10 manieren om een 'slechte' evenementenlocatie op afstand te ruiken...

22-08-2018 - EVENEMENTENLOCATIE - Bij iedere aankoop van een product, service of dienst krijgen we signalen of momenten waarop we weten: nu moet ik wegwezen. Dat geldt ook voor het boeken of het samen gaan werken met een evenementenlocatie. Jeff Kear van Planning Pod zette op EventMB.com 10 manieren en momenten waarop een eventmanager of planner kan ruiken: dit is niet de goede locatiepartner.

1. Kijk goed naar negatieve en 'lauwe' reviews en probeer de betrouwbaarheid van de positieve reviews in te schatten of zelfs te controleren. Maak van het online onderzoek een routine, maar laat het niet uw enige bron zijn. Slechts 1,5 procent laat gemiddeld een review achter, een heel klein aantal dus, waarbij het vaak ook nog eens de extreem positieve of negatieve reacties zijn. En wat te denken van alle 20 medewerkers van de locatie die ook een review achter laten. Zoek naar de goed onderbouwde reacties. Kijk ook goed wat er op social media over de locatie gezegd wordt en gebruik voor je peers en groepen met eventprofs.

2. Vaar op uw eerste ervaring met de locatie. In heel veel gevallen zegt het eerste contact alles over hoe de locatie in uw evenemententraject een rol zal gaan spelen. Dus een locatie waar het dagen duurt voordat u een reactie krijgt? Dat kon wel eens de verkeerde zijn...Nog een tip: de eventmanager die goed naar u luistert, is in veel gevallen een betere partner dan de locatieman- of vrouw die alleen maar over de locatie ratelt.

3. Zorg altijd voor een aantal referenties om echt vertrouwen te kunnen krijgen in de potentiele locatie voor uw evenement. Vraagt u bij de locatie om contactgegevens van voorgaande klanten en ze houden de boot af, dan zou u zich af kunnen vragen of zij wel bij u passen. Het moet een standaard service zijn om u in contact te brengen met voorgangers om zo betrouwbare referenties te krijgen in plaats van uit de mond van de locatie zelf. Vindt u zelf een voorganger is dat nog betrouwbaarder, omdat de locatie vanzelfsprekend de happy klant doorgeeft.

4. Observeer goed: kijk naar achterstallig onderhoud, want ook dat is een teken aan de wand...Vragen naar de schoonmaakroutines, een kijkje in de keuken, etc etc het geeft een goede steekproef van wat uw gast uiteindelijk te wachten zal staan. En misschien wel het allerbelangrijjkst: gaat u gebruik maken van meubels en decor van de locatie zelf, kijk daar op voorhand goed naar. Is het niet verouderd? Zit het comfortabel? Voldoet het aan wat u wilt creeren? Kortom, kom niet voor negatieve verrassingen te staan door goed te observeren.

5. Kijk goed naar de policies, voorwaarden, mogelijkheden en hun manier van interactie met uw wensen om zo in te schatten hoe hoog hun mate van flexibiliteit is. Natuurlijk moeten er voorschriften en policies zijn, maar zonder flexibiliteit komt u er niet. Dus bespreek en bespeur de mogelijkheden op dat vlak.

6. Blijf uit de buurt van locatie die niet accuraat reageren of u niet meteen voorzien van antwoorden en service. Langer dan 24 uur wachten op een reactie? Kortaf reacties zonder meerwaarde? Het is een teken van te grote drukte of gebrek aan service, allebei een slecht teken.

7. Onderzoek en doorgraaf preferred partnerships van een locatie voordat u vast zit aan een contract. Als de locatie onderdelen van uw evenement niet zelf kan invullen, verzorgen is er vaak een lijst van preferred partners per locatie. Vraag hier naar. Er is niets mis mee om te werken met locatie-experts, maar verbindt u niet aan partners waar u wellicht geschiktere kandidaten voor in gedachten had. Moet u uitkopen als u met een andere partij komt? Is er transparantie in de prijzen? Locaties die hier open en eerlijk met u meekijken zijn de locaties die u moet hebben, bij de locaties die hier geheimzinnig of niet open over communiceren, moeten uw voelsprieten recht overeind gaan staan...

8. Centraal gelegen, het staat op de website van bijna iedere locatie, maar ervaar zelf de route naar de locatie. Met OV, met auto, klopt het verhaal bij uw ervaring. Ligt de locatie aantrekkelijk of hebben de bedrijven er om heen enorme stankoverlast...het klinkt ietwat kinderachtig, maar ervaar het, want dat is wat uw gasten ook gaan ervaren. Het zal uw gasten enorm teleurstellen en ze een totaal verkeerde binnenkomst geven.

9. Test het internet: WiFi, 4G, is het afdoende, makkelijk toegankelijk, etc. Het is inmiddels een basisvoorwaarde dus controol het goed, zorg dat u weet wat u nodig heeft voor uw evenement en check of dat aanwezig is. 

10. Overspannen reacties op veranderingen of speciale verzoekjes: geen goed teken. Heeft u bijzondere ideeen of verzoeken en u merkt aan alles dat dit eigenlijk allemaal veel te veel is: wegwezen! Meedenken, helpen en service bieden, dat is waar u recht op heeft. 

CONCLUSIE:

Let op, deze waarschuwingslijst is voor de locaties waar u niet moet wezen. Gelukkig beschikt ons land over een enorm aantal prachtige en bijna perfecte evenementenlocaties. Dus bovenstaande scenarios zult u niet veel tegenkomen, maar wees gewaarschuwd als u ze wel ondervindt. En realiseert u zich het simpele feit: locaties moeten zichzelf verkopen en zullen hun plussen aan u presenteren, onderzoek zelf wat de minnen zijn en maak dan uw balans op.

 

>> Lees het volledige artikel op EventMB.com: 10 Ways Event Planners Can Sniff Out a Bad Venue 

 


 

10 Ways Event Planners Can Sniff Out a Bad Venue first appeared on EventMB


 

 

EventBranche.nl is trots onderdeel van het EventMB-netwerk.

0 Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst. Reageer
>GERELATEERD uit Eventbranche Select®
  1. TivoliVredenburg

    TivoliVredenburg kent niet slechts 1 maar zelfs 5 unieke locaties onder één dak voor alle soorten events,...
  2. Amstel Boathouse

    Nieuwe eventlocatie aan de oever van de Amstel
  3. De Nieuwe Liefde

    De Nieuwe Liefde in Amsterdam is een monumentaal pand met een indrukwekkende geschiedenis. Een bijzondere...
  4. Midden Nederland Hallen

    Ontdek de Midden Nederland Hallen; een groot en multifunctioneel evenementencomplex in het hart van Nederland...
  5. Rode Hoed

    Uniek gelegen aan de Keizersgracht ligt evenementenlocatie de Rode Hoed verborgen achter de gevels van drie...

EventBranche supporting partners

 

EventBranche preferred partners