10 redenen om juist NU een evenement te plannen

Nou vooruit heel snel dan: er zijn ook tegens. Want durven jouw gasten wel te komen? Is er vlak na de zomervakantie nog genoeg versoepeling of moeten we een stapje terug? Ik word toch geen brandhaard van de vierde golf? Het zijn terechte vragen, maar daar tegenover staan minimaal 10 redenen om juist NU jouw evenement in te plannen voor na de zomer:

1. Slecht weer scenario anno 2021: online back-up

We zijn er zo aan gewend geraakt: twee sporen. Eentje voor als je live en fysiek wel door kunt laten gaan en een 'slecht weer' of eigenlijk ‘slecht pandemiebericht’ concept, online, voor als de maatregelen nog te streng zijn. Terugkijken in de afgelopen maanden is het raadzaam om de eerste  fysieke concepten en evenementen in te richten op bezoekersaantallen van 30 en/of 100 max, want daar zit de eerste verruiming over het algemeen, ook als we eventueel na de zomer nog 1 stapje terug moeten doen. 

2. Het kan nu al, straks nog meer?

Lange tijd hebben we hooguit perspectief gevoeld, maar nooit gekregen. Dat is er nu toch echt wel, met data uit de Fieldlab Evenementen, de miljoenen vaccinaties, het Testen voor Toegang, de periode van het jaar waar de pandemie altijd tot het minimum gaat en een branche die tot in perfectie kan organiseren is er voldoende reden om het aan te durven. Daarbij is nu de afkondiging dat er eind augustus goede hoop is op het laten vallen van de laatste COVID-19-maatregel, de 1,5 meter...

Foto: Patrick van Katwijk

3. De onschatbare impact

Ook daar is in de afgelopen maanden iets heel krachtigs boven komen drijven: de events die fysiek wel door konden gaan, bijvoorbeeld in de periode dat je met 100 mensen samen mocht komen, hebben zo'n ongelooflijke impact gehad op de bezoekers en gasten. Een congres als LIVE AGAIN is nog altijd talk of the town. Denk je eens in hoe dat zal zijn voor jouw business event. Desnoods verdeel je jouw grote groep relaties in vele kleine events, maar wie als eerste durft, wie als eerste gaat, maakt een onuitwisbare indruk, profiteer daar van.

4. De neuzen weer dezelfde kant op

Er is geen grotere kans dan de live fysieke kans, om zo snel als je kan, met zo veel mogelijk impact van jouw team en collega's weer echt een hecht team te maken. Het is niet te onderschatten hoe snel je uit elkaar groeit ondanks allerlei teams of zooms sessies. En wat te denken van dat moment, dat jouw bedrijf als één der eersten de mensen weer bij elkaar brengt...Dat event geeft de teambuilding, de gezamenlijke missie en zelfs je eigen PR een enorme boost.

5. 5x5x5x5x5

Laten we het nog eens uitleggen: het vak van live communicatie en marketing middels evenementen is groot geworden door creativiteit. Het is de basis van ons vak. Als we in deze tijden die creativiteit inzetten om tot impact en effect te komen, dan kan het! Zelfs als straks de verruiming nog niet meteen 100 procent is. Stel dat je nou de komende maanden echt nog maar met kleine groepjes samen kan komen, dan doen we dat toch? De teambuildingsdag niet met 100 man, maar met 20 x 5. Ieder groepje van 5 leert elkaar zo super goed kennen, doet wat activiteiten en de rode draad door de dag is de 'uitdaging' van het bedrijf waar ieder groepje tot een oplossing komt, en het volgende groepje gaat daar dan weer mee verder, etc etc. De groepjes die niet op locatie zijn volgen een online programma en sessies. Aan het eind van de dag worden al die ideeën en visies samengebracht in een online afsluiter...Teambuilding 2.19…

6. Grote wens

In diverse onderzoeken naar wat je het meest mist tjidens de pandemie wordt steeds weer het ontmoeten van andere mensen en evenementen genoemd. Die grote wens gecontroleerd in kunnen vullen is misschien wel de krachtigste marketing van jouw bedrijf, merk of organisatie ooit. 'Geef het volk brood en evenementen...'

7. Wees de overvolle branche agenda voor

Het klinkt zo gek, maar een aantal locaties in Nederland kan jouw aanvraag al niet meer aan voor de laatste vier maanden van 2021. Vol. Ok, het zijn dan veelal opties, maar als het dus door kan en mag, dan wordt last minute plannen wel heel lastig, zo niet onmogelijk. Dus ga in overleg met locaties en toeleveranciers en plan, maak goede afspraken, maar ga er voor.

8. Wees de overvolle agenda van je gast voor

Er is nog een agenda die straks enorm onder druk komt te staan. Ook al hebben een aantal multinationals drastische thuiswerk afspraken staan voor de komende maanden, toch zal de agenda van de gemiddelde collega enorm vol raken. Dus laten ze tijdig jouw datum blokken. En om die geblokte datum hard te krijgen, doe je er goed aan je voortraject slim, krachtig en tijdig in te richten. Bind de bezoeker als nooit te voren aan jou event. Win de strijd om hun tijd.

9. ‘Een event kun je een dag van te voren afzeggen, maar nooit een dag van te voren plannen’

Het was een quote van Thierry Aartsen (VVD Tweede Kamer-lid) en een terechte. Hij gebruikte de uitspraak rondom de opzet van het Garantiefonds, waar ook zakelijke events die de afgelopen jaren verzekerd waren, onder vallen. Met andere woorden: plan nu, want straks ben je te laat.

10. Profiteer van de kennis en expertise om het soepel, goed en veilig te organiseren

De eventbranche heeft de afgelopen maanden en eigenlijk ook al de jaren ervoor enorm veel ervaring en expertise opgedaan met het organiseren tot op de centimeter. Dus maak gebruik van de juiste kwalitatieve partners om de customer journey, veilig, met goede communicatie, prettige crowd management en signing etc etc. Kortom: profiteer van alle kennis en expertise om jouw gasten een prettig en veilig gevoel te geven.

 

---

Word lid:

Bovenstaande is afkomstig uit het EventBranche Magazine 1/2 Jaarboek. Uit onderzoek is gebleken dat het voor iedere opdrachtgever en eventprof verstandig is om dat 1/2 Jaarboek 2 keer per jaar te ontvangen. Heb jij de 180 pagina's dikke houvast nog niet in je bezit? Geen zorgen, klik dan hier.

---