18 events, 1 bureau: de rol van Obsession tijdens het EU-voorzitterschap

De 18 conferenties met side-events vonden plaats van februari tot juli 2016, waaronder de grote kick off bijeenkomst over antibiotica-resistentie, een bewustwordingsevent over food product improvement, de informele raadsvergadering voor alle EU-ministers van Volksgezondheid en de eHealth week in de Beurs van Berlage. De aanloop van het project kende echter al een veel langere adem. De aanbesteding vanuit het ministerie van VWS vond plaats in 2015 en de eerste concepten werden bedacht en uitgevoerd in het najaar. 'Een unieke kans en uitdaging', zegt Obsession-directeur Gerben Plasmeijer. 'Nederland is eens in de veertien jaar EU-voorzitter en er werd één gespecialiseerd bureau gekozen om alle evenementen voor het ministerie van VWS vorm te geven. Dat werd Obsession!'

Opdracht: maak het verschil!
'Iedere bijeenkomst moet interactief zijn en het verschil maken! Zo luidde de opdracht van minister Schippers', vervolgt Plasmeijer. 'Voor ons was dus steeds de vraag: hoe kunnen we zoveel mogelijk impact creëren? Geen standaard bijeenkomst, maar de werkvorm bedenken die de inhoud tot leven brengt. Voor de conferentie over antibiotica-resistentie werkten we, in nauwe samenwerking met de inhoudelijke experts van het ministerie, bijvoorbeeld een scenario based policy discussie uit. Van tevoren verspreidden we een krant die de verschillen en noodzaak tot samenwerking lieten zien. Ook lieten we een speelfilm maken over een meisje dat besmet wordt. Dat kwam over, dat raakte! Zodat de discussie tussen alle ministers van Landbouw en Volksgezondheid die daarop volgde, doorspekt was van een gevoel van urgentie, richting kreeg, en resultaat opleverde.'

'Op het MEA-terrein bij Amsterdam was een speciale congreslocatie gebouwd, waar de meeste bijeenkomsten plaatsvonden. Binnen deze gestandaardiseerde omgeving wilden we toch iedere keer verrassen, en een plan en concept bedenken dat de inhoud en doelen van dat specifieke evenement versterkte. Speciaal voor dit project hadden we daarom een team samengesteld, dat helemaal toegewijd was aan de 18 VWS-conferenties tijdens NL-EU2016. Dat draaide als een geoliede machine, wat de samenwerking en de resultaten beslist ten goede kwam', vertelt Plasmeijer.

Alles heeft een reden
Het is exemplarisch voor de manier waarop evenementenbureau Obsession werkt. 'We zien het als een uitdaging om de inhoud van de opdrachtgever te vertalen naar de juiste vorm', zegt Plasmeijer. 'Of dat nu de raadsvergadering is met een diner voor alle EU-ministers van Volksgezondheid of een interactief debat waarvoor de gasten van te voren inhoudelijk al geënthousiasmeerd moeten worden. We kijken steeds naar de vorm die het meeste resultaat oplevert. Alles heeft een reden, zodat er echt op maat gesneden evenementen ontstaan. De ontmoeting tussen mensen staat altijd centraal. Op dat moment gebeurt het; dan worden afspraken gemaakt en relaties onderhouden.'