Wanneer ik terugkijk op de voorbije 2.500+ keer dat ik heb deelgenomen aan bedrijfs- en klantenbijeenkomsten, congressen, seminars, dealermeetings, uitjes, roadshows en andere evenementen, dan zie ik altijd en, vreemd genoeg, nog steeds hetzelfde patroon. Alsof er de voorbije 28 jaar niets veranderd is en geen nieuwe media bijgekomen zijn. Mannetjes -en (on)gelukkig ook steeds meer vrouwtjes- met een overkill aan informatie, al dan niet aangekondigd door een dagvoorzitter die zichzelf ook heel slim vindt. Ter afsluiting vaak een fragment uit een cabaretshow met 3 lijntjes haastig toegevoegd “maatwerk”. En altijd koffie met gebakje vooraf + bitterballen achteraf. Een publiek dat het allemaal al honderd keer heeft meegemaakt, het dus lijdzaam ondergaat en hunkert naar de vrijheid…

Overdreven? Toegegeven, voor de meeste bijeenkomsten is dit een overtrokken beeld, maar bijna zonder uitzondering zijn evenementen nog steeds gebaseerd op deze blauwdruk uit de jaren negentig van de vorige eeuw… De lasershow, de gekke typetjes en de wool act zijn niet meer van deze tijd, dus wat blijft er over om het geheel op te leuken? De locatie. De kleur van de slappe marsepein op het gelegenheidsgebakje. We blijven het publiek overstelpen met feiten in een format dat ze hardop kunnen dromen. Het blijft vooral zenden, soms afgewisseld met krampachtige pogingen tot interactie. Vaak is het belangrijker dat de hele apenrots de revue passeert dan dat de zaal er iets van opsteekt (pardon my french, maar dit is een authentiek commentaar van een geërgerde toehoorder). Kan het anders en beter? Natuurlijk! Op de volgende bladzijden geef ik u enkele suggesties, gebaseerd op alle goeie dingen die ik ook -heel dankbaar- vaak mag meemaken. Doet u er uw voordeel mee?

5 van de 20 ideeën:

 

4. Gegevens, feiten en opinies

Vroeger waren evenementen ongeveer het enige kanaal om een groep op een haalbare manier te informeren. De voorbije decennia hebben we de overgang meegemaakt van een beperkt aantal media naar een heel divers landschap van (semi-)persoonlijke, massa- en elektronische media. Evenementen hebben hun plekje moeten zoeken in deze evolutie. Heel verwonderlijk vind ik het dus, dat bijeenkomsten nog steeds gebruikt worden voor het overbrengen van gegevens, feiten, opinies en plannen. Alsof die andere kanalen er niet zouden zijn.

Even een stukje communicatietheorie. Gegevens zijn ruwe data: cijfers, statistieken, opsommingen, getuigenissen, productgegevens, etc. Feiten zijn conclusies die aan (de combinatie van) gegevens verbonden worden. Voorbeeld: vorige jaar verhuurden we 12.000 machines (gegeven) en het jaar daarvoor 15.000 (gegeven), wat betekent dat de verhuur gedaald is (feit) maar ook dat hij gestegen is omdat we onze buitenlandse vestigingen verkocht hebben (feit). Een opinie is een (persoonlijke/gedeelde) conclusie: die verkoop was dus een goede zaak. Plannen zijn dan weer de mogelijke acties die we daaruit afleiden: we gaan nog meer takken afstoten. Het delen van gegevens tijdens bijeenkomsten zou bij wet verboden moeten worden. Het publiek onthoudt ze toch niet, heeft er meestal ook geen interesse in en er zijn andere media voor. Feiten kunnen wel relevant zijn, maar enkel in de mate waarin ze nodig zijn om conclusies en plannen te begrijpen. De laatste twee zijn de enige die op een evenement thuishoren.

7. Laat het publiek mee presenteren

Waarom niet vragen aan enkele mensen uit de doelgroep om een stukje presentatie voor hun rekening te nemen? Het zorgt voor aandacht, sympathie en acceptatie bij het publiek. Het garandeert dat de verhalen begrijpelijk en relevant zijn. Goede selectie en voorbereiding zijn daarbij essentieel, maar dat wordt ruimschoots goedgemaakt door de impact.

10. Geen dag zonder dagvoorzitter

Hoe klein of hoe groot ook, bij elke bijeenkomst hoort een stukje regie, als is het maar: iedereen op tijd op de stoelen krijgen, de huishoudelijke mededelingen doen of interactie stimuleren. De facto, of u het nu wil of niet, is er een rol(letje) voor een dagvoorzitter. Vaak is er wel iemand in de organisatie die een beperkte rol op zich kan nemen, maar ook dagvoorzitterschap is een vak. En geniet mee van de voordelen: de programmaonderdelen vloeien probleemloos in elkaar over, sprekers (en technici) opereren onder een strakke regie, hobbeltjes en catastrofes worden opgevangen en dit keer stopt het evenement wél op tijd. Maar vooral: kies een dagvoorzitter uit die inhoudelijk wel kan meepraten maar enige afstand kan bewaren en vooral veel humor heeft. Uw genodigden zullen u er eeuwig dankbaar voor zijn.

12. Verdeel en heers

Waarom moet een grote groep altijd naar elkaar opvolgende verhalen luisteren? Laat de sprekers hun verhaal enkele malen herhalen en laat kleinere groepen ertussen roteren. Kleinere gezelschappen nemen heel veel podium- en interactievrees weg zodat het geheel meteen minder stijf en ingestudeerd wordt. U kunt er voor kiezen om de gezelschappen willekeurig samen te stellen, of juist homogeen zodat de sprekers hun verhaal deels op maat kunnen aanpassen. Deze formule zorgt alleszins voor afwisseling, en vooral: veel meer gelegenheid tot dialoog. 

19. Inventariseer ideeën ter plekke

Vergaderingen hebben notulisten, om de belangrijke zaken vast te leggen en iedereen aan de afspraken te houden. Komen er tijdens grotere meetings dan zo weinig belangrijke zaken aan bod dat die niet genoteerd hoeven te worden? Nee, de echte reden is natuurlijk dat er niet verwacht wordt dat er tijdens de bijeenkomst onbekende zaken aan het licht komen omdat alles ingesteld is op… zenden! Vraag enkele collega’s (zie ook punt 9) om overal en bij iedereen ideeën, suggesties en opmerkingen op te halen. Laat ze notities nemen tijdens de sessies. Laat ze deelnemers tijdens de pauzes interviewen. Zet hier en daar een ideeënbus neer. Gebruik deze input om na te zenden en de deelnemers te inspireren.

De 20 ideeen van Guido Thys voor meetings in 2020 en verder is eenvoudig te downloaden: