Onderstaand 8 tips en ‘wijsheden’ die ATP Event Experts in de loop der jaren heeft verzameld:
1. Bezint eer ge begint
De briefing is het fundament. Begin met de waarom-vraag. Waarom moet dit evenement plaatsvinden en wat wil je bereiken en sluit het aan bij de bedrijfsdoelstellingen? En oh ja, vaak zit er dan nog een waarom-vraag achter die vraag en soms nog één. Ga door tot alles helder is.
2. Less is more
Kort is goed.
3. Verwacht creativiteit
‘Kom met een creatief voorstel’, we horen het zo vaak. Een eventbureau, of beter gezegd een goed eventbureau, weet hoe een uniek evenement georganiseerd moet worden. Vraag er dus niet om maar verwacht het.
4. Goed = goed
Alles waar ‘te’ voor staat, is teveel. Geef daarom een eventbureau niet teveel tijd om aan een voorstel te blijven werken. Daar wordt het niet beter van. Twee weken tijd volstaat in de regel prima.
5. Open moet het zijn
Een samenwerking is geen ‘beauty contest’. Vermeld eventuele strubbelingen binnen doelgroepen of aandachtspunten binnen de organisatie tijdens een intakegesprek of briefing aan je bureau. Events zijn een deel van de marketingcommunicatiemix: de boodschap moet goed aankomen.
6. De nieuwe werkelijkheid
Het zijn uitdagende tijden en je wilt de beste kwaliteit voor de laagste prijs. Dat kan, maar hier en daar zal een eventbureau dan wat moeten schuiven met de kaders van de briefing. Geen probleem, samen oplossingen vinden is het leukste wat er is.
7. Feel the vibe
Live is zoveel leuker, maar ook zeker efficiënter. Ga eens langs bij het eventbureau. De meest succesvolle evenementen kennen een partnership tussen klant en leverancier. En wellicht hebben ze een leuke kantine, ontmoet je gezellige mensen of heb je (zoals bij ons) exclusieve toegang tot een rooftop-vliegtuigspottersterras!
8. Find your comfort zone. Then leave it.
Last but not least: houd niet krampachtig vast aan de briefing. Immers buiten de gebaande paden vinden de prachtigste dingen plaats. Sta dus open voor schuivende kaders, laat je verrassen en vertrouw op de expertise en het advies van het bureau.
