Bezoekersbeleving en veiligheid nog hand in hand?

'Van een ondergeschoven kindje is evenementbeveiliging top prioriteit geworden bij het organiseren van een evenement', zegt Frank Smitt van Riscon Security Group. 'Maar wanneer zijn veiligheidsmaatregelen afdoende wanneer het landelijkdreigingsniveau substantieel is? En gaan de genomen maatregelen nog hand in hand met een prettige bezoekers beleving? Projectmanagers van Riscon Security initiëren in een vroeg stadium een “ronde tafelconferentie” tussen belanghebbende partijen afhankelijk van de grootte van het evenement. Belanghebbende partijen kunnen zijn; de organisatie of promotor, de locatie, politie, gemeente en de particuliere beveiligingsorganisatie.'

'Elke aanpak vraagt om een transparante publiek – private samenwerking. Daar waar voeger de veiligheid binnen in de locatie tijdens een evenement het onderwerp van gesprek was is het nu meer  de veiligheid van de genodigden of bezoekers in de publieke ruimten. De publieke ruimten die onder de verantwoordelijk van de politie en gemeente vallen, maar waar de bezoekers van het evenement heden ten dagen mogelijk meer risico lopen dan binnen in de evenementlocatie. Politie en gemeenten dwingen in bepaalde gemeenten bij  de organisatie maatregelen af in de publieke ruimten waarbij de bijkomende kosten ook volledig door de organisatie gedragen moeten worden. Hoe redelijk of redelijk is dat? Wij van Riscon proberen alle belanghebbende ervan te overtuigen dat willen we tot passende maatregelen in de publieke ruimten komen alle betrokkenen open moeten staan voor de stelling: Verschillende verantwoordelijkheden, maar een gezamenlijke zorg. Dit leidt vaak tot maatregelen waarbij iedere instantie zijn steentje bijdraagt ter bevordering van de veiligheid in de publieke ruimten.'   

Mari van Dorst van Crowd Support vult aan: 'Ieder evenement heeft zijn eigen kenmerken, risico’s en karakter. De invloed van veiligheidsmaatregelen op de bezoekersbeleving is daarvan afhankelijk. Beveiliging kan impact hebben op de uitstraling van een evenement. Hierin moeten keuzes gemaakt worden. Bij het significant opschroeven van het beveiligingsniveau, worden aanvullende maatregelen al snel zichtbaar zijn en zullen bezoekers deze merken. Of dat een negatieve invloed heeft op de bezoekersbeleving is afhankelijk van het karakter van het evenement en het beveiligingsniveau dat de bezoeker verwacht. Niemand keek op van de zeer verstrekkende maatregelen rondom de Nuclear Security Summit in 2014. Dezelfde maatregelen toepassen op een willekeurig festival veroorzaakt zonder twijfel veel opschudding. De kunst is zoeken naar een balans tussen wat nodig, mogelijk en wenselijk is. De zichtbaarheid van veiligheidsmaatregelen moet daar zeker in meegewogen worden. Het is mogelijk om bepaalde veiligheidsmaatregelen een publieksvriendelijker karakter te geven en daarnaast worden steeds vaker onzichtbare maatregelen ingezet die nauwelijks invloed hebben op de bezoekersbeleving.

Bij publieksevenementen en festivals is beveiliging een steeds groter aandachtgebied, blijven we in de zakelijke markt daarin niet veel te veel op achter?

Mari van Dorst, Crowd Support:
Zichtbare beveiliging, zoals toegangscontrole en surveillance, is common practice bij festivals. Bij zakelijk evenementen is dat veelal anders. Veel kleine zakelijke evenementen zijn weinig risicovol en het beeld van beveiligers bij de entree is niet zelden ongewenst in die zin dat het niet past bij het karakter van het evenement. Dat een in het oog springende beveiliger bij de entree niet per se nodig is –  zelfs niet als het evenement wel risicovol is of sprake is van een dreiging – is vaak onbekend. De vraag naar inzet van beveiligers is niet altijd het antwoord op het beveiligingsprobleem. Een integrale beveiligingsoplossing zal - ook in de zakelijke markt - de juiste balans opleveren tussen wat nodig, mogelijk en wenselijk is. Wie alleen beveiligers kan of wil inzetten zal die balans niet bereiken.

Frank Schmitt – Riscon Security Group :
De zakelijke markt blijft zeker niet achter als het gaat om extra veiligheidsmaatregelen. Ook hier is een goede publiek -private samenwerking noodzakelijk om tot sluitende veiligheidsmaatregelen te komen. Nationale en Internationale bedrijven die door Riscon beveiligd worden laten Riscon Security Managers dagelijks, wekelijks of maandelijks overleg hebben met de aangewezen overheidsinstanties om informatie te analyseren of om protocollen en procedures af te stemmen op het geldende dreigingsniveau. Alle aanvullende maatregelen en analyses halen minder snel de media dan bij evenementen en zou daarom de indruk kunnen wekken dat de zakelijke markt achterblijft. Echter het tegendeel is waar.

Wat zijn de belangrijkste tips voor eventmanagers als het gaat om het waarborgen van veiligheid op een evenement?

Frank Schmitt – Riscon Security Group :
Eventmanagers moeten ruim op tijd beginnen met inleidende gesprekken als het om veiligheid gaat. Soms moeten vaste denkpatronen doorbroken worden om tot passende maatregelen te komen. Werk met een ervaren en professionele beveiligingsorganisatie. En wanneer je tot passende maatregelen bent gekomen zorg er dan voor, dat deze maatregelen voldoende en op de juiste manier worden gecommuniceerd naar de bezoekers van het evenement via elk noodzakelijk medium. Een goede duidelijke communicatie betreffende de genomen veiligheidsmaatregelen  hoe zwaar of licht ze ook zijn leidt tot een snellere en grotere acceptatie van het publiek.  Tenslotte blijft veiligheid een gevoel.

Mari van Dorst, Crowd Support:
De tips die ik wil geven hangen samen met de hiervoor al aangehaalde balans tussen wat nodig, mogelijk en wenselijk is. Het beveiligingsniveau is misschien wel de belangrijke keuze in de voorbereiding. Begin daar mee. Specialisten van publieke of private veiligheidsdiensten kunnen hierover adviseren. Stel vooral controlevragen om na te gaan of het geadviseerde beveiligingsniveau proportioneel is bij het evenement. Zo hoeft niet ieder evenement maatregelen te treffen tegen terrorisme. Bepaal aansluitend hoe het beveiligingsniveau zich verhoudt tot de belangen van het evenement, zoals uitstraling, openheid en feestelijkheid. Stem de beveiligingsmaatregelen daar op af. Denk dan breder dan conventionele inzet van beveiligers. Wanneer een professionele organisatie invulling mag geven aan de beveiligingsmaatregelen, zal dat zelden bestaan uit het simpelweg optrommelen van beveiligers. Vraag maar eens naar bijvoorbeeld informatie gestuurd werken op basis van open source inlichtingen of de toepasbaarheid van schilbeveiliging. Daarmee scheidt u direct het kaf van koren. Er is veel meer mogelijk dan breed bekend is. Wellicht sluiten de onconventionele mogelijkheden beter aan bij de wensen.