Sessies zijn de bouwstenen voor een succesvol en boeiend evenement. Ze helpen u kwalitatieve aanwezigen, sprekers en sponsors aan te trekken en brengen opwinding en geloofwaardigheid van uw merk.

Organisatoren van evenementen hebben echter vaak moeite om de prestaties en de waarde van hun livesessies te begrijpen. Hoewel er veel tools op de markt zijn, zijn sommige te complex, te duur of inefficiënt, zodat ze de investering (of de hoofdpijn!) niet waard zijn. Maar zonder de data rondom sessies te volgen (zogeheten sessie tracking), is het begrijpen van hoe uw deelnemers reageren op verschillende sessies en sprekers, op zijn best wishful thinking. Met de juiste oplossing voor het bijhouden van de data rondom sessies, kunt u in ieder geval begrijpen hoeveel deelnemers elke sessie bezoeken en voor hoelang, en profiteren van de voordelen van de toegang tot deze gegevens en data.

Digitale bezoekersbadges en Bluetooth-technologie kunnen eventplanners helpen om de echte Return on Investment en waarde van een kennissessie te begrijpen op basis van live bezoekersgedrag. Het laat zien hoe deelnemers reageren aan de hand van hun fysieke aanwezigheid bij een sessie en de tijd dat ze bij een spreker doorbrengen bij de verschillende sessies, waardoor het mogelijk wordt om preciezere voorspellingen te doen over hun interesses en voorkeuren. Deze technologie klinkt als een zekerheidje voor eventplanners, maar er is zo veel meer uit te halen. Lees door als u wilt weten waarom session tracking zo belangrijk is, wat de huidige technologie kan doen om te helpen en hoe u deelnemers zo ver krijgt dat meedoen om zo session tracking tot een succes te maken.

Wat u moet weten over Session Tracking op evenementen

5 redenen waarom u de data van deelnemers per sessie in kaart moet brengen

De kennissessies zijn het hart van ieder evenement, dus als je begint met 'tracking' van je deelnemers, win je veel meer inzichten dat je nu zult denken.Hier een opsomming waarom juist kennissessies zo veel interessante data kunnen opleveren:

1. Sessies zijn in veel gevallen de reden dat deelnemers naar het evenement komen 
2. Bezoekers smachten naar interessante, innovatieve en relevante inhoud. Ongeacht het onderwerp van een sessie, door het vastleggen van de belangrijkste interesses en het respect van uw deelnemers, zult u de heilige graal van het succes van evenementen hebben vastgelegd.
    
3. Sessies gaan viral
4. Sessies die interessant en inzichtelijke content opleveren zijn de sessies die online gedeeld worden, waar live over getweet wordt, waar over gesproken wordt op het evenement en waar na afloop van het evenement met collega's en vrienden over wordt gesproken. Zie ze als de kunstmest om tot een snellere groei van jouw community van influencers en ambassadeurs. 
    
5. Sessies helpen om uw investering te meten en op waarde te schatten
6. Bezoekers investeren tijd en aandacht en ook dat geeft een prima beeld van wat zij als waardevolle content zijn. Session tracking kwantificeert deze investering. Het laat zien welke onderwerpen, sprekers en bovenal welke sessies populair zijn. 
7. 
   Sessies helpen met budget 
8. Door bloot te leggen wat populair is, kunnen organisatoren van evenementen beter plannen voor toekomstige evenementen. Ze kunnen deze belangrijke gegevens doorgeven aan het bedrijf en externe sponsors, als een graadmeter voor het nemen van beslissingen met betrekking tot verkoop, marketing en productie, of het nu gaat om het aantrekken van de juiste sponsors of zelfs met het beslissen waar u uw geld niet aan uitgeeft. 
9. 
   Ze helpen bij het bouwen van betere eventprogramma's

De informatie die blootgelegd wordt met session tracking kan ook erg bruikbaar zijn als indicator voor het plannen van de agenda en om daarmee toekomstige programma's in elkaar te zetten:

- Welk onderwerp verdient een grotere zaal, of primetime tijdslot?
- Welke spreker kan in de toekomst beschouwd worden als keynote of topspreker?
- Welk onderwerp kan volgend jaar themabepalend zijn voor uw evenement?
- Welke sessie mag volgend jaar op herhaling?
- En welke sessie waren echt voor het laatst...?

Onderaan de streep is session tracking bedoeld om deze beslissingen eenvoudig te kunnen maken. Het laat zien welke sessies het snelst vollopen en geeft organisatoren van evenementen de mogelijkheid om realtime aan te passen (crowdshaping), voor dat het te laat is en bezoekers hun aandacht verliezen.

