BLOG - Het najaar van een evenementencoördinator

15-02-2018 - Tessa Harkema, evenementencöordinator van het Flint theater, neemt onze mee in de laatste maanden van 2017. Wat komt zij in haar werk allemaal tegen?

3 juli 2017
De einde-seizoensbarbecue van congreslocatie Flint. Ik sta met mijn collega’s op het terras van Flint gezellig te borrelen: Het is zomer! We hebben het getroffen want de zon schijnt. Wijntje in de hand, zonnebril op en heerlijk genieten van al het lekkers dat we – eindelijk – zelf mogen opeten. Dan geeft mijn telefoon een melding: nieuw e-mailbericht. Toch even snel lezen. Het betreft een berichtje van een vast contactpersoon, de eerste informatie van het evenement in oktober is bekend, ‘Wil je beginnen aan een voorstel?’. Nieuwsgierig lees ik het gelijk door: diverse demo’s in de subzalen, discussietafels tijdens de lunch en een bruisend inhoudelijk programma. Ik zie het al helemaal voor me en word net zo enthousiast als mijn contactpersoon. Nu is het zomer, maar het najaar is in aantocht…

22 augustus 2017
Het team van Evenementen en Congressen komt voor het eerst weer bij elkaar en onder het genot van een kop koffie verdelen we de evenementen die in de agenda staan. Voor mij staan er 13 bijeenkomsten gepland. Het wordt weer een druk najaar.

September 2017
En dan begint het: september. De chaos, de besprekingen, de urenlange telefoongesprekken, het regelen, de overuren. Maar ook de fijne besprekingen, toffe concepten en heel veel warme samenwerkingen. Én het theaterseizoen is weer begonnen. Tot 20 uur overwerken wordt opeens leuker als je daarna direct een mooie voorstelling kan gaan bekijken. Gelukkig lopen alle voorbereidingen voorspoedig en ik kan niet wachten tot het oktober is.

09 oktober 2017, 04.15 uur
De wekker is genadeloos maar ik heb geen moeite om mijn bed uit te komen. In de auto loop ik het draaiboek nog eens door in mijn hoofd. Dit was hard werken, maar alles is geregeld. Dat weet ik zeker. Voordat de organisatie binnenkomt loop ik alle zalen na. Mijn collega’s van de techniek hebben hard gewerkt om alles klaar te zetten, maar het eindresultaat mag er wezen. Langzaam druppelen mijn collega’s van de techniek en de horeca binnen. We nemen de dag door en zijn er helemaal klaar voor. De organisatie komt binnen en de dag rolt voorbij. Eind van de dag treffen mijn contactpersoon en ik elkaar. We kijken elkaar even aan en weten allebei: ‘Yes! Het is gelukt’. Dat gevoel is nu 13 keer het hoogtepunt van mijn najaar geweest. En de volgende dag? Die is weer anders. Mijn najaar betrof 13 evenementen, 24 contactpersonen, 26 zalen, 4.139 bezoekers, 2 orkesten, 1 ABBA-coverband, 150 zingende mannen, 450 IT’ers en 130 dansende mensen. 

Als evenementencoördinator in Flint is het hard werken. Maar terugkijken op het najaar doe ik met veel plezier. Nieuwe samenwerkingen en vaste huurders wisselen elkaar mooi af. De ene dag een concert in de Rabobank Theaterzaal, de andere dag een congres in de AFASzaal. Met ieder evenement leer je weer iets over een ander bedrijf, spreek je mensen die je anders niet zou spreken en werk je vooral fijn samen met een contactpersoon. Voor één dag ben je tenslotte collega’s.

22 december 01.45 uur
Ik ben onderweg naar huis. Chris Rea is op de radio. ‘Driving home for christmas’. Meezingen kan ik even niet opbrengen, maar ik snap wat hij bedoelt. Het is tijd voor de vakantie…

4
 januari, 09.15 uur
Iedereen is weer op kantoor, ik open m’n mailbox en voel het direct: Het voorjaar gaat weer beginnen!

Wil jij deel uitmaken van mijn komende najaar? Mail me via tessa.harkema@flint.nl

0 Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst. Reageer
>GERELATEERD uit Eventbranche Select®
  1. Congrescentrum Orpheus

    Bij Congrescentrum Orpheus gebeurt het! Verrassende ideeën, levendige discussies en spektakel. Maar ook: smaakvolle...
  2. Flint Theater Evenementen en Congressen

    Beleef de magie van het theater
  3. Pathé Business

    Pathé Business voor al uw zakelijke evenementen
  4. Kitchen & Bar Vondelpark3

    In het hart van Amsterdams bekendste park vind je Vondelpark3, het nieuwe...
  5. Neptunus BV

    De specialist in tenten voor Evenementen

EventBranche supporting partners

 

EventBranche preferred partners