Het evenementenbureau
Het is een hele reële afweging: organiseer ik het zelf, of neem ik een bureau in de hand? Factoren als budget, tijd, kennis van de eventmarkt en de complexiteit van het doel van het evenement buiten beschouwing gelaten: een bureau heeft grofweg twee grote meerwaardes. Ten eerste de logistieke uitvoering tot in de perfectie regelen, ten tweede zijn er bureaus die zich hebben gespecialiseerd in eventmarketing en –communicatie en dus op strategisch niveau mee kunnen denken over de juiste integratie van live communicatie in de bedrijfscommunicatie en –marketing. Een bureau inschakelen, denk dan aan het volgende:
TIPS:
DON’T – Internet is niet heilig
In uw zoektocht naar een goed bureau voor uw specifieke doelstelling geldt: de allermooiste site is niet altijd het allerbeste bureau. Zorg altijd voor 1-op-1-contact.
DON’T – Een pitch is geen markt
Als u gaat pitchen, zorg er dan voor dat u niet te veel evenementenbureaus laat meepitchen. Maak aan de hand van uw doelstelling en de concrete bureauvraag een voorselectie om veel onnodig werk en irritatie te voorkomen. Er zijn evenementenbureaus die geld vragen voor een offerte, vraag dit altijd even na alvorens een offerte aan te vragen.
DO – Branchevereniging als keurmerk
Brancheverenigingen als IDEA, CLC VECTA, VeBON etc bieden kwalitatief goede evenementenbureaus en kunnen met hun toelatingseisen best gezien worden als keurmerk. Bij het FEP (Freelance EventProfessionals) vindt u kwalitatieve freelancers net als bij 7Beaufort.
DO – Transparantie
Geef het bureau, zeker als u wilt dat er strategisch wordt meegedacht zo veel als mogelijk informatie over uw bedrijf. Des te beter kan het concept aansluiten op uw doelstelling en de situatie in uw bedrijf. Van de andere kant kunt u bureaus gerust vragen om een open kostenberaming.
TREND:
Profiteer van de segmentatie
Tot voor kort riep bijna ieder bureau dat ze nooit NEE verkochten en eigenlijk alles konden organiseren. In die periode was het helemaal een struggle om het juiste bureau te vinden. De ontwikkeling in de eventbranche van de laatste paar jaar is er eentje van duidelijke segmentatie. Bureaus geven vaak op hun site al aan waar hun expertise en kracht ligt. Van die trend kunt u optimaal profiteren wanneer uw doelstelling duidelijk is, uw doelgroep en dus ook het waarom van het inzetten van een bureau. Hetzelfde geldt overigens voor de vele freelance eventprofessionals.
Maak gebruik van onze checklist tool.
