De deelnameregistratie
Mocht u denken dat het registreren van bezoekers op uw evenement niet veel meer is dan het bijhouden van wie wel en wie niet komt, dan raden wij u aan zich te verdiepen in de deelnameregistratiebedrijven. Al is het alleen maar omdat de uitnodiging in veel gevallen het eerste moment is van uw evenemententraject. Goede deelnameregistratie zorgt voor een kwalitatief voortraject.
TIPS:
DON’T: Knutsel niet zo maar een site in elkaar
Het is heel verleidelijk: even een collega een registratieformulier op een site zetten en klaar. Maar niet alleen geeft dat een amateuristisch beeld van uw zakelijke evenement, ook mist u de kracht en de mogelijkheden van goede registratie.
DO: Maak van de registratie een voortraject
Een evenement is allang niet meer een moment op zich. Zorg daarom voor een goed voor- en natraject met het event als hoogtepunt. De registratiesite en mailing kunnen een prima voorprogramma zijn van het event. Denk aan video’s van sprekers op de registratiesite of kleine tipjes van de sluier in de uitnodiging. Het is uw begin van de communicatie rondom het evenement.
DO: beperk de no show
Na de uitnodiging, het inschrijven/aanmelden en de bevestiging, kunt u er voor kiezen om enkele dagen voor het evenement een reminder te sturen, waarbij uw gasten nog een kans krijgen om af te melden. Zo beperkt u de no show, want er is niets vervelender, kostbaarder en slechter voor uw waste dan mensen die zich wel hebben aangemeld maar niet komen opdagen.
TREND:
Mogelijkheden door technologie oneindig
Het gaat hard met de technologische ontwikkelingen. Daardoor kunnen registratiebedrijven u helpen met interactieve aanmeldsites, persoonlijke mailingen, reminder-sms of geïntegreerde social media. In de praktijk zijn de mogelijkheden enorm: interactieve gastenlijst waardoor uw gasten al voor het evenement met elkaar in contact kunnen komen; social media groepen waar gasten al kunnen discussiëren over de inhoud; video’s op de aanmeldpagina om te enthousiasmeren; eenvoudige aanmeldprocedures met als toegangsbewijs een streepjescode op uw smartphone; een ouderwetse kaart als uitnodiging met daarin een persoonlijke videoboodschap…; kortom, maak gebruik van de mogelijkheden en expertise van deze specialistische schakel in uw evenement. Het is de eerste indruk van uw gast met het event en die kans heeft u maar één keer.
Kwalitatieve registratiebedrijven? www.eventbranche.nl/select/toeleveranciers/deelnemersregistratie/
