Column: 'Relax, het is maar een voorbespreking'

'Een goede, inhoudelijke spreker voegt veel toe aan een evenement. Regelmatig krijg ik aanvragen voor sprekers die het publiek moeten inspireren met spraakmakende theorieën, opmerkelijke ervaringen of baanbrekende innovaties. Een goede keuze: een vaardig spreker vertelt niet alleen inhoudelijk een sterk verhaal maar voegt emotie toe en laat daarmee een onuitwisbare indruk achter. De boodschap is duidelijk en blijft hangen!

De motivatie om hierbij gebruik te maken van een spreker ligt vaak in de (terechte) gedachte dat de buitenstaander, die de spreker nu eenmaal is, inzichten, ervaringen en kennis heeft die binnen het bedrijf of de organisatie van de opdrachtgever nog niet aanwezig zijn. Nadat de keuze voor de spreker op basis van zijn of haar profiel en biografie is gemaakt volgt de noodzakelijke voorbespreking. Een uitstekende gelegenheid om doelstelling, doelgroep, programma en andere kaders van het evenement te bespreken.

En dan lijkt de paniek bij opdrachtgevers vaak toe te slaan; wat moet ik eigenlijk gaan vertellen? Wat verwacht de spreker eigenlijk van mij/ons? Gelukkig betreft het over het algemeen professionals. Ze lezen zich in, vergaren informatie via internet en collega's en bereiden zich voor op de 'grote dag'. Na wat formele plichtplegingen en de nodige ijsbrekers wordt het uiteindelijk concreet. Het notitieblok of de iPad komt op tafel en de inhoud van de keynote of het seminar wordt besproken. Maar wacht...de opdrachtgever dicteert in al zijn ijver de inhoud van de keynote aan de spreker! “Daar heb ik toch een voorbespreking voor?” Nou nee, niet echt.

Regelmatig verlaat de spreker ontgoocheld de voorbespreking en heeft hij of zij ondanks diverse pogingen geen informatie over doelstelling en doelgroep van het evenement weten los te peuteren. De spreker is overladen met informatie, missies, visies en inzichten waarvan verwacht wordt dat hij of zij die vanuit de eigen autoriteit op het podium verkondigt. Maar luister nou, beste opdrachtgever: het uitgangspunt was toch juist om te leren van de inzichten, kennis en ervaring van een externe spreker? En niet de bestaande standpunten van directie of hoger kader van de opdrachtgever door een derde live op het podium te brengen?

Wat je als opdrachtgever wel kan met een voorbespreking? De spreker informeren over de eerder vermelde doelstelling en doelgroep. Informeren over de dagelijkse realiteit, knelpunten, successen en uitdagingen binnen de organisatie zodat de spreker zijn of haar verhaal kan laten aansluiten op de belevingswereld van de doelgroep, theorieën kan vertalen naar de werkelijkheid van de bezoekers; kortom daadwerkelijk een nieuwe snaar kan raken bij het publiek. Dus: Relax, het is maar een voorbespreking! Het enige wat er van je verwacht wordt is dat je je eigen verhaal deelt met de spreker en niet dat je de keynote dicteert. Zo, dat geeft wat rust bij opdrachtgevers en zorgt voor een hoop meer Pit op het Podium!'