Een korte geschiedenis van de session tracking technologie

In het verleden was session tracking omslachtig, duur en het tegenovergestelde van gebruiksvriendelijk. Het was vervelend werk voor eventplanners en onaantrekkelijk voor deelnemers, zo erg dat ze het niet wilden gebruiken en als gevolg daarvan het ook daadwerkelijk niet hebben gebruikt, waardoor het niet gelukt is om sessies tracking van kennissessies op evenementen te laten slagen (session tracking is immers alleen maar zo goed als de participatiegraad onder uw deelnemers).

Vóór de technologie hielden evenementplanners en hun team alles met de hand bij: ze stonden letterlijk aan de deur te tellen en te observeren, op klemborden werden gegevens ingevuld of andere handmatige verzamelingen van data, die onbetrouwbaar waren en vol fouten zaten.

Toen de eerste tools zoals RFID opkwamen, waren dat vooral dure oplossingen die wel degelijk data konden verzamelen, maar die in het gebruik te veel botsten met een soepele bezoekersbeleving om echt omarmd te worden. Bijvoorbeeld: het scannen van badges, waarbij deelnemers in de rij moesten wachten om gescand te worden en eventplanners en organisatoren moesten zuilen met apparaten om te kunnen scannen. Ze konden ook niet gebruikt worden in combinatie met mobiele telefoons.

In tegenstelling tot deze problematische 'oplossingen', is de nieuwere technologie in staat om belangrijke data zoals verblijfstijd per sessie en de customer journey tijdens het event, vast te leggen zonder dat uw deelnemer hier last van heeft of in de rij moet staan om gescand te worden. Ondersteund door Bluetooth Low Energy (BLE) kunnen de digitale badges van vandaag de dag relevante informatie zenden naar de persoonlijke eventapp van uw deelnemer. Het integreert en communiceert naadloos belangrijke data en is een tool die deelnemers ook echt willen gebruiken.

Hoe digitale badge technologie werkt?
Het werkt als volgt: fysieke digitale badges worden uitgedeeld aan uw deelnemers, om te dragen tijdens het evenement. In de evenementenlocatie zijn overal Bluetooth beacon apparaten bevestigd, aan beurstands en bijvorobeeld in de break-out en sessierooms. Die beacons moeten klein genoeg zijn om niet op te vallen en groot en krachtig genoeg om session tracking uit te voeren. De smart badges zenden een uniek signaal uit. Dat gebeurt om de miliseconde en dankzij Bluetooth Low Energy technologie kan bezoekersinformatie zowel gezonden als ontvangen worden.
 

2 manieren om uw evenement dmv live session tracking data te verbeteren
Het analyseren van wat er gebeurt op uw evenement is een behoefte, geen luxe. Een onlangs verschenen onderzoek van Freeman voorspelt de daadwerkelijke behoefte aan dergelijke event data analyse: 'Verwacht meer eventorganisatoren die bezig gaan met data analyse om zo bloot te kunnen leggen wat hun bezoekers als meerwaarde zien. Wat motiveert hen die niet komen en hoe kan een eventplanner berichten en ook het programma persoonlijk en op maat voor iedere bezoeker maken.

Dat gezegd hebbende: door te investeren in digitale badges wil je iets dat echt compleet is en te integreren is met andere tools. Denk hierbij aan rapporteren en analyseren, om zo het meest uit een session tracking poging te halen. Omdat deelnemers hun smart badge gedurende het gehele evenement gebruiken, van sessie tot sessie, maar ook op andere plekken tijdens het event, zal u al snel een behoefte hebben aan een realtime dashboard, die dan ook meteen bruikbaar is en ook cruciaal voor toekomstige concepten.

Wat u echt specifiek met real time data kunt doen? Bijvoorbeeld:
 

Grafieken die meteen duidelijk maken welke sessies het meest populair zijn, maar ook details zoals het aantal unieke bezoekers per sessie, de gemiddelde verblijfstijd per sessie en bijvoorbeeld hoe vaak een bezoeker weer is teruggekeerd. Deze zogeheten 'context informatie' laat transparant en live zien wat de interesse van uw deelnemers is voor iedere kennis sessie en spreker. Met betere data kunt u als eventmanager beter en efficienter plannen, brengt u wachtrijen en wachttijden simpel terug en optimaliseert u de algehele bezoekersflow.

Deze 'intelligentie' kan behulpzaam zijn bij het bepalen van de waarde per sessie. Slecht presterende sprekers kunnen gewisseld worden voor betere en sessies kunnen tijdens en na het evenement in volgorde van belang gepromoot worden. Het allerbelangrijkste, jaar na jaar, bent u in staat om het meest enerverende en engaging evenementenprogramma in elkaar te zetten, op maat gemaakt voor uw publiek. Dat zal er voor zorgen dat uw deelnemers niet zullen gaan zoeken naar de dichtsbijzijnde vluchtroute...tijdens uw sessies.

Door de prestatie van iedere sessie te ontmaskeren, kan ook nog eens budget bespaard worden. Niet alleen op het gebied van sprekers, maar ook als het gaat om catering, activiteiten en de duur van het evenement. Door een technologie parter toe te voegen aan de checklist voor uw evenement bent u verzekerd van meer waar voor uw geld en meer impact met iedere event-euro. 

