'Ik heb in al die jaren dat ik inmiddels rondloop in de evenementenbrache, wel voldoende gezien om te weten hoe belangrijk het is je publiek beter bij jouw verhaal of boodschap te betrekken', aldus Mariëlle van der Zouwen. Ze deelt daarom graag tien tips voor een succesvoller zakelijk evenement zowel vooraf, tijdens en erna.
Tip 1: prikkel vooraf
Stel genodigden voor het evemenent uitdagende en actuele vragen. Door vragen te stellen ontstaat er vooraf interactie en dit kan mensen overhalen om zich toch in te schrijven voor het evenement. Aan de hand van deze discussies kunt u de inhoud van de sessies optimaliseren.
Tip 2: communiceer een duidelijke hashtag voor Twitter
Laat een Twitter-hashtag (#) voor uw evenement opvallend in alle communicatieuitingen terugkeren.
Tip 3: goede gastheren en -vrouwen
Medewerkers van de organisatie horen gasten persoonlijk te ontvangen, een hand te geven en een gevoel te geven dat ze welkom zijn.
Tip 4: social media op de bezoekersbadge
Zet de naam van je social media accounts op de badge van de bezoekers. Of plaats een QR-code op de badge waarmee ze bij bijvoorbeeld de contactgevens van het organiserende bedrijf komen.
Tip 5: verras met video
Laat aan het begin van het evenement een filmpje zien met hierin de belangrijkste items op het evenement.
Tip 6: zorg voor afwisseling
Zorg dat er veel afwisseling in het programma zit en probeer iedere tien minuten een ander verhaal te vertellen om de bezoekers erbij te houden.
Tip 7: praatjes vullen gaatjes
Geef bezoekers de mogelijkheid om zich vooraf voor te stellen aan hun buurman of -vrouw. Dit bevordert de betrokkenheid en het netwerken achteraf.
Tip 8: sterk programma?
Spreek van te voren af met de sprekers om het programma en de presentaties af te stemmen.
Tip 9: de evaluatiemuur
De bezoekers kunt u de mogelijkheid geven om tips en wensen op te schrijven op een post-it en deze dan op een muur laten plakken. Een online evaluatiemuur is natuurlijk ook mogelijk.
Top 10: deel je ervaringen achteraf
Deel als organisatie zijnde jouw ervaringen met anderen. Dit kan bijvoorbeeld door een blog of artikel te schrijven. In combinatie met een bedankmail kunt u een link delen naar de blog of het artikel.
