De 23 meest waardevolle adviezen van eventbureaus

17-07-2018 - Tijdens The Next Event, het kennisevent voor opdrachtgevers en organisatoren van evenementen, deelden evenementenbureaus hun belangrijkste tips. Van crowdsoucring tot het aanvragen van offertes en de perfecte zaalindeling. Van alle tips hebben we een selectie gemaakt met de meest waardevolle adviezen.

1.Content is King.
Gebruik content als aanjager voor je event. Als belangrijkste inhoudelijke drager van de eventdag. Maar vooral ook in de follow up na het evenement. Een evenement is vaak een uitgelezen moment om (tijdloze) content te creëren. Grijp die kans en verleng zo de impact en levensduur van je evenement. 

2. Crowdsourcing, betrek je gasten bij het evenement.
Welke spreker zouden ze graag horen spreken? Welke onderwerpen spreken het meest aan? Maar ook voor personeelsfeesten, welke muziek wil je horen? Maak je doelgroep onderdeel van het creatie proces. Zo bereik je een grote betrokkenheid bij het evenement. Bron: Amplify EventMarketing

3. Een duidelijk concept.
Je maakt je boodschap zo helder mogelijk door deze te communiceren vanuit één concept. Onder dit concept/deze campagne vallen al je events en overige communicatiemiddelen. Het concept werkt verbindend en versterkend. Dit draagt eraan bij dat de boodschap écht beklijft en van het hoofd in het hart komt.

4. Betrokkenheid begint bij betrekken
Betrek je doelgroep bij het vormen van het event. Zij weten immers als beste waar hun behoeften liggen tijdens het event op het gebied van informatie en vaardigheden.  
Bron: D&B Eventmarketing

5. Verpak het in een goed verhaal
Storytelling is geen trend, maar een waardevolle manier om memorabel te zijn!

6. Vraag je bij alles wat je organiseert af:
Wat vertelt een bezoeker de volgende ochtend aan zijn collega’s over ons?
Bron: Oil for live communication

7. Ontdek welke extra inhoudelijke bijdrage een eventbureau kan betekenen voor je event i.p.v. alles intern te willen organiseren (om paar euro te besparen). Doe datgene waar je zelf goed in bent en werk met professionals samen om je (strategische) doelen te bereiken. Bron: Eventbureau BYLEI

8. Wissel kennis en inzichten met vakgenoten uit.
Zo kun je elkaar inspireren, helpen innoveren en ontstaan mooie nieuwe ideeën.
Bron: Convention Bureau Gelderland

9. Shit in = shit out: het belang van een goede briefing
Investeer tijd in een goede briefing én een mondelinge toelichting en debriefing. In het vervolg van het project levert het tijdwinst op én je krijgt het beste voorstel of eindproduct voor de beste tarieven. Een mooie win/win!

10. Bemoeiende beslissingsbevoegden zijn een must
Het is belangrijk dat beslissingsbevoegden zich bemoeien met de briefing van het event. Zij zijn immers degenen die akkoord moeten geven of de uiteindelijke beoordeling bepalen. Belangrijk dus dat zij betrokken zijn en bij de start helpen de stip op de horizon te bepalen. Dus hoe meer kapiteins op een schip, hoe beter zouden wij haast zeggen! Bron: Effectgroep

11. Luisteren naar opdrachtgever. Verplaatsen in toekomstige bezoeker van uw evenement, loop visueel door evenement. Bron: Betsybox

12. Maak het event toegankelijk. Bij voorkeur geschikt voor mensen van verschillende leeftijden en achtergronden. Bron: Kicker.Profs

13. Vraag aandacht voor de optredens. Tussen de verschillende sets is er voldoende ruimte voor conversatie. Bron: Dinnershow op Locatie

14. Niet alleen ‘talking heads’ op het podium, creëer interactie met de deelnemers.

15. Uw deelnemer moet het uitgangspunt zijn, wat wilt u dat deze ervaart, beleeft, zich herinnert, leert van uw event. Bron: MK Producties

16. Be educational! We willen nu eenmaal graag leren; we volgen cursussen, kopen tickets voor theatercolleges en kijken documentaires op Netflix. Zorg dus dat er tijdens je evenement ook iets valt te leren!  
Bron: Groovy Business

17. Betrek mensen die een bijdrage gaan leveren zo snel mogelijk bij het evenement. Op die manier kunnen ze actief meedenken over hun bijdrage en de opbouw van het programma, zodat je samenhang en een rode draad behoudt.

18. Kies bij de opzet van een grote zaal liever voor een podium aan de ‘lange kant’ van de zaal. Op die manier voorkom je het pijpenla-effect, waarbij de deelnemers achterin de zaal het contact met het podium verliezen. Bron: More Balls Than Most

19. De moderne techniek staat onze toe om onze doelgroep met alle mogelijke middelen bijna ongelimiteerd te benaderen. Veelal wordt dit vertaald in een stortvloed van ongevraagde en vooral ongewenste informatie. Juist in het communicatie en evenementen vak is het belangrijk dat we op de juiste manier in contact komen met onze doelgroep. Bron: NEXXT

20. Als evenementen jaarlijks terugkomen, kijk dan ieder jaar met een nieuwe blik naar het evenement. Komt dezelfde doelgroep? Wat is het kennisniveau? Wat zijn de leermomenten van de voorgaande editie. Durf te leren van evenementen van andere bedrijven, maar zeker die van jezelf om nieuwe te organiseren. Bron: PurPur

21. Zwitserland biedt toegevoegde waarden. De laagste btw-tarieven in Europa, ontbijt en vervoer zijn meestal inbegrepen in de kamerprijs, uitmuntende infrastructuur en dienstverlening – succes gegarandeerd. Voor Zwitserland geldt geen reisbureau regeling, aangezien het land niet tot de EU behoort. Waarom Zwitserland? Bron: Switzerland Convention Bureau

22. VR is niet alleen goed voor vermaak, maar het kan ook zeer nuttig zijn. Denk aan levensecht oefenen van bepaalde specialistische handelingen. De verwachting is dat VR over enkele jaren een normaal hulpmiddel zal zijn bij veel opleidingen. VR en Gamification is een logisch gevolg. Bron: Uitjesbureau

23. Vergelijk geen appels met peren. Indien je meerdere offertes ontvangen hebt, ga dan in gesprek met de betreffende bureaus voor een persoonlijke toelichting. De voorwaarden en souplesse kunnen enorm verschillen en ook het verschil maken. Bron: Omnivents

Fotocredits hoofdfoto: Effectgroep

0 Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst. Reageer
>GERELATEERD uit Eventbranche Select®
  1. XSAGA

    Bij XSAGA hebben wij een grote passie voor mensen en merken.
  2. UP Events

    Bij UP Events kom je voor de beleving. Na één bezoek wil je meer. En als je terugkomt krijg je weer iets nieuws. To...
  3. Blue Boat Company

    Bent u op zoek naar een echte Amsterdamse kroeg of privéruimte voor een lunch of diner? Wij bieden u een varende...
  4. Obsession Evenementen & Communicatie

    Bijzondere ontmoetingen, perfect geregeld!
  5. D&B Eventmarketing

    Dé eventpartner van ondernemend Nederland

EventBranche supporting partners

 

EventBranche preferred partners