Deelnameregistratie: 'Fysieke registratie op een event zal nooit verdwijnen'

Zal de fysieke registratiebalie geheel verdwijnen of blijft dit te allen tijden een onderdeel van de binding met je klanten? EventBranche.nl vroeg een aantal deelnameregistratiebureaus om hun mening.

De bureaus zijn het anoniem met elkaar eens: de technologische toepassingen die worden ingezet bij het registreren van bezoekers moeten passen bij het evenement en de doelgroep. Daarnaast moet het de gast dienen, beleving creëren en het proces ondersteunen. Maar door de komst van deze nieuwe technologieën zijn er ineens veel meer mogelijkheden die het gastheerschap efficiënter kunnen laten verlopen.

Ticket op je smartphone
Hierdoor wordt ook de bezoeker steeds kritischer over de registratie en de informatievoorzieningen op evenementen. Zo moet de aanmeldingsprocedure bijvoorbeeld eenvoudig verlopen via PC, tablet en smartphone. ‘Ook printen bezoekers hun e-tickets minder vaak uit en worden deze getoond op een mobiele telefoon. Het is efficiënt en bovendien valt dit proces binnen maatschappelijk verantwoord ondernemen’, vertelt Ivo Willemsen van Activo. ‘Daarnaast willen deelnemers niet meer zeulen met drie verschillende programmaboekjes, voor elke sessie een andere app gebruiken, zich via websites aanmelden en 20 bevestigingen ontvangen. Gewoon één app waar alles in samenvalt, samenwerkt en gedurende verschillende evenementen te gebruiken is voor alle toepassingen’, vervolgt Olivier Kessler van Lumi Insight. Berry Sprenkels van DotControl/ Eventler voegt hieraan toe: ‘Het gebruik van iBeacons gaat daarnaast zorgen voor gerichte één op één automated marketing. Dit in combinatie met contactloos betalen, gaat zorgen voor een geheel nieuwe dynamiek op evenementen.’

De mogelijkheden van de toekomst
‘Netwerktools, informatievoorziening op het juiste moment, platform en onafhankelijke toepassingen (Bring Your Own Divice) en gastheerschap ondersteunende technologieën zullen steeds vaker worden ingezet.’, aldus Edwin Rooijakkers van Evite Services. Daarnaast biedt de technologie ook handige oplossingen voor de registratie van grote (publieks)evenementen. Michael Braaksma van On-d-mand zegt hierover: ‘Wij bieden sinds een jaar de mogelijkheid om de registratie te verzorgen door middel van een badge met RFID, ofwel contactloos scannen. Hierdoor zijn wij in de gelegenheid om 500 bezoekers per minuut te scannen’.

‘Daarbij kunnen deelnameregistratiesystemen mede door de Cloud nu ook volledig worden geïntegreerd met andere bedrijfsapplicaties waardoor de waarde van events en deelnemers informatie optimaal benut kunnen worden.’, vertelt JP van der Kuijl van Azavista.

Blijven of verdwijnen?
De vraag of de fysieke registratiebalie zal verdwijnen door al deze technologische ontwikkelingen wordt door de bureaus eenduidig naar de prullenbak verwezen. Edwin Hendriks van deRegistratiebalie (partner van de EventBranche Borrel) zegt hierover: ‘We kennen deze vraag uit het verleden: Zal de radio verdwijnen nu er televisie is? Zal het papier verdwijnen nu we kunnen e-mailen? Nee, verdwijnen zal een fysieke registratie op een evenement zeker niet.’

Robin Varma van WiZZiX voegt hieraan toe: ‘Het blijft een combinatie tussen de online en offline registratie waarin de medewerkers van de registratiebalie dienen als gastvrouw of gastheer’. Tot slot vertelt Marcel Eilering van EventAssist: ‘Hoewel het technisch al mogelijk is om de registratiebalie achterwege te laten, geloven wij echter in het belang van persoonlijk contact. Een warm welkom en uitleg over het evenement zijn tenslotte belangrijk voor de eerste indruk die de gasten krijgen.’