EVENEMENT ORGANISEREN - Evenement organiseren is de checklist voor het organiseren van een evenement. EventBranche.nl neemt u stap voor stap door de organisatie van een evenement. Evenement organiseren stap 9: hostessen en promotie.
Hostess en promotie
Net als zo veel onderdelen van uw evenement is het inzetten van hostessen of promotiemedewerkers zo succesvol als uw briefing. Een kwalitatief hostessenbureau kan namelijk zorgen voor de perfecte ontvangst en sfeer voor uw gasten.
TIPS:
DON’T: goedkoop, duurkoop?
Denk goed na over de rol die een hostess op uw evenement moet gaan vervullen. Zij zijn op het evenement de gastvrouw of –heer namens uw bedrijf op merk, dan verdient het de grootste zorg om de juiste personen daar te hebben staan en zijn studenten die even een zakcentje bij komen verdienen niet altijd geschikt.
Denk goed na over de rol die een hostess op uw evenement moet gaan vervullen. Zij zijn op het evenement de gastvrouw of –heer namens uw bedrijf op merk, dan verdient het de grootste zorg om de juiste personen daar te hebben staan en zijn studenten die even een zakcentje bij komen verdienen niet altijd geschikt.
DO: brief alle hostessen voor het event
Een goed hostessenbureau zal er zelf op aansturen, maar zorg altijd voor een gedetailleerde briefing. De gastvrouwen en –heren staan er namens u, verwoorden uw doelstelling en uw boodschap. In de meeste gevallen zijn zij het eerste en laatste aanspreekpunt van uw gasten op het evenement, dus onderschat het niet. Kleding, manier van aanspreken, juiste informatie, het moet allemaal kloppen.
Een goed hostessenbureau zal er zelf op aansturen, maar zorg altijd voor een gedetailleerde briefing. De gastvrouwen en –heren staan er namens u, verwoorden uw doelstelling en uw boodschap. In de meeste gevallen zijn zij het eerste en laatste aanspreekpunt van uw gasten op het evenement, dus onderschat het niet. Kleding, manier van aanspreken, juiste informatie, het moet allemaal kloppen.
DON’T: bespaar niet op het aantal
Niets zo vervelend als een onbemande garderobe, in een lange rij om in te schrijven, of in de rij om informatie in te winnen. Als u het doet, doe het dan goed.
Niets zo vervelend als een onbemande garderobe, in een lange rij om in te schrijven, of in de rij om informatie in te winnen. Als u het doet, doe het dan goed.
DO: check cases en referenties
Ook dit is weer een tak van sport waar het checken van cases en referenties aandacht verdient. Zeker in dit internettijdperk kunnen online bureaus heel veel voorstellen, met prachtige foto’s van medewerkers. Zorg voor schriftelijke zekerheid op het gebied van bijvoorbeeld verzekeringen, opkomstzekerheid, etc.
Ook dit is weer een tak van sport waar het checken van cases en referenties aandacht verdient. Zeker in dit internettijdperk kunnen online bureaus heel veel voorstellen, met prachtige foto’s van medewerkers. Zorg voor schriftelijke zekerheid op het gebied van bijvoorbeeld verzekeringen, opkomstzekerheid, etc.
TRENDS:
De multifunctionele hostess
Hostess en promotiebedrijven hebben al een tijdje in de gaten dat het inhuren van alleen een gastheer of gastvrouw niet rendabel is. Tegenwoordig kunnen de hostessen eigenlijk iedere vorm van live communicatie op zich nemen. Van het scannen van bezoekers, tot het verkopen of promoten van uw product tot een prettige menselijke aanvulling op de (audio)visuele informatieverstrekking tijdens uw evenement of congres. Tegenwoordig hebben veel locaties de beschikking over interactieve schermen met informatie over het congres, de spreker of het programma van uw evenement. Om de afstandelijkheid die daardoor ontstaat kan een levende hulp erg prettig zijn.
Kwalitatieve evenementenhostessen en –promotie?
