Crowd Control: eventregistratie binnen RIVM-richtlijnen
CROWD CONTROL - deRegistratiebalie is al 17 jaar lang bezig om bezoekersregistratie een volwaardig onderdeel te maken van een evenement. Het bedrijf dat al jaren bezoekersregistratie verzorgt voor beurzen, congressen, relatie events en allerhande andere meetings. 'Dat COVID-19 nu bezoekersregistratie op een bizarre manier extra op de kaart zet, hadden we natuurlijk niet kunnen bedenken.'
Als er over crowd control op evenementen gesproken wordt, denk je al snel aan festivals, demonstraties en evenementen met duizenden bezoekers. Veel minder in het oog springend is de crowd control rond zakelijke evenementen als (vak)beurzen, congressen, gala’s, uitreikingen en congrestivals. deRegistratiebalie heeft met meer dan 15 jaar ervaring een duidelijke visie op het traject van uitnodigen registeren, ticketing en ontvangen van bezoekers. Dit traject is het visitekaartje van jouw evenement. Dus: “maak de registratie onderdeel van jouw evenement”.
Hoe maak je jouw eventregistratie corona-proof?
Meer dan ooit moet registratie nu een geïntegreerd onderdeel zijn van de customer journey, die op een event heel letterlijk de reis van een bezoeker is. Met alle verplichtingen en richtlijnen die bij ieder evenement nu standaard zijn, zijn duidelijke communicatie en registratie, een soepele doorstroom, zo min mogelijk fysiek contact, hygiëne en veiligheid absolute voorwaarden. Eventregistratie corona-proof? Zo doet deRegistratiebalie dat:
Heldere communicatie, gezondheidscheck en eigen balies
Bezoekers zijn verplicht zich voor het evenement aan te melden. Tijdens het registratieproces wordt de bezoeker al uitgebreid en helder geïnformeerd over de verplichtingen en richtlijnen. Ook bij het toesturen van het toegangsbewijs (e-ticket) worden deze verplichtingen en richtlijnen nogmaals onder de aandacht gebracht.
Wij hebben een gekoppelde gezondheidscheck aan de ingang. Bij binnenkomst scan je het toegangsbewijs en word je digitaal welkom geheten. Geheel handsfree (met een voetpedaal) geef je aan dat er geen gezondheidsklachten zijn. Deze check is uit te breiden met temperatuurmeting, maar dat is volgens de protocollen vooralsnog niet verplicht.
Is deze gezondheidscheck AVG proof? Ja, alleen het ticket ID (de QR code) wordt geheel los van de registratie vastgelegd. Pas als er binnen 2 weken een uitbraak heeft plaats gevonden kan de data met het registratiesysteem gekoppeld worden en kan de organisatie bewijzen de gezondheidscheck te hebben uitgevoerd. De bezoeker pakt zelf een keycord en loopt dan pas door naar de corona-proof registratiebalie. Wij hebben eigen balies waarmee 1,5 meter registratie standaard is. Op de balies staan kuchschermen en desinfectie pompjes. De bezoeker scant zijn toegangsbewijs, waarna een gastheer of gastvrouw de badge onder het kuchscherm doorschuift.
De perfecte RIVM-proof registratiecase?
The Next Event 2018...
Edwin Hendriks van deRegistratiebalie kijkt terug naar het event dat de tijd ver vooruit was: 'Wij hebben toen het registratieplein bedacht met verkeersregels, borden en beleving dit hebben jullie als organisator van The Next Event doorgetrokken in het evenement zelf, waardoor registratie een echt onderdeel van het evenement geworden is.'
'Wij hadden toen al contactloos “kennis tanken” met je badge (na een scan direct de informatie per e-mail binnen) en het verkrijgen van lunch op verschillende vaste punten (spreiding van groepen en voorkomen van drukte). Ook het toewijzen van kluisjes is iets dat misschien in deze tijd een toegevoegde waarde kan zijn. O ja, ook de binnenloop in time-slots deden we toen al. Op de toegangsbadge (zie foto boven) kreeg iedere bezoeker zijn of haar persoonlijke programma geprint. Kortom deRegistratiebalie en The Next Event waren de tijd in 2018 ver vooruit.' Hieronder nog even drie foto's van hoe dat toen ging:
'Bij ieder kennisplein kon je op The Next Event 2018 contactloos, met je persoonlijke QR code op de toegangsbadge, kennis tanken. De kennisdossiers per plein, verschenen automatisch in je mailbox. Er werd destijds enorm veel gebruik van gemaakt en is zeker in deze tijd een ideale contactloze oplossing', aldus Robin van Leeuwen van EventBranche.nl, de organisator van The Next Event die naar volle tevredenheid samenwerkte en zelfs meeging in de tips en expertise van deRegistratiebalie.
Veel meer over Crowd Control op evenementen in de COVID-19 periode:
