10 tips voor het inhuren van tijdelijke accommodatie en tenten

1. Begin bij de basis
Bepaal de ruimte en het aantal vierkante meters die nodig zijn en houd rekening met de setting van het evenement. Kijk vervolgens of het budget toereikend genoeg is voor overige wensen.

2. Houd rekening met het verloop van de bouwlocatie
Kan de tentaccommodatie verankerd worden? Is het terrein vlak i.v.m. de vloer? Wanneer dit niet ideaal is hoeft dit geen probleem te zijn. Echter zitten hier soms extra kosten aan verbonden.

3. Denk aan de bereikbaarheid van het evenemententerrein
Voor het vervoeren van tentstructuren wordt in veel gevallen groot transport ingezet. Houdt hier bij het kiezen van een locatie rekening mee.

4. Zorg voor de juiste vergunningen
Ga altijd bij uw gemeente na of er een vergunning nodig is voor het plaatsen van een tijdelijke accommodatie. Zo voorkomt u het risico op eventuele boetes.

5. Houd rekening met het seizoen waarin het evenement plaats vindt
Denk hierbij aan de hogere stookkosten in de winter en eventuele antivries isolatie voor de wateraanvoer. Terwijl in de zomer de airconditioning en het type tent weer hogere kosten of besparingen kunnen opleveren.

6. Bedenkt welke voorzieningen geleverd kunnen worden door de tentleverancier
De tentenleverancier werkt vaak samen met 'preferred suppliers' die gewend zijn om met tijdelijke tentaccommodaties te werken. Deze partijen zorgen voor een optimale afwerking en besparen u kosten t.o.v. losse leveranciers voor bijvoorbeeld sanitaire voorzieningen, licht & geluid en decoratie.

7. Stel uw techniek- en tentenleveranciers aan elkaar voor
Soms moet de (techniek)leverancier rekening houden met de constructie van een tijdelijke accommodatie. Denk hierbij aan het ophangen van trussen voor verlichting en geluidsinstallaties.

8. Plan een locatiebezoek samen met de tentenleverancier
Zo wordt u niet verrast met extra kosten in een later stadium. De tentenleverancier kan samen met u ter plekke bekijken wat de beste mogelijkheden zijn.

9. Zorg voor een leverancier die bouwt volgens de laatste veiligheidsvoorschriften
Zorg dat al uw leveranciers goed verzekerd zijn in geval van extreme omstandigheden zoals een zware storm of brand. Voldoen de tentstructuren aan de laatste normen? Denk daarnaast ook aan veiligheidsvoorschriften zoals noodverlichting en brandblussers en vergeet geen evenementenverzekering af te sluiten.

10. De afwerking maakt het geheel af
Er is maar één manier en dat is goed. Afwerking tot in detail daar gaat het om. Net dat beetje extra geeft de perfecte uitstraling voor uw evenement. Dit is te bereiken door leveranciers in te huren die perfectie nastreven!

Bovenstaande informatie is mede mogelijk gemaakt door onze expertise partner Intertent.