3 voordelen van Session Tracking voor bezoekers

Op bezoekersniveau zorgt session tracking ervoor dat zichtbaar wordt wie de echte toppers zijn op de dag. Het identificeert de belangrijkste influencers, gebaseerd op sessiebezoek. Maar wat is de meerwaarde dan voor bezoekers zelf? Vooral omdat het idee gevolgd te worden, en het verzamelen van 'hun' data, nou niet echt uitnodigen om deel te nemen.

Bij het behalen van CPE-credits
Session tracking is bepalend bij het uitdelen van Continuing Professional Education credits. Organisaties zoals de National Association of State Boards of Accountancy (NASBA) eisen dat een individu zijn of haar aanwezigheid bij bepaalde kennissessies kan aantonen. CPE instituten zullen dus aanwezigheidsdata moeten kunnen overleggen, en precies daar kunnen session tracking en smart badges een belangrijke rol spelen. Voor de bezoekers is het fijn te weten dat met deze technologie hun aanwezigheid correct wordt vastgelegd.

Eenvoudige Check-in en Check-out
Bezoekers waarderen eventtechnologie op locatie waarmee check-ins en check-outs sneller en eenvoudiger verlopen. Evenement organisatoren genieten van eenvoud en accuraatheid van de technologie. Wanneer eventtechnologie handmatige metingen vervangt, kan de event- of meetingplanner garanderen dat de CPE credits altijd accuraat zijn.

De customer journey in kaart
Vaak wordt de verzamelde data aan het eind van een evenement gedeeld met bezoekers. Meestal in een makkelijk te lezen datareport, dat een visueel beeld beidt van welke sessies zij bezocht hebben en de contacten die zij gemaakt hebben. Zo kunnen deelnemers niet alleen terugzien wat ze geleerd hebben op het evenement, maar ze kunnen het ook aan derden tonen om te laten zien waarom dit evenement waardevol was en waarom een bezoek in de toekomst van meerwaarde is.

3 verrassende manieren waarop digitale badges de eventbeleving versterken 

Vergeet niet dat naast session tracking, digitale badges nog veel meer meerwaarde hebben voor de eventreis van bezoekers. Die voordelen benutten en communiceren met uw deelnemers kan meehelpen om deelname aan de session tracking te stimuleren:

Netwerken
Digitale badges kunnen face-to-face netwerken ondersteunen, door op een hele simpele digitale manier contactinformatie uit te wisselen met de mensen waar u op het evenement een connectie mee gemaakt heeft. Het verzamelen van honderden business cards is daarmee verleden tijd. Alle verzamelde data en informatie kan real time bekeken worden op smartphones en de corresponderen mobiele app. 

Paperless
Nu we het toch al even genoemd hebben, business cards, met het gebruik van digital badges kunnen we het gebruik van papier nog verder terugdringen. Alles gaat digitaal. Niet alleen contactgegevens, maar ook presentaties, brochures en marketingmateriaal van beursstands. Maar het is niet alleen goed voor het milieu, het bespaart u ook de inkoop van papier en printing. Bezoekers hebben veel minder mee te zuilen tijdens het evenement en kunnen heel eenvoudig en snel zien welke content ze verzameld hebben op hun mobiele telefoon.

Gamification
Tot slot, de digitale badges van vandaag bieden ook gamification mogelijkheden om daarmee een nog hogere engagement bij de bezoekers te bewerkstelligen. Een populaire gamificationtool is een spel waarbij punten verdiend kunnen worden als ergens ingecheckt wordt. Een digitaal scorebord kan zichtbaar gemaakt worden op de mobiele app's of op digitale signing. Daarbij kunnen prijzen worden uitgedeeld. Bezoekers houden nou eenmaal van een vriendelijke vorm van competitie en het helpt bezoekers naar specifieke plekken te krijgen.

Conclusie
In het algemeen: eventprofs die niet bezig zijn met session tracking, missen vitale data om een evenement en de inhoud daarvan te kunnen verbeteren. Wat je nodig hebt: een systeem dat het allemaal kan. Van digitale badges en beacons tot de mobiele app voor bezoekers en het analyse platform voor eventplanners. Als het allemaal naadloos samenwerkt, dan kan session tracking heel succesvol zijn.Vergeleken met eerdere oplossingen is deze technologie makkelijk en zonder drempels te gebruiken. Daarbij is het aantrekkelijk voor de bezoeker, dus het is de investering waard om daarmee de eventervaring te versterken en om te uw eigen evenement beter te begrijpen dan ooit tevoren...

What You Need to Know About Session Tracking at Events first appeared on EventMB

This is a sponsored post written by Brian Friedman, Vice President of Digital Innovations at etouches. More information about Event Manager Blog’s sponsored posts.

EventBranche.nl is trots onderdeel van het EventMB-netwerk.