatie verdelen in drie hoofdgroepen:
1. Vaste evenementenlocaties (gebouwen, of interne locatie)
2. Tentenverhuur, tijdelijke locaties en accommodaties (tentstructuren)
3. Bewegende locaties (voertuigen en schepen)
Juiste grootte
Het ligt voor de hand om te zeggen dat je met een groep van 10 gasten niet in de grote ruimte van de RAC Hallen moet gaan zitten, maar met 10 man aan een tafel middenin de enorme fabriekshal kan ook weer een heel aardig effect te weeg brengen...Dit om maar even aan te geven dat creativiteit de standaard regels kan doorbreken. Toch hierbij de richtlijnen voor het aantal gasten per vierkante meter. Uitgaande van een evenementenlocatie met 500 vierkante meter gebruiksoppervlak:
- receptie/ feest (staand): 600 gasten
- congres (zittend): 500 gasten
- diner (met dansvloer): 300 - 350 gasten
Tips:
- Net als het evenementenbureau beschikt de locatie over veel eigen expertise en ervaringen. Maak daar gebruik van.
- Let ook goed op alle randvoorwaarden: bereikbaarheid, extra parkeerkosten, geluidsoverlast, omgeving, aanwezige faciliteiten etc.
- Veel evenementenlocaties beschikken over meerdere ruimtes. Denk gezamenlijk na over hoe het concept het best verdeeld kan worden over deze ruimtes.
- Bekijk ook de mogelijkheden in de omgeving: kan er een tent bij geplaatst worden, activiteiten georganiseeerd worden etc.
- Veel locaties zetten zichzelf in de markt met van ... tot...aantallen. Analyseer of de locatie nog altijd geschikt is als alle aankleding en attributen voor uw evenement in de evenementenlocatie zijn gezet.
- In het kader van costsharing: vraag aan de locatie of u wellicht kunt profiteren van een evenement dat voor of na uw eigen evenement plaats vindt. Het kan maar zo duizenden euro's schelen op het gebied van logistiek of aankleding